Летний ивент: как не сесть в лужу

Организация летнего мероприятия может потребовать большего количества времени и ресурсов. Open Air требует серьезного отношения к подготовке, иначе организаторам придется кусать локти (как сейчас делает ивент-команда Midsummer Night’s Dream). Даем несколько рекомендаций о том, как избежать ошибок и учесть все тонкости.

Прохлада

Лето (не в этом году, а в принципе) — знойная пора. Если вы установили шатер для банкета, позаботьтесь о кондиционировании для гостей. Иначе праздник превратится для них в страдания. К слову, многие подрядчики предлагают такие шатры в комплексе с кондиционерами.

Забота о персонале

Комфорт гостей важен, но об организаторах тоже нужно заботиться. Если у вас длительная подготовка на жаре — предусмотрите, чтобы у команды был доступ к достаточному количеству питьевой воды из расчета 2,5 л на человека. Это касается и ваших непосредственных подчиненных, и персонала подрядчиков.

летний ивент

Энергия

С первых дней организации уличного ивента арендуйте генератор. Автономная энергия понадобится всем: от монтажников до ивент-менеджеров. Генератор будет полезен и после мероприятия. В частности, понадобится энергия для инструментов, используемых при демонтаже конструкций.

Тепло

Лето 2019-го показало: в Украине летними ночами может понадобиться даже осенняя куртка. Поэтому позаботьтесь о наличии нескольких обогревателей, которые можно будет поставить в палатки организаторов и техников. Это особенно актуально, если у вас длительная многодневная подготовка.

Дорога

Локация расположена в отдалении от асфальтового пути? Придется проложить дорогу. Хотя бы временную — из толстых бетонных плит. Этим вы обеспечите удобный подъезд для спецтранспорта, обеспечивающего мероприятие. Да, это затратная часть бюджета, но зато внезапная непогода, размытые дороги и застревающий транспорт не будут для вас проблемами. Представьте, во сколько обойдется вам срыв ивента. Бетонная дорога кажется неэстетичной? Покройте ее искусственным газоном — он достаточно дешевый.

летний ивент

Условия для подводников

Если сценическая конструкция расположена на воде, для монтажа придется приглашать аквалангистов. Их помощь нужна, даже если глубина водоема небольшая. Любая подрядная организация, предоставляющая такие услуги, выдвигает стандартные требования. Это теплая комната или палатка с обогревателем для восстановления и переодевания. И еще это четкий план работ: аквалангисты не имеют права работать дольше, чем им позволяет регламент. Никаких «сверхурочных» у них не предусмотрено.

Страховка

Знакомая ситуация для опытных ивент-менеджеров: клиент вычеркивает из сметы палатки, навесы и другие защитные конструкции. Самый популярный аргумент: «Я смотрел прогноз, дождя не будет». Пускай вычеркивает, но пункт с затратами на страхование оборудования обязательно оставьте. Иначе придется со своего кармана платить подрядчикам за залитое и испорченное оборудование.

Свет

Момент, о котором часто забывают, и приходится что-то придумывать «на ходу» — освещение подготовительной площадки ивента в ночное время. Можно полагаться на подрядчиков. Но они, как правило, предусматривают «дежурный свет» только для своих сотрудников. На все зоны этого света не хватит. Поэтому привлекайте специалиста и заранее составляйте план освещения монтажной площадки. Потратитесь на недорогое оборудование — зато сможете вовремя закончить работу. Да и безопасность персонала всегда дороже.

летний ивент