Яна Матвийчук: «У хорошего подрядчика всегда есть специализация»

11 Июн

Опытом организации мероприятий и налаживания сотрудничества с клиентами поделились на EBA Educational Session, посвященной ивент-менеджменту, генеральный менеджер Arena CS Яна Матвийчук и креативный директор Юлия Гулевич.

Главное – выбрать «правильного» подрядчика

Как выбрать надежного подрядчика, который поможет организовать мероприятие на высоком уровне? Как добиться качественного сервиса при проведении ивента? Эти вопросы обычно волнуют клиентов в первую очередь. Именно глазами клиента посмотрела на конференц-менеджмент в своем докладе Яна Матвийчук.

«Сервис – это все: начиная от подготовки самого мероприятия, заканчивая своевременной финансовой отчетностью», – отметила гуру конференц-менеджмента.

13316955_1029987403749279_2399466414616816763_o

По ее словам, идеальный подрядчик должен иметь опыт работы с таким типом мероприятий, который планирует провести клиент. Такая фирма имеет страховые гарантии и сотрудничает с авторитетными партнерами, способными дать рекомендации. Правильный провайдер предоставляет отдельного распорядителя на проект – «один контакт для любых вопросов».

«Ответственный подрядчик задает много вопросов и настаивает на детальном контракте, – продолжила генеральный менеджер Arena CS. – Такие фирмы обычно имеют специализацию, ведь концертмейстер не возьмется комментировать футбольный матч».

13350417_1029987340415952_3431506645224434810_o

Как измерить эффективность работы?

О том, как измерить KPI (Key Performance Indicators) – показатели, свидетельствующие об эффективности выбранной стратегии и тактики для достижения цели мероприятия, – рассказала креативный директор Arena CS Юлия Гулевич.

Рассмотрев эту проблему на примере масштабного форума по корпоративным коммуникациям, эксперт перечислила критерии, указывающие на эффективность / неэффективность работы. Среди них время, затраченное на реализацию проекта, количество задействованного персонала, сорванные дедлайны и незапланированные расходы, резонанс в соцсетях и СМИ.