Спонсорское финансирование — ключевой источник дохода для большого количества мероприятий. Естественно, спонсоры сами собой не появляются. Найти их — важная задача организатора. И, честно говоря, она достаточно стрессовая. Где искать «правильных» спонсоров? Как определить оптимальные условия? Поиск ответов на эти вопросы занимает массу времени. Зато когда контракт подписан — можно немного расслабиться и сконцентрироваться на других задачах.

На самом деле все немного не так.

Да, поиск спонсоров — решающий фактор финансирования ивента (во многих случаях). Да, от них зависит в том числе и прибыль команды организаторов. Но наряду с «гонкой за деньгами» важно развивать положительные отношения со спонсорами. Это — хороший задел на будущее. И наоборот: стоит где-то ошибиться, и придется начинать все с нуля: эта компания больше не захочет сотрудничать с ивент командой.

Что же предложить спонсорам, чтобы удовлетворить их запросы и стать надежным партнером на много мероприятий вперед? Попробуем разобраться.

Что нужно спонсорам: направленность на целевую аудиторию

Современные методы оценки аудитории позволяют точно знать своего потребителя. Естественно, что спонсоры заинтересованы во влиянии на целевые группы, в том числе и посредством организованных мероприятий. Брендам нужны их потенциальные и настоящие клиенты. Постоянно анализируя рынок, они знают об аудитории все: уровень дохода, интересы, и даже любимый цвет одежды.

Учитывая это, многие потенциальные спонсоры мероприятий требуют предоставить аналитические данные: им нужны доказательства, что целевая аудитория ивента соответствует их рыночным интересам.

что на самом деле интересует спонсоров мероприятий

Как удовлетворить спонсоров

Предоставить нужные данные. Примеры, где их можно взять:

  • отчет Google Analytics о продаже билетов;
  • демография аудитории;
  • данные о просмотре сайта;
  • другие аналитические данные, предоставляемые сервисом (можно дать маркетологам потенциального спонсора доступ к отчетам).

Но это не все. Чтобы убедить возможных партнеров, нужно дать больше: данные анкетирования посетителей, метрики из социальных сетей, отчеты о публичных высказанных мнениях людей о будущем ивенте и т.п.

Что нужно спонсорам: простое и прозрачное сотрудничество

Спонсор инвестирует средства в ивент, рассчитывая, что организаторы на 100% справятся с поставленными задачами. Но в день проведения мероприятия представитель спонсора не может конструктивно пообщаться с ивент менеджером. Или видит, что не все готово. Или замечает, что условия спонсорского контракта не выполнены, но организаторы даже не пытаются найти выход из ситуации.

Как удовлетворить спонсоров

Один ивент менеджер или команда организаторов (в зависимости от масштабов ивента) должен отвечать за работу со спонсорами. Его задача — выполнить все, что требуют условия контрактов, а в день ивента коммуницировать с представителями партнеров на локации. В таких случаях возникающие проблемы можно легко и организованно решить, удовлетворив потребности спонсоров. Чем крупнее ивент — тем больше ресурсов нужно выделить на организацию работы с партнерами.

Что нужно спонсорам: соответствующее отношение

Спонсоры вкладывают средства в ивент. Много средств. В некоторых случаях бюджет мероприятия держится исключительно на спонсорских финансовых вливаниях. Естественно, взамен они хотят выполнения условий и внимания. То есть, не просто внимания, а отношения как к VIP персонам. Это вполне заслуженно. В конце концов, ивент состоялся благодаря им.

что на самом деле интересует спонсоров мероприятий

Как удовлетворить спонсоров

Бесплатные VIP пропуска и билеты в любом запрошенном количестве. Специальные условия на локации: от возможности личной встречи с топовыми гостями до специального меню. Важно подчеркнуть особый подход к представителям спонсирующей стороны: тем самым засвидетельствовать свою признательность.

Если партнеры заинтересованы, можно также предложить им встречи с потенциальными крупными клиентами и представителями компаний, билеты на эксклюзивные события или знакомство с лидерами мнений.

Что нужно спонсорам: гарантии рентабельности

В отличие от меценатов, спонсоры рассматривают финансовые вложения как инвестицию: им нужно вернуть деньги в соответствующем эквиваленте. После каждого ивента представители спонсоров обязательно проанализируют показатели эффективности. И этот отчет станет ключевым фактором: будут они сотрудничать с организаторами еще или на этом все закончится.

Как удовлетворить спонсоров

Составить собственные отчеты, предоставив объективные данные. Перечислить KPI мероприятия и оценить их выполнение. Примерный список данных для оценки ключевых показателей эффективности:

  • категории участников и варианты их взаимодействия;
  • виды мероприятий в рамках ивента;
  • выступления и докладчики, наиболее интересные для спонсоров;
  • отчеты из соцсетей: фидбеки, количество упоминаний об ивенте и спонсорах;
  • данные опросов — особенно свидетельствующие о степени вовлеченности аудитории.

Что нужно спонсорам: благодарность

Хорошие манеры никто не отменял. Отчеты, хороший прием, идеальная организация — все это важно. Но еще не помешает искренне поблагодарить партнеров и оставить о себе хорошее мнение. Старое доброе «спасибо» лучше всего справится с этим.

Как удовлетворить спонсоров

В течение нескольких дней после ивента отправить партнерам благодарственные письма, сопроводив их материалами для использования с целью брендирования и рекламы (фото и видео с мероприятия). Упоминая ивент в социальных сетях, отмечать спонсоров и говорить о них только в положительном ключе.

Ивент агентство ARENA CS ответственно относится к взаимодействию со спонсорами. Партнеры, желающие инвестировать средства в мероприятия, избавлены от проблем: команда организаторов помогает им реализовать поставленные бизнес-цели.