В предыдущей статье мы привели первую часть спича CEO ивент агентства Arena CS Яны Матвийчук на мероприятии «Премия HR-бренд». Сегодня публикуем продолжение выступления. Оно посвящено особенностям менеджмента в ивент компании.
«В 2012 году, через 8 лет после создания компании, мы решили превратить агентство в фабрику по организации мероприятий», — рассказала Яна Матвийчук. — «Что такое фабрика? Условно это конвейер, с которого сходит много товаров одинаково высокого качества. Нам хотелось, чтобы клиенты получали одинаково качественный сервис, независимо от того, какой ивент менеджер занимался их мероприятием».
По словам CEO Arena CS, систематизация принесла свои результаты: в 2012 году компания организовала 840 мероприятий (а в первые годы начинала всего с 8-ми). Рос штат сотрудников, повышалась ответственность, но роста количества проектов и доходов не наблюдалось.
«В 2015 году мы дошли до состояния, когда уже не знали, что со всем этим делать», — отметила в выступлении Яна Матвийчук. — «У нас была иерархическая структура. Больше клиентов — больше ивент менеджеров. Десять новых сотрудников — еще один топ-менеджер. Если бы так пошло дальше, компания лишилась бы и той небольшой маржи, что имела. Мы решили: нужно менять структуру компании, чтобы зарабатывать больше на имеющемся количестве заказов».
Было решено внедрить самоменеджмент. Первоочередная причина была экономическая. Но хотелось добиться еще двух факторов: чтобы персонал работал по стандартам компании и обеспечивал одинаковый уровень сервиса.
Современная структура компании выглядит следующим образом: есть проектные группы, и есть команды наставников. Они между собой взаимодействуют. У каждой из них — своя цель. Один сотрудник может одновременно пребывать в трех командах, плюс параллельно работать в 10-ти проектных. Ответственность и права каждого сотрудника разделены наполовину.
«Внедрив эту структуру в 2015 году, мы обеспечили двукратный рост. И сейчас положительная динамика продолжается: вместе с ростом количества ивентов увеличивается прибыль», — отметила Яна Матвийчук.
Бить или кормить? Как поддерживать такую команду в боевой готовности? CEO ивент компании поделилась, что в командах не бетонируют решения: они могут быть изменены в зависимости от условий. Никто не нянчится с сотрудниками: специалисты понимают, что от них ждут «взрослого» результата. Было решено отказаться от системы штрафов и любых других проявлений бюрократии. Обо всех проблемах внутри говорят открыто. Все процессы оцифрованы. Каждый сотрудник знает круг своих обязанностей и уровень ответственности.
Чего хочется добиться? Среди целей руководства Arena CS: выйти на уровень, когда ивент менеджеры будут самостоятельно искать клиентов. Активнее готовить наставников, потому что система самоменеджмента строится на передаче их знаний новым сотрудникам. И еще хочется ускорить процесс «дозревания» каждого сотрудника. В конце выступления Яна Матвийчук посоветовала рассмотреть линейную структуру менеджмента как наиболее подходящую для сервисных компаний.
