В Украине объявлен карантин для защиты населения от распространения коронавируса COVID-19. Он неизбежно отразился на ивент сфере. Организаторам рекомендовали перенести или отменить мероприятия. Разрешены ивенты, собирающие на одной площадке до 200 человек. В столице требования более жесткие: до 60 человек на локации, при условии персонализированного скрининга температуры тела.

Многие организаторы в таких условиях действительно пересмотрели планы. Другие, оценив риски и внешние факторы, приняли решение проводить ивенты. Мы собрали несколько советов, которые помогут организовать мероприятие в соответствии с правилами карантина и рекомендациями ВОЗ.

Контроль и информирование

Аудитории будущего ивента нужно обеспечить доступ к объективной информации о воздействии коронавируса. Это позволит им принять объективное решение об участии, защитит от фейков и провокаций. Для информирования нужно использовать официальные данные департамента здравоохранения города, новости профильного министерства, а также извещения Всемирной организации здравоохранения.

Ивент в условиях коронавируса: советы для организаторов

Подготовка безопасного мероприятия

Если решение принято, аудитория проинформирована, а поводов для переноса и отмены ивента нет — нужно соблюсти следующие рекомендации:

  1. Скорректировать количество билетов. Нужно соответствовать актуальным ограничениям, которые утверждены Кабмином и городской администрацией.
  2. Проанализировать повестку дня и оценить, если ли дополнительные возможности для снижения риска заражения участников. Например, нужно отказаться от рукопожатий, предлагать закуски в индивидуально упакованных контейнерах и т.п.
  3. Сообщить участникам обо всех мерах, которые будут предприняты для их безопасности. Перечислить рекомендации по поведению на локации: например, мыть руки каждые 20 минут, пользоваться дезинфицирующими средствами после каждого тактильного контакта, отказаться от ивента при плохом самочувствии и т.д.
  4. Обеспечить необходимые условия: достаточное количество дозаторов с дезинфицирующим средством, умывальников и мыла. Выбрать локацию с сенсорными смесителями в туалетных комнатах. Организовать контроль здоровья обслуживающего персонала и выдачу защитных масок. Выделить дополнительный персонал для температурного скрининга гостей на стойках регистрации.

Перенос даты — не конец света

Решение о переносе ивента — крайне трудное. Оно несет не только убытки, но и риски для репутации. Вот несколько рекомендаций, чтобы изящно выйти из ситуации и поставить заботу о посетителях на первое место:

  • убедиться, что есть организационные возможности для переноса (свободные даты, согласие спикеров и т.п.);
  • оставить действительными билеты и пригласительные для участников (без необходимости замены);
  • предложить полный возврат средств для тех, кто не смогут посетить перенесенный ивент.

Ивент в условиях коронавируса: советы для организаторов

Онлайн — оптимальная альтернатива

Много ивентов можно провести в онлайн-формате, и они предоставят посетителям такой же эффективный опыт. Если решено провести мероприятие без гостей, нужно предварительно выбрать подходящий формат:

  • для крупных ивентов, интересных широкой аудитории, подойдет прямой эфир;
  • для образовательных мероприятий или презентаций со слайдами и контентом рекомендован формат вебинара;
  • чтобы обеспечить бесперебойную трансляцию, лучше выбрать платный видеохостинг у авторитетного провайдера.

Сложно прогнозировать ситуацию с коронавирусом в нашей стране. Поэтому оптимальным вариантом будет провести онлайн-мероприятие или перенести его на более поздний срок.