Как составить бюджет конференции

02 Сен

Составить детальный бюджет мероприятия на этапе планирования очень сложно: много факторов влияет на его формирование. Вначале просчитаем ориентировочный бюджет по основным затратам:

  • Аренда помещений
  • Трансферты
  • Организация питания и кофе-брейков
  • Затраты на программу конференции: спикеров; развлекательную программу
  • Услуги конференц-менеджмента:
    • демонстрационное и звукоусиливающие оборудование;
    • обслуживание конференции;
    • аппаратура для синхронного перевода, затраты на переводчиков;
    • создание и печать раздаточных и информационных материалов;
    • информационная поддержка и реклама конференции и др.

Бюджет конференции: непредвиденные расходы

После этого обязательно заложите сумму на непредвиденные расходы. Специфика организации конференций такова, что сложно просчитать все нюансы мероприятия. Закладывайте минимум 20%, а лучше 25% от общей суммы бюджета. Правильно сначала подготовить предварительную смету, а по окончанию конференции составить итоговую смету и финансовый отчет.

Как сэкономить бюджет конференции?

Лучший способ уменьшить бюджет делового мероприятия – это обратиться к профессиональной компании, занимающей конференц-сервисом.

Во-первых, компания конферец-сервиса благодаря своим скидкам у подрядчиков, собственной материальной базе и современным технологиям поможет уменьшить бюджет от 10 до 30%.

Во-вторых, профессиональная компания может предложить Вам оригинальную концепцию мероприятия или уникальное место проведения, что может значительно снизить Ваши затраты на мероприятие и сделает его оригинальным и запоминающимся.

В-третьих, организатор конференции гарантировано получает высокое качество мероприятия и эффективность мероприятия, при этом экономя не только финансы, но и время, нервы, организационные ресурсы.

  • Кол-во участников
  • Аренда площадки
  • Секретариат
  • Экскурсионная программа
  • Администрирование сайта
  • Оборудование (стандартный: мультимедийный проектор, экран, ноутбук) (комплект\день)
  • Питание ·Трансфер ·Комментарии