Мы уже писали о том, что малейшие ошибки, которые допускают ивент менеджеры при подготовке мероприятия, могут обернуться большими проблемами для организаторов и посетителей. Вопрос безопасности на ивентах — один из наиболее актуальных. Естественно (и к счастью) большинство мероприятий проходят без серьезных происшествий. И это не стечение обстоятельств, а результат тщательно проработанной стратегии по предотвращению чрезвычайных ситуаций. У хорошего организатора всегда все продумано: даже на случай пожара или неожиданного природного явления.

Конечно, есть ситуации, неподвластные любой ивент стратегии. Но профессионалы стараются учитывать все: даже то, что априори не может произойти. В целом разработка стратегии безопасности мероприятия может показаться излишней перестраховкой. Но если команда организаторов готова ко всему, в сложные моменты не возникнет хаоса, и проблема будет решена быстрее.

Что делают ивент менеджеры, работая над стратегией безопасности в процессе организации мероприятия? Независимо от типа ивента, они проводят полноценную всестороннюю подготовку.

Безопасное мероприятие

Предварительные меры

  • Для начала команда организаторов ивента собирает контактные данные всех участников: от телефонных номеров до электронных адресов. Этот список может пригодиться в экстренных ситуациях.
  • Вся команда организаторов имеет при себе список номеров экстренных служб, актуальных в данной локации (стране, городе). Речь идет не только о спасателях и «скорой», но и о службах, обеспечивающих электропитание, поставку других ресурсов и услуг.
  • Если ивент организован в зоне высокого риска (например, стране с нестабильными природно-климатическими условиями), ивент менеджеры собирают копии документов участников с идентифицирующими данными (чаще всего — паспортов). Это обязательное условие, которое в случае происшествия упрощает спасение, поиск людей.
  • На мероприятиях с кейтерингом (а таких большинство) профессионалы заранее собирают данные об особенностях гостей: пищевых аллергиях, ограничениях, хронических заболеваниях. Также они заранее знают, будут ли среди гостей люди с дополнительными потребностями, чтобы организовать для них необходимую помощь.В процессе сбора такой информации резонно может возникнуть проблема конфиденциальности личных данных. Организаторы гарантируют ее, собирая анкеты гостей в запечатанные конверты и уничтожая их сразу по завершению ивента. Это один из примеров: варианты могут быть разными.
  • Если ивент выездной — команда организаторов передвигается к локации в разных транспортных средствах. В таких случаях возможные ДТП или поломки не помешают провести мероприятие.
  • Ну и естественно, в процессе ивента в зоне доступности всегда находятся аптечки (или дежурят бригады неотложной помощи), а также оборудование для аварийного электропитания. Если предусмотрена любая мелочь — ничто не выбьет организатора из колеи.

Безопасное мероприятие

Безопасность масштабных ивентов

Для мероприятий, проходящих продолжительное время и собирающих много участников, организаторы готовят план действий при чрезвычайных ситуациях. Его учат, повторяют и знают все участники команды. Каждому организатору известно месторасположение ближайших клиник, у каждого есть номера неотложной помощи, спасателей и полиции.

Профессионалы инструктируют не только команду, но и гостей. Короткий список рекомендаций, как действовать при возникновении угроз, часто игнорируют. Естественно: начинать модный ивент с нудной лекции не хочется. В таких случаях ищут альтернативы: например, мобильное приложение, посвященное ивенту, с подробным описанием плана локации и путей эвакуации.

Учитывают и другие «мелочи». Например, количество алкоголя не должно быть избыточным, чтобы не допустить чрезмерного употребления и связанных с этим проблем (физических и поведенческих).

На всех выездных масштабных мероприятиях присутствуют спасатели и медицинская бригада. Это правило, которое никто не игнорирует. Безопасность — вопрос, который ивент менеджеры решают наравне с подготовкой локации, приглашение гостей и организацией кейтеринга. Если команда организаторов уделяет этому много внимания — значит, вам повезло с ивент подрядчиком.