Zeitgeist-2013: как организовать лучшее событие в новом году

271
30 Дек

К концу года все, конечно, подводят определенные итоги, даже если не делятся ими с другими. Не хочу повторяться, ведь итоги работы моей и моих коллег – в каждой публикации этого блога. Что стоит подытожить взамен, то это последние тенденции в менеджменте конференций и семинаров.

Мы отслеживаем различные «фишки» и новые технологии, стараемся внедрять их, если клиенты просят или по крайней мере позволяют это делать. Последним нашим полевым исследованиям было посещение IMEX America в Лас-Вегасе в октябре. Это крупнейший мировой форум нашей индустрии. За 3 дня выставку посетило около 15 тыс. Специалистов, 3,5 тыс. Из них представляли на выставке себя. В чем же Украинцы до сих пор отличаются от своих западных коллег и полезного можно позаимствовать из их опыта буквально последних лет или даже последних 12 месяцев?

Тренд № 1. Не бойтесь быть «зелеными»!

Можно сколько угодно скептически улыбаться, но это действительно важно, популярно и действенно. А главное – помогает существенно сэкономить бюджет. Даже проводя отчетную конференцию, можно сделать вклад в сохранение природных ресурсов и привлечь к этой проблеме присутствующих. К тому же, участники и гости таких мероприятий положительно оценивают заботу организаторов об экологии и не воспринимают их как людей, которых беспокоят исключительно деньги. Хотя как раз деньги здесь можно и сэкономить! Какие здесь есть практические варианты реализации?

  • Пакеты участника делаем эко-бумаги, экологически и дешево;
  • Заказываем эко-ручки из возобновляемых материалов: дерево, бумага, переработанный пластик и тому подобное;
  • Устанавливаем специальные контейнеры, собираем там все использованные бутылки и сдаем их на переработку после мероприятия (можете попросить отель сделать это и стоимость вторсырья исключить из сметы)
  • Устанавливаем урны или шредеры у выходов из залов, чтобы после окончания мероприятия гости могли оставить там бейджи и бумажные материалы для переработки;
  • Используем только картонный одноразовая посуда вместо пластикового или отказываемся от одноразовой посуды в принципе;
  • Распространяем материалы конференции или встречи не в печатном виде, а на флешках или используем новые технологии вроде POKEN.

Эти гаджеты совсем недорогие – в розницу стоят около 10-15 долларов, но позволяют делиться любым объемом информации за пару секунд просто прикосновением одного гаджета к другому. Так можно обмениваться визитками, презентациями, макетами и т. Д. Славянские языки, к сожалению, пока не поддерживаются, но разработчики над этим работают. Кстати, это прекрасная бизнес-идея: разработчик сказал, что сами они не хотят заниматься образованием компании здесь или вопросами импорта. С ними можно договориться о сотрудничестве

Эко-тема рано или поздно заставит обращать на себя внимание, и чем дальше, тем более пристальное. На IMEX везде, на каждом шагу были применены и эффективно работали энергосберегающие и эко-подхода. Лучше быть во главе всей планеты и возглавить это движение в Украине, чем не отличная идея на 2014 год?

 

Тренд № 2. Оптимизация персонала, автоматизация и «большие данные»

Речь идет о человеческом резерв, вовлечен в процесс сбора и обработки информации, и, как следствие, об автоматизации процессов, уменьшение количества допущенных ошибок и сбор качественной статистики с дальнейшим ее анализом.

Почти никто не использует «ручную» регистрацию гостей и приглашения делегатов по факсу, телефону или даже электронной почте. Есть масса сервисов, в которых делегаты, гости или участники сами могут:

  • Зарегистрировать себя, указав все необходимые организаторам данные и получить бейдж или билет на и-мэйл;
  • Оплатить, не выходя из офиса или дома и т. Д .;
  • Вести статистику посещения мероприятия;
  • Регистрировать продолжительность пребывания гостя на мероприятии;
  • Контролировать интерес к спикерам и собирать много другой маркетинговой информации, очень важной для организаторов;
  • Использовать возможности привлечения спонсоров на Ваши мероприятия и размещать их рекламу на странице регистрации и тому подобное.

Все это абсолютно вписывается в современные бизнес-тенденции вообще. Каждый пользователь Gmail получает ежемесячный отчет о статистике своего использования электронной почты все чаще приложения работают там, где еще недавно нужен был человек с его талантом, энергией и знаниями, которые лучше использовать в других местах. Экономия затрат плюс лучший результат. Имейте это в виду в 2014-м!

(Продолжение следует …)