Почему хороший ивент нельзя организовать за один день?

Сделать быстро и качественно, успеть «на вчера», организовать ивент за 1-2 дня. Реально? Увы, нет. За пару дней невозможно подготовить даже банкет на 10-20 гостей, не говоря уже о более масштабных проектах. Речь идет именно о качественной организации — такой, чтобы за нее не было стыдно ни ивент менеджеру, ни заказчику.

Заимствование идей, откровенный плагиат, грубые ошибки, неловкие ситуации на мероприятиях — общество долго не забывает этих просчетов, обвиняя в них организаторов мероприятий. А ведь в большинстве случаев главной причиной становится требования «сделать на вчера».

Период подготовки начинается с момента получения заявки от клиента и заканчивается приездом на мероприятие первого участника. И занимать этот период может от нескольких недель до месяцев. Качественный ивент требует времени, и вот почему.

Налаживание коммуникаций

Сложность организации зависит не только от количества гостей, но и от вида мероприятия. Ивент для 50 гостей может обслуживать пара сотен человек персонала, а участвовать в организации могут несколько десятков подрядчиков. В таких условиях нужно время для налаживания коммуникации между всеми сторонами.

Что будет, если делать «на вчера»? Несогласованность действий, невыполненные поручения, серия провалов во время ивента.

Работа над визуальными решениями

Социальные сети с визуальным контентом «научили» общество ценить уникальное оформление, проще говоря — «покупать глазами». Современный ивент должен быть визуально красивым, оригинальным, цельным, запоