Юлия Гулевич: «Сформулируйте цель – получите результат»

для-сайта-ЮЛЯ
10 Фев

Кто предупрежден – тот вооружен и может чувствовать себя несколько увереннее остальных. То есть, если Вы более информированы, чем все остальные, значит получите результат гораздо раньше своих конкурентов.

О подводных камнях event-бизнеса Вас предупредит Юлия Гулевич – Креативный Директор компании ARENA CS. Так же разговор зайдет об искусстве массовых мероприятий, достижении целей, стандартах сервиса, дедлайнах и современных трендах.

О ЦЕЛЯХ МЕРОПРИЯТИЯ

«Изначально нужно четко оговорить все аспекты и нюансы грядущего мероприятия с клиентом, совместно понять, как достичь его цели. Два ключевых слова – «совместно» и «достичь».

В обязательном порядке следует озвучить ему свое понимание мероприятия. И только после этого приступать к дальнейшей разработке, убедившись, что ваши взгляды на проект совпадают.

Тем не менее, понимая и учитывая желания клиента, не стоит забывать, что есть какие-то правила, законы, личный опыт и профессиональное понимание. Клиент обозначит цель мероприятия. Ваша задача – предложить механики достижения этой цели.

Не будучи специалистом в сфере организации массовых мероприятий, можно утерять основную линию. Допустим, что целью мероприятия была презентация какого-либо современного гаджета.

Например, Клиент настаивает на приглашении суперпопулярной эстрадной звезды. Но мы ведь помним, что целью является не просто развлечение гостей, а презентация нового продукта.

Получается, что наша задача – выстроить мероприятие таким образом, чтобы звезда не затмила своим выступлением презентацию продукта, а подчеркнула его привилегии.

Если Вы видите, что желания клиента не приведут к фактическому достижению цели, то у Вас в запасе должны быть контрдоводы. В любом случае – следует использовать грамотные приемы ведения проекта и помнить основной вопрос – «зачем это проект воплощается в жизнь?»

Перед собой и перед клиентом нужно быть честным. Если клиент выбирает инструменты, которые никак не поспособствуют его же целям – исполнитель не может ручаться за ожидаемый результат.

Мы сделаем первоклассный, впечатляющий event. Возможно, он даже изменит чью-то жизнь. Но захотят ли люди после этого мероприятия рассказать о рекламируемом продукте друзьям? Или купить этот продукт себе?»

О СТАНДАРТАХ СЕРВИСА

Бывают глобальные ошибки. Допустим, вы организовали мероприятие, анонсировали крутую тему, дорого продали билеты. Но со спикерами никто не проработал тему и контент, да и вообще они подавали материал скучно или и вовсе ушли от темы, заявленной организаторами.

Сейчас повальная мода на организацию различных тренингов, значительной части таких мероприятий большой проблемой является отсутствие предварительной работы с контентом и со спикером. Организаторам стоит помнить, что хорошая тема и/или идея сама по себе не является уже залогом интересного и успешного мероприятия.

То есть, если вы анонсируете как продавать «розовые бантики в фиолетовой упаковке», то будьте добры – проговорите со спикером (например, модным дизайнером), которого вы пригласили, чтобы он обсуждал именно продажу этих бантиков и особенности именно фиолетовой упаковки, а не рассказывал свою биографию или просто рекламировал себя и продавал свои услуги.

И убедитесь, что он умеет работать с публикой, или научите его каким-то приемам.

Я бы, наверное, разделяла работу над логистикой и работу с контентом. Работа с контентом она все-таки более приоритетна, при том, что логистика мероприятия никуда и никогда Вас не отпустит. Каждой частью проекта должен заниматься ответственный координатор.

И если очередь к кофе-машине (условно) Вам еще как-то простят в пользу интересной программы, то бесполезный день на дорогостоящем, но при этом скучном мероприятии – не простят никогда. Время – самый ценный ресурс и тратить его зря люди не хотят, что вполне справедливо.

Не стоит забывать, что организация мероприятий – это своего рода искусство. Тут нет единого алгоритма – в первую очередь мы всегда смотрим на клиента. У нас есть его потребность, его цель, его видение, его ожидания и его бюджет и комбинация этих вводных диктует свой подход и свой алгоритм.

Каждый проект индивидуален. Он всегда планируется и контролируется, чтобы не сбиться с заданного плана.  Нужно просчитывать множество вариантов развития событий и всегда быть готовым вносить изменения на ходу».

О ДЕДЛАЙНАХ И ПОДРЯДЧИКАХ

«Оптимальный метод работы с подрядчиками – особенно с непроверенными – проверять до того, как давать большой и важный заказ на небольших проектах.

