Кейтеринг на мероприятии: форматы, лайфхаки и рекомендации

Что предложить гостям мероприятия: банкет, фуршет или коктейль? Как разместить персонал, ответственный за кейтеринг, и продумать расположение гостей? Какие тонкости организации учитывать, в зависимости от формата ивента? Мы приготовили несколько советов по кейтерингу для мероприятий.

Банкет или фуршет?

Ответ зависит от типа и планировки локации. Банкет — наиболее распространенный и универсальный формат для мероприятий всех типов: от благотворительных обедов до церемоний награждения. Предполагает расположение нескольких отдельных столов для рассадки групп людей. Блюда в меню рассчитаны на поглощение пищи сидя. В плане организации банкет удобнее и экономичнее фуршета, особенно при большом количестве гостей:

• проще следить за порядком, не допускать хаоса среди порций, блюд и приборов;
• заранее подготовленная схема расположения столов и рассадки поможет кейтеринговой службе организовать работу;
• официантам проще контролировать процессы подачи блюд и своевременного удаления пустых тарелок, приборов.

Если выбранная локация мероприятия не позволяет осуществить банкетную рассадку гостей, альтернативой станет формат фуршета. При этом важно контролировать порции, не допускать путаницы с блюдами на общем столе. Важно предусмотреть отдельные столики с едой и напитками для людей, нуждающихся в особых продуктах (диабетических, без глютена, без компонентов животного происхождения и т.п.).

Кейтеринг на конференции

Во время конференции гости не едят. Для приема пищи предусмотрены периоды до и после мероприятия, а также специальный обеденный перерыв. Если предусмотрен перерыв на обед через 2-4 часа после начала мероприятия — гости будут голодными, и сметут все меню за считанные минуты. Персоналу кейтеринговой службы придется несладко, так как скорость поглощения пищи будет намного выше скорости обслуживания.

Поэтому лучше устроить до начала конференции  welcome coffe с легкими закусками, кофе, чаем и соками. Многие ивент компании пришли к практике организации нескольких перерывов для приема пищи во время конференции вместо одного большого перерыва на обед. Это позволяет бороться с хаосом и организовать эффективный кейтеринг.

Как расположить кейтеринг для обслуживания конференции? Места для рассадки гостей нужно располагать так, чтобы чтобы середина и передняя часть зала находились в центре внимания. Если гостей много — лучше предусмотреть несколько точек обслуживания, чтобы разделить людей на группы.

Кейтеринг на свежем воздухе

Организация уличных мероприятий требует уникального подхода к питанию. Обычно такие ивенты проводят летом — когда уже установилось стабильное тепло. Традиционные локации — парки, пляжи, окраины леса.

Для начала нужно убедиться, что локация находится в тенистом месте. При выборе продуктов отдавайте предпочтение тем, что не портятся на жаре в открытом воздухе и сохраняют эстетичность в таких условиях.

Условия локации тоже имеют определяющее значение. Организатор должен иметь информацию для кейтеринговой службы, чтобы та могла настроить свою работу. Что это за информация:

• есть ли в локации возможность готовить еду, порезать, распределить на порции — или нужно привозить готовые блюда;
• нужно ли задействовать системы уличного приготовления еды (грили, мангалы и т.п.);
• имеются ли условия для подключения холодильников или нужно задействовать автономные системы хранения продуктов.

Профессиональный подход к кейтерингу на мероприятии — возможность соблюдать высокий статус ивента, придерживаться порядка и добиться, чтобы все гости остались сытыми и довольными работой команды организаторов.