Когда детали решают все: как эффективно использовать опыт прошлых мероприятий для успеха будущих

350
16 Июн

Конференц-менеджеры могут тратить месяцы, если не годы, на планирование и организацию мероприятия. Пребывая на месте проведения, мы прилагаем все усилия, часто жертвуя сном, едой и даже собственным здоровьем, чтобы доверившийся нам Заказчик, остался довольным. После окончания мероприятия организатор зачастую насколько утомлен, что даже не может оценить вкус успеха, а график уже требует вовлечения в подготовку следующего проекта.

Такое «погружение» часто означает, что пропускается один ценный шаг в процессе подготовки события — «пост-обзор» — обсуждение и анализ завершившегося мероприятия. Если Вы не делаете этого, то теряете многое! Именно «пост-обзоры» обеспечивают эволюцию Ваших знаний и процессов планирования событий.
«Пост-обзор» — определение понятий
Давайте определим понятия. «Пост-обзор» — это собрание, на котором поднимаются все основные аспекты программы и организации мероприятия. Обсуждение затрагивает, что сработало хорошо, что не сработало, где есть пространство для улучшений, изменений или оптимизации в следующий раз.

Наша команда в Arena CS проводит внутренние «пост-обзоры» каждый раз, чтобы измерить результаты работы и критически оценить каждое мероприятие, проведенное нами. Еще один «пост-обзор» мы проводим с клиентами, повторяя весь процесс и учитывая результаты внутреннего анализа.

Менеджеры Arena CS обязаны внести тезисы «пост-обзора» в CRM-систему, как активные заметки для последующих мероприятий подобного типа. Таким образом, мы получаем напоминание, служащее инструментом повышения эффективности будущих мероприятий.

Если Вы работаете как штатный сотрудник по организации мероприятий в компании, у Вас все равно есть внутренние клиенты, которые иногда даже более требовательные, чем внешние. Это требует от Вас полной отдачи и гарантировано лучших результатов. «Пост-обзор»-отчеты позволяют всем заметить и оценить Ваши полезные идеи, новации, которые у всех на слуху после успешного мероприятия, но могут затеряться со временем при подготовке следующих событий.
Как это делается?
Чтобы провести оценку после мероприятия, мы идем через процесс планирования в хронологическом порядке. Мы рассматриваем эффективность звонков, сделанных в процессе подготовки: их продолжительность, частоту, результативность. Продолжаем обсуждение основных этапов планирования: сбор отзывов о регистрации, питании, маркетинге, технологиям, дизайну, производстве полиграфии и раздаточных материалов и многое другое, в зависимости от типа мероприятия. Если эти этапы были важны при подготовке, то важно обсудить их и после окончания мероприятия.

С ходом времени возникает потребность в оценке и изменении подхода к отчетности и стратегии «пост-обзоров». Сейчас мы анализируем эффективность систем он-лайн регистрации, электронных анкет, использование социальных медиа, равно как использования интернет трафика в комнатах, конференц-залах и открытых помещениях. Десять лет назад эти вопросы не стояли на повестке дня.

Мы получаем полные отчеты от отелей и ресторанов для оценки, например, потребления алкоголя. Мы измеряем не только количество потраченных средств на алкогольные напитки, но и то, какие именно напитки пользовались большей популярностью, чтобы лучше подготовиться к будущим мероприятиям, делая выбор между all inclusive баром или предложением только вина и пива. Другой повод для обсуждения с поставщиком: предлагать стоимость напитков «под ключ», почасовую оплату за работу бара или же отдельно считать каждый напиток. Зная статистику прошлых мероприятий в таких малозначительных, казалось бы, моментах, мы можем сэкономить клиенту десятки, если не сотни тысяч гривен при организации последующих мероприятий.

Также мы внимательно отслеживаем использование трансферов, чтобы понять какой процент приглашенных участников реально пользуются оплаченными Заказчиком услугами. Часто гости меняют свои планы в последний момент и отказываются от уже заказанного и оплаченного транспорта, выбирая встречу родственниками, друзьями или даже аренду машины в месте прибытия. В таких случаях Заказчику значительно выгоднее оплатить гостю услуги такси по факту потребности, чем бронировать более дорогой трансфер без гарантий использования услуги.

Уделяйте внимание поведенческим привычкам участников! Все ли проживающие гости посетили завтрак? Все ли участники пошли на обед или пропустили его, предпочтя работу или прогулку по городу? Сколько участников покинули мероприятие перед послеобеденной кофе-паузой? Посетили ли все участники гала-ужин? Ответы на эти вопросы помогут правильнее составить бюджет мероприятия и оптимизировать затраты Заказчика.

Знание — сила! 83% клиентов Arena CS работают с нами более 4 лет подряд.
Если Вы уделяете время сбору и анализу данных, то готовьтесь получить повторные заказы от одного и того же довольного Клиента надолго.