Вы уже не раз с этим сталкивались: заказывая услуги у профессионалов, в первую очередь получаете бриф с настоятельной просьбой подробно его заполнить. Организация ивентов — не исключение. Итак, зачем нужен бриф на мероприятие, как его заполнять и какие есть типы этого документа?

Бриф — это коммуникация

Ивент агентство работает со 100% эффективностью при условии полного взаимопонимания с заказчиком. Взаимопонимание в первую очередь — это когда команда полностью понимает потребности клиента. Тогда работа будет продвигаться быстро, а готовый проект будет соответствовать ожиданиям. Бриф — необходимое условие для достижения такого результата.

Заполненный заказчиком бриф на ивент — главный документ, на который ориентируются при организации. Заполнять бриф клиент может самостоятельно или совместно с персональным менеджером от ивент-компании. После его анализирует команда организаторов, используя как основу для разработки концепции и расчета бюджета. По сути, документ — официальный канал коммуникации между клиентом и организатором.

Отсюда вывод — профессиональный ивент менеджер не будет работать без брифа. А если заказчик наотрез отказывается его заполнять, это указывает на отсутствие у него заинтересованности в проведении мероприятия. Некоторые клиенты откровенно признаются: «Сделайте все сами, я в этом не разбираюсь». Но подвох в том, что попытки «наобум» удовлетворить пожелания заказчика — это лишние затраты времени и нервов без достижения удовлетворительного результата.

бриф на мероприятие

 

Бриф и этика общения организатора с заказчиком

Клиент со своей стороны заполняет бриф, а задача организатора — гарантировать воплощение всех ожиданий. Негласное правило для ивент менеджера — создать продукт, который нравится себе, который захочется включить в собственное портфолио. Обычно это гарантирует, что результат оценит и заказчик. Качество без оправданий — этого ждут от профессионалов.

Виды брифов для ивентов

Все зависит от типа самого мероприятия. Если ориентироваться на этот показатель, можно поделить брифы на:

  • медийные — подходят для организации мероприятий рекламной направленности;
  • экспертные — их используют в общей концепции профессионального брендирования;
  • творческие — помогают создавать успешные рекламные продукты.

Чаще всего клиент получает универсальный бриф в формате опросника, ответы на который помогают получить первоначальные данные для организации ивента. Универсальный бриф, который необходим для успешной работы организаторов, включает такие данные:

бриф на мероприятие

  1. Краткое описание будущего мероприятия.
  2. Цель ивента. Показатель, от которого будет зависеть эффективность.
  3. Дата. Конкретный показатель или ориентировочный период.
  4. Ожидаемая аудитория и предельное количество гостей.
  5. Данные о целевой аудитории: возраст, национальность, страны и регионы проживания, социальное положение и т.п.
  6. Формат мероприятия. То, как его видит заказчик. Например, деловая конференция и  неформальный прием.
  7. Конкретизированные данные. Если заказчик имеет четкие установки, данные и опыт организации будущего ивента, в брифе нужно указать тематику, данные о реализованных прошлых ивентах (тематика, гости, спикеры, хедлайнеры, что получилось и нет, и т.д.).
  8. Требования по длительности ивента.
  9. Организационные моменты: необходимость проживания участников (и требования к условиям), трансферы, питание, визуальный стиль мероприятия, необходимость в услугах переводчика, пожелания к локации, награждения или подарки для участников.
  10. Пожелания по бюджету (указание фиксированной суммы, за пределы которой нельзя выйти). Удобные способы оплаты.

Анализ условного брифа

В качестве примера можно рассмотреть организацию международной конференции. Инициатором ивента выступает компания, лидирующая в отрасли разработки проектов систем энергосбережения для промышленных предприятий. Тема актуальна для всего мира, поэтому на конференцию приглашены топовые спикеры из Украины, Европы и США, известные экспертными знаниями в этом области. Какую информацию можно почерпнуть из заполненного брифа:

  1. Цели заказчика — привлечь заинтересованную аудиторию, продемонстрировать достижения, найти среди гостей потенциальных сотрудников (инженеров) для пополнения своей команды.
  2. Ожидаемая аудитория — от 300 до 500 человек.
  3. Организационные планы: лекции (несколько одновременных потоков), презентации.
  4. Продажа билетов — запланирована, и должна восполнить основные затраты на организацию.
  5. Реклама — запланирована, чтобы собрать указанное максимальное количество гостей.
  6. Уровень ивента — высокий, с уникальными запоминающимися визуальными решениями.
  7. Привлечение спонсоров — приветствуется, так как в отрасли есть производители оборудования и решений, способные заинтересовать аудиторию. Спонсорские средства должны покрыть остальную часть затрат на организацию.

Вывод — чем подробнее будет заполнен бриф, тем больше у организаторов возможностей для создания концепции ивента и идеального воплощения. Поэтому не нужно относиться к документу, как к очередной «отписке». От него действительно зависит качество мероприятия.