С необязательными людьми ставить им дедлайны раньше, чем реально нужно. Если балет должен быть на 18:00, лучше ориентировать его на 16:00. Лучше два часа угощать кофе, зато точно быть уверенным, что мероприятие начнется вовремя.

Если речь идет о производственных заказах – полиграфии, текстиле, декоре – лучше всего работать с подрядчиками, обладающими списком рекомендаций. Но если вдруг приходится работать с неизвестным подрядчиком – его всегда нужно проверять заранее тестовым заданием, делать цветопробы, дегустации, просить фото того, что Вам предлагают. И четко оговаривать производственные сроки.

По техническим вопросам – однозначно подрядчики должны быть авторитетными профессионалами. Нельзя допустить, чтобы во время мероприятия случились какие-либо технические неполадки. Это весьма непростительное нарушение стандартов.

Кроме того, с партнерами от которых зависит успех Вашего мероприятия надо в первую очередь строить хорошие человеческие отношения. Подвести хорошего приятеля или просто стороннего человека, который что-то от тебя хочет – это «две большие разницы».

О ТОМ, ЧТО ПРОИСХОДИТ ПОСЛЕ

«По окончанию мероприятия собирается статистика (отчетность) – по всем процессам и активностям проекта. Ее собираем как для понимания процента отклонений от плана и причин таких отклонений, что помогает улучшать процессы внутри агентства, так и для клиента по заранее оговоренным KPI.

Что чаще всего забывают люди после мероприятия? За ворохом беготни, отчетов и финального согласования бюджета, люди часто забывают благодарить друг друга. Работу над любым проектом всегда стоит закрепить простым человеческим «спасибо».

РАВНЕНИЕ НА ЗАПАД

«Нужно всегда помнить, что event-индустрия движется вперед и этот вопрос нужно постоянно отслеживать. Есть огромное количество зарубежных изданий, международных выставок, вебинаров (речь, прежде всего, о рынках с более развитой структурой, запросами, требованиями, бюджетами), которые рассказывают о всевозможных инновациях. Всегда нужно быть в курсе – ты либо развиваешься, либо деградируешь.

Например, на западе уже несколько лет очень затребована индустрия мобильных приложений и онлайн инструментов для ведения проектов. Вокруг этого выросла целая индустрия за 3-5 лет.

Эксклюзивно, под мероприятие, разрабатывается мобильное приложение, которое позволяет участникам интерактивно решать различные задачи: общаться, делиться контентом, получать презентации, отчеты от спикеров, задавать им вопросы и т д.

Организаторы таким образом получают точные статистические данные собранной аудитории и могут более точно попасть в ее ожидания, а также облегчить навигацию гостей, регистрацию, уйти от полиграфии, заменив ее рассылками презентаций, программы и т д, общаться с публикой как перед, так и вовремя, после мероприятия, усиливая вовлечение аудитории.

Проектные инструменты специальных онлайн-сервисов позволяют контролировать подготовку мероприятия онлайн: отслеживать активность участников проекта, раздавать задачи индивидуально и по группам участников, предоставлять отчеты, утверждать макеты и т д. Это значительно ускоряет и упрощает работу над проектом.

При этом электронные рассылки макетов и длинные переписки становятся лишними. На почту приходят только короткие мейлы, сообщающие, что для конкретного участника в проекте есть обновления и участник может по ссылке с любого устройства и в любом месте проверить все сам, не загружая мегабайты и гигабайты файлов.

Такие сервисы позволяют экономить огромное количество важных ресурсов и увеличить «пропускную способность» проектной команды.

О ТОМ, ПОЧЕМУ СОВМЕСТНО ВЫ ПОЛУЧИТЕ РЕЗУЛЬТАТ БЫСТРЕЕ

Кроме того, на Западе даже большие компании не боятся экономить и заявлять об этом и своему агентству, и коллегам/конкурентам. «Sharing economy» или «уберизация» очень активно внедрены в богатых и развитых странах.

Что это значит? Это о том, что для празднования новогоднего корпоратива 2-5 компаний совместно арендуют 1 локацию на неделю и согласуют одинаковую застройку зала и декорации (с поправкой на небольшие брендированные элементы, которые легко и недорого снять/добавить за ночь), нанимают 1 кейтеринг с похожим меню, 1 техническую команду.

На выходе – каждая из компаний не платит аренду за монтаж/демонтаж каждого из пяти мероприятий. Получается, что монтаж одного мероприятия делится на пятерых. Каждая из компаний получает скидку и от локации, и от технических партнеров, и от артистов, и от кейтеринга, и от агентства за общий объем заказа. Понимаете, насколько впечатляющий Вы получите результат.

Это реальные возможности, которые доступны для открытых диалогов между бизнесами. Единственное, что однозначно требует такой формат – заблаговременного планирования».