Отправить

организация онлайн ивентов, организация онлайн конференций

Онлайн ивент под ключ

Что нужно для организации крутого онлайн события?

Собственная ІТ команда — создаем сайт, оптимизируем серверы, подключаем внешние сервисы, создаем программное обеспечение.

Опытные ивент менеджеры — учитываем психологию и особенности поведения аудитории онлайн, готовим спикеров к работе в трансляции.

Трансляция через все наиболее распространенные платформы — мы провели 500+ ZOOM, YouTube, MS Teams, Webex конференций, вебинаров, трансляций, корпоративов и презентаций.

Профессиональные диджитал маркетологи — продвигаем онлайн ивенты в интернете, настраиваем и оптимизируем рекламные кампании в социальных и поисковых сетях.

Креативные контент менеджеры — формируем контент-стратегию, создаем визуальный стиль и текстовый контент на трех языках.

Проверенные технические решения и форматы — собственный парк оборудования и надежные партнеры для достижения качественной и красивой картинки.

✅ Эффективная интерактивность — генерируем действенные решения и форматы онлайн общения с участниками, основываясь на специфике аудитории и целях мероприятия.

✅ Большой практический опыт работы онлайн — подбираем решения и механики для минимизации рисков и гарантий наилучшего результата.

Страшно? Не пугайтесь, вы в надежных руках!

онлайн ивенты

РАЗРАБОТКА САЙТА ДЛЯ ОНЛАЙН МЕРОПРИЯТИЯ: ЧТО ЭТО ДАЕТ?

Сайт для онлайн ивента является цифровым прообразом физической локации — путеводителем по запланированному событию.

До начала события он служит афишей и пунктом сбора, регистрации аудитории. Во время мероприятия — главной сценой, переговорной комнатой, спонсорской зоной и общей площадкой для аудитории, спикеров или артистов.  После ивента — пунктом распространения медиа материалов, пресс-релизов, фото и видео материалов, презентаций спикеров и точкой сбора публики на следующее мероприятие.

Исчезает необходимость создания многочисленных ссылок на различные формы регистрации, трансляции, где комментарии ведут на новые и новые ресурсы или платформы для опросов и анкет, повышая риск, что человек окончательно запутается и выпадет из этого цифрового круговорота.

В большинстве случаев, вам не нужен сложный сайт с сотнями страниц. Часто, для стандартных и небольших событий достаточно простого 1-страничного сайта (лендинга). Вопрос нескольких дней и совсем небольшого бюджета. Стандартный сайт для ивента обычно содержит такие блоки в пределах 1 страницы:

  1. Информация о теме, цели и аудитории события
  2. Программа мероприятия
  3. Информация о спикерах, хедлайнерах
  4. Регистрация и/или продажа билетов (до начала мероприятия)
  5. Встроенная онлайн трансляция (в день мероприятия) с возможностью сохранения записи видео на сайте на постоянной основе
  6. Контакты.

При необходимости можно добавить множество функций и интерактивных элементов:

  • При необходимости можно добавить множество функций и интерактивных элементов:
  • Авторизация и личный кабинет пользователя при необходимости ограничить аудиторию в круг определенных лиц, модерировать комментарии проводить опрос/тестирование во время или после мероприятия
  • Модуль комментариев с функцией авторизации, модерации, или анонимных — на выбор
  • Модули опросов и/или анкетирования без перехода на сторонние ресурсы
  • Модули общего действия участников, например, флешмоба
  • Отдельные страницы для разных потоков, секций, отделений мероприятия
  • Модуль сбора отзывов или постов с хэштегами мероприятия из социальных сетей
  • Фото или видео галерея
  • Модуль для загрузки файлов, например, презентаций спикеров
  • Подключение чат-бота (мессенджеров) для быстрого консультирования пользователей
  • Добавление многоязычной версии сайта с интеграцией трансляции с переводом.

Обращайтесь к нам — мы избавим вас от страха перед непонятными терминами и неуверенности перед камерами и кучей техники 🙂

Премия HR бренд Украина 2020

850

онлайн ивенты

Special Kyiv Security Forum 2020

3000

Онлайн івент

Онлайн конференция по Микробиологии 2020

500

Онлайн выставка "Схід Експо" 2020

3000

Онлайн форум "Імунітет до ілюзій"

10000

Дилерская онлайн конференция SEAT

200

online мероприятия, веб конференция онлайн

Хотите получить бесплатную консультацию и быстрый просчет бюджета онлайн мероприятия?

Оценим задачи и желаемую аудиторию, сформируем несколько опций и идей, предложим механики, подберем платформы и сервисы для достижения ваших целей.

Ваш менеджер – Ольга Ковальчук

Ты будешь гордиться ивентом, который ты провел с ARENA CS

Ваш менеджер – Ольга Ковальчук

online мероприятия, веб конференция онлайн

Как провести онлайн мероприятие и не сесть в лужу: можно ли организовать трансляцию «своими силами»

Мир изменился и уже никого не удивляет Zoom конференция, Zoom собеседование или Zoom тренинг, или даже школьный урок. Многие события перешли в онлайн навсегда — и это нормально в современных условиях непрерывного развития цифровых технологий. Кажется, что онлайн защищает участников от угрозы инфицирования и вопросы логистики и других организационных забот выглядят более простыми для виртуальных мероприятий.

Вот это «проще» — является камнем преткновения для компаний, решивших организовать виртуальный ивент без помощи специалистов с опытом. Иллюзия простоты (ноутбук, интернет, активный zoom аккаунт — все что надо) приводит к непредсказуемым результатам. Кажется, что организация онлайн события — это что-то из разряда «отправили приглашение, включили камеру и микрофон, собрались люди, послушали контент», и все ок, цель достигнута. Спешим разочаровать: даже за кулисами трансляций блогеров «миллионников» стоит целая команда организаторов, видео продакшн или серьезные навыки монтажа видео. Что уж говорить о профессиональных ивентах для брендов и компаний?

Мы расскажем, как на самом деле готовят профессиональные online мероприятия. Готовьтесь окунуться в этот увлекательный и одновременно сложный процесс.

Организация онлайн ивента: первые шаги

Каждый час во всем мире сотни брендов проводят свои трансляции. У зрителей — огромный выбор возможностей. Чтобы реализовать поставленные цели, нужно найти подход — ценностное предложение, точку дифференциации — для аудитории. Это особенно актуально для виртуального формата: когда участнику достаточно нажать одну кнопку, чтобы незаметно покинуть мероприятие.

Поэтому крайне важны такие пункты:

  1. Контент — это король. Ни одна хорошая картинка, яркие образы и вирусная рекламная кампания не спасет ивент с невнятным содержанием, неподготовленными спикерами и отвергнутыми ожиданиями аудитории.

Контент должен быть полезным, интересным, актуальным и понятным для целевой аудитории. Без этого нет смысла проводить событие. Если обещаете аудитории практический мастер-класс, то спикер должен быть готов работать на камеру, предлагать интерактив, уметь пользоваться инструментами онлайн платформы и излагать материал с учетом онлайн формата. Помните, что 75% участников онлайн событий приобщаются с мобильных устройств (смартфонов, планшетов), поэтому весь контент должен быть рассчитан на публику с малыми экранами!

  1. Техническая безупречность. Плохой звук, перебои в трансляции, плохая модерация чата, кривая картинка — все эти элементы почти 100% гарантия потерять аудиторию в первые 10-20 минут мероприятия.

Тестирование техники и профессионализм персонала — залог качества онлайн ивента. Помните, что качество восприятия информации и трансляции онлайн зависит не только от вас: на нее влияет скорость интернета и тип гаджетов, цифровая грамотность каждого участника события и спикера. За это вы отвечать не можете, так сделайте максимум для того, чтобы с вашей стороны все работало безупречно. Трансляция должна хорошо работать для любого типа гаджета, сайт должен быть 100% адаптивным и иметь высокую скорость загрузки.

  1. Продвижение. Никто не узнает о событии, если ее не рекламировать. Это касается не только открытых или платных событий, но и корпоративных закрытых тренингов и собраний. Реклама, публикации в СМИ, блогеры — анализируйте аудиторию и выбирайте действенные инструменты.

Стоит помнить, что рекламную кампанию в социальных сетях невозможно «разогнать» за несколько дней независимо от бюджета. Алгоритмы работают так, что реальные результаты кампании можно оценивать только на 10-14 день работы рекламы. Только в этот период можно делать выводы об эффективности и вносить корректировки. Оптимально запускать 2-4 рекламные кампании с небольшим бюджетом за 1-1,5 месяца до мероприятия и постепенно оптимизировать их и наращивать бюджет. Это наиболее правильный путь для достижения результата.

  1. Привлечение и интерактив. Этого непросто достичь онлайн, ведь даже самые современные экраны и камеры еще не умеют передавать энергетику спикеров и аудитории. Вместе с тем информация передана аудитории без возможности обратной связи усваивается неэффективно.

Участникам нужно чувствовать взаимосвязь между собой и спикером: именно тогда их внимание удерживается в фокусе. Для интерактивного взаимодействия онлайн есть много инструментов и сервисов, однако их выбирать нужно тщательно, учитывая особенность аудитории мероприятия. То с чем за несколько секунд разберутся «зуммеры» может спровоцировать непонимание и негатив у «бумеров». Кроме того, спикер и модератор события должны идеально владеть выбранными инструментами и быть готовыми к экспромтам.

Техническая подготовка: на чем нельзя экономить

Онлайн конференция или онлайн корпоратив — событие состоится при наличии у организатора соответствующего программного обеспечения и оборудования, которое с запасом соответствует заявленной аудитории, а также прошло неоднократное тестирование под нагрузкой.

Рассмотрим аналогию: представьте, что вам предложили провести концерт эстрадной звезды в зале, где по технике есть только гирлянда с фонариками, телевизор, микрофон для караоке и гардеробщица в роли координатора … Вряд ли все пройдет успешно только потому, что аудитория полностью заполнит зал и артист просто появится на сцене. Для создания атмосферы и «вайба» — эмоций одинаково важно иметь и соответствующее музыкальное и мультимедийное оборудование, и профессиональную команду, которая умеет этим управлять.

Подбор правильного оборудования и программного обеспечения — это индивидуальная задача. Остерегайтесь поставщиков или «технарей», которые на 2-й минуте общения выдают готовый «рецепт» на весь проект. Вам или продадут много лишнего, либо не предусмотрят чего-то простого, но важного. Грамотный и ответственный партнер всегда ставит много вопросов и уточняет многие детали. Ведь ему нужно понимать тщательный список целей и потребностей ивента — от механики сбора аудитории, специфики спикеров и программы к количеству и географии, портрета участников — и только потом предлагать подходящие инструменты для оптимального достижения цели и минимизации потенциальных рисков.

Если у вас проведения онлайн мероприятий поставлено на поток и часто встречаются дедлайны «на вчера» рекомендуем пользоваться памятником — «check list» — перечнем вопросов, ответы на которые критически необходимо иметь прежде чем начать бежать и делать что угодно.

Жмите на кнопку чтобы получить этот check list на вашу электронную почту уже сейчас.