Выжить и победить

276
11 Фев

Когда затруднительна экономическая ситуация сочетается с политической и социальной кризисом, для любого бизнеса наступают непростые времена. Думаю, особо не преувеличу, если скажу, что вся сфера «делового туризма», который держится на путешествиях и конференциях, реагирует на такие вещи особенно чутко.

Именно такая ситуация сложилась сейчас в Украине. Но в бизнесе успех от неудачи как раз и отличает умение выходить из затруднительных обстоятельств и использовать вызовы как преимущества.

В одном из предыдущих блогов я писала о том, как применение новых технологий стало одним из трендов в индустрии организации мероприятий в прошлом году. Изобретения часто давали толчок революциям не только в политическом, но и в экономической жизни.

Именно новые технологии могут помочь украинскому конференц-менеджмента сегодня. Хотя бы потому, что предлагают отличные возможности повысить качество услуг и оптимизировать расходы ресурсов. Причем без инфернальных ассоциаций, с которыми часто воспринимают само слово «оптимизация».

Обратим внимание по крайней мере на сканеры бейджей. Вам не нужно печатать метровые списки участников и делать там отметки. Вы просто наводите сканер на бейдж или приглашение, и тот моментально считывает всю информацию и направляет ее в систему. На выходе у вас есть готовый список участников, вместе со всей информацией, которую они указали в системе электронной регистрации. Если есть люди, которые не имеют доступа к интернету, их всегда можно зарегистрировать в системе вручную. Результат: экономия времени и сил, а также отсутствие толкотни и очередей на регистрации.

Одним из средств, которые практически не используются у нас на мероприятиях, являются мобильные приложения. А зря! Ведь они:

а) совсем недорогие (от $ 300 до $ 3000 в зависимости от сложности и сроков);

б) очень удобны (вся логистика мероприятия, карты, координаты мест и людей, ответственных за тот или иной аспект события, программа, ключевые тезисы, имена спикеров, расписание трансферов и рейсов, развлекательные возможности на вечер – в одном месте в гаджете, который под рукой в 99% участников);

в) дает реальные возможности заработать (можно размещать рекламу спонсоров, загружать видеорекламу, внедрять промозаставки, push notifications, добавлять игры, загружать карты и многое другое, что можно продать, также можно продавать само приложение, экономить на распространении кучи печатных материалов и определенного админаппарата на западе и т.д.).

Также полезными и, я бы сказала, даже необходимыми инструментами при организации мероприятий являются средства электронного планирования и контроля за выполнением заданий. В нашем перегруженном информацией обществе трудно все держать под контролем только с помощью памяти и блокнота. На Западе и в отсутствие специальных CRM-систем, разработанных для планирования событий, активно используют современные и доступные всем разработки.

Могу посоветовать несколько альтернативных вариантов.

1. Уже хорошо известный Google Calendar позволяет составлять себе план работ, делиться им с коллегами / соорганизаторами, раздавать задания и их контролировать, отслеживать ответственных за то или иное поле работы, ставить напоминания для себя и партнеров и так далее.

2. Evernote – отличная программа, позволяющая как раздать и контролировать выполнение задач, так и загружать фото и PDF-файлы. При этом программа распознает слова в этих файлах и помогает найти их на устройстве максимально быстро. Согласитесь, что мы часто фотографируем на смартфон слайды презентации или визитки, интересные объявления, а потом долго роемся в архиве, чтобы их найти. Такая программа просто снимает этот вопрос. В то же время, сделав смену на одном из ваших гаджетов, Evernote автоматически синхронизирует данные на всех остальных ваших устройствах (ноутбуках, планшетах и т.д.).

3. Sharepoint – сервис хранения и обмена информацией с ограниченным доступом; позволяет также переносить файлы с одного места в другое.

4. Starcite – прекрасный сервис для упрощения процессов и разумного бюджетирования, планирования, отслеживания участников, ваших расходов, сбора статистики и т. Д. По сути, это мобильная CRM-система для вашего мероприятия. Эффективна, если вы проводите реально много ивентов и надо иметь все под рукой.

5. Одним из недооцененных у нас сервисов является CVENT. Эту платформу очень широко используют в Штатах и в Европе, как профессиональные организаторы мероприятий, так и частные компании и корпорации. Сервис позволяет в онлайн-режиме найти место проведения мероприятий во всем мире, отсеяв подходящую локацию с помощью многих фильтров. Также можете заполнить RFP (Request for proposal – грубо говоря, заявку), направить ее всем потенциальным партнерам и просто ждать ответа. Такую заявку можно хранить в системе и для следующего запроса просто ее немного модифицировать, экономя время. На выходе иметь стандартизированный отчет о возможности и цены каждой из интересующих вас локаций. С ним удобно работать и сравнивать различные опции. Также сервис поможет найти провайдера услуг в выбранном регионе. Это очень удобно, когда ищете места для выездного мероприятия. Кстати, в CVENT есть около 350 локаций и из Украины. Мы сейчас активно пользуемся этой системой.

6. Dropbox, Google, Yandex диски и т. Д. – Замечательные средства для оперативного обмена большими объемами информации и файлами онлайн. Ручной труд стоит дороже, в некоторых процессах малоэффективна, а кроме того – предполагает человеческий фактор, то есть вероятность ошибок.

Исключить его полностью тоже нельзя, ведь именно человек является креативным элементом и осуществляет контроль. И всем нам нужна работа 🙂 Однако на рутинных процессах лучше применять новшества, которые позволяют оставить себе больше времени и пространства для креатива.

Как по мне, это первый шаг к тому, чтобы превратить угрозы в прорыв.