Эффективный бюджет ивента глазами профессионалов

Планирование бюджета для мероприятия — это практически всегда битва за каждую гривну. Высокие ожидания требуют соответствующих вложений. Но в то же время заказчик хочет, чтобы все было «недорого и хорошо». Умное планирование — основа работы над бюджетом ивента. Посмотрим, как решают эту задачу профессионалы отрасли.

Экономия на оборудовании — риск потерять уважение

Технологии — основа современного мероприятия. Планируя затраты на оборудование, нужно придерживаться принципа: «плати сейчас или плати намного больше, когда уже поздно». Заранее адаптировать локацию под задачи ивента проще, чем пытаться наверстать упущенное в процессе, теряя время и деньги. Если в процессе выступления спикера микрофон начинает давать обратную связь (эхо) или изображение на экране становится размытым, аудитория концентрирует все внимание на этом, а не на словах докладчика. Вывод: все пункты затрат на технологии нужно финансировать в полном объеме.

Подробное обсуждение задач

Переговоры — наиболее важная часть процесса подготовки. Чем выше их эффективность, тем меньше в бюджете ивента лишних и случайных затрат. С поставщиками, подрядчиками и партнерами нужно обсудить каждую деталь: от меню (и возможностей снижения затрат на него) до бронирования номеров. Если партнеры понимают цели организатора — они смогут определить приоритетные пункты финансирования, отсеяв все второстепенное. Почему бы не попробовать обсудить с каждым подрядчиком возможности оптимизации затрат? Не все попытки будут успешными. Однако получает тот, кто спрашивает.

Полезный опыт, а не «вау-эффект»

На первых впечатлениях можно разориться: попытки удивить пресыщенную публику обходятся дорого. Однако о мероприятии судят по итогам и опыте. И жертвовать ими в угоду мимолетного «вау-эффекта» не стоит. Если бюджет лимитирован, лучше сконцентрироваться на четкой организации и высококлассном обслуживании. Нужно полноценно профинансировать те ключевые направления, которые запомнятся участникам. Все второстепенное можно даже проигнорировать. Например, вместо затрат на декор помещения выбрать локацию с подходящим интерьером, не нуждающимся в украшении.

Качественная еда

Плохое меню запоминается лучше, чем идеальное обслуживание. И дело не только в качестве блюд. Учитывая, что здоровое и правильное питание сейчас — тренд, важно обеспечить полноценное присутствие в меню блюд для вегетарианцев, веганов, людей с пищевой аллергией и т.п. Можно, конечно, проигнорировать это и здорово сэкономить, но разочарование участников будет стоить организаторам гораздо дороже.

Это не все. Хороший вариант оптимизации затрат — неформальные обеды. Если ивент позволяет организовать питание без официоза, «в джинсах и расслабленной обстановке», стоит это сделать. Такие обеды — не просто поглощение пищи. В них создается комфортная атмосфера для общения, тимбилдинга.

Еще один способ экономии бюджета — организация утреннего перерыва после завтрака. Не имея строгих ограничений во времени, участники полноценно питаются. В результате сокращается количество отходов. Можно почерпнуть и другие способы оптимизации, вдохновившись опытом организованного общепита в крупных отелях.

Чтобы создать непринужденную атмосферу во время приема пищи или кофе-брейка, можно подыскать соответствующую локацию. Например, повезти участников в местный модный бар будет дешевле, чем пытаться создать аналогичный «дух вечеринки» в ресторане отеля.

Экономия бюджета и спасение планеты — одно целое

Многие ивент менеджеры находят возможности экономить, внедряя экологичные решения. Например, они поощряют участников пользоваться многоразовыми бутылками для воды вместо одноразовых стаканчиков и брать воду из кулеров, а не пластиковых бутылок.

Сэкономить бюджет можно, объединив технологии и доступные современные решения. Например, некоторые профессиональные организаторы отказались от использования печатных материалов на ивентах, заменив их мобильными приложениями. Под каждый ивент разрабатывают отдельное программное обеспечение с полноценным контентом. Он доступен всем участникам. Эту технологию уже рассматривают как будущее ивент сферы.

Среди экологичных и экономичных решений при организации мероприятий — использование «живого декора». Природные материалы долговечны. Их можно использовать повторно и безопасно перерабатывать. Подставки, держатели для табличек, вывески и другие изделия из натуральных материалов можно приобрести единожды и применять несколько лет.

Больше знаний о локации — существеннее экономия

Опытные организаторы стараются пользоваться ресурсами, которые расположены рядом с выбранными локациями. Это сокращает бюджет. А иногда можно рассчитывать даже на бесплатные бонусы. К примеру, организуя ивент за пределами столицы, можно привлечь к работе местное рекламное агентство. Его специалистам лучше знакома аудитория и методы влияния на нее. А еще они могут предоставить скидки (например, на изготовление брендированных сувениров). То же самое касается волонтеров: привлечение местных активных людей обойдется дешевле.

Еще есть практика смешивания мероприятий. Например, объединять ивент в рамках корпоративной социальной ответственности с коктейльной вечеринкой. Можно сделать это нетривиально: построить гольф-поле из консервов и прерываться на игру между коктейлями. Конечно, это не универсальная рекомендация, а общее направление. Приоритеты при бюджетном планировании индивидуальны: от них и нужно отталкиваться.

Защита от «навязанных услуг»

Что если подрядчики пытаются дать больше, чем предусмотрено контрактом? Например, ресторан без согласования включает больше напитков в меню, требуя у организаторов доплаты за них? Чтобы избежать рисков, некоторые ивент команды придерживаются принципа «одного руководителя». Это человек, принимающий все решения с ответственностью за каждое из них. И если подрядчик сделал что-то, выходящее за рамки бюджета и не согласованное с руководителем, организаторы не обязаны это финансировать.

Оценка эффективности вложений

Возврат инвестиций — ключевой показатель эффективности ивента. Но методы оценки эффективности разные. Соответственно, показатели тоже отличаются. Большинство ивент команд пользуются методами опроса участников после ивента. Другие оценивают достижение поставленных целей, показатели количества участников, зарегистрированных на следующий ивент, проводят онлайн-опросы. Знать реакцию аудитории важно: это помогает оценить, какие шаги по сокращению бюджета оказались наиболее эффективными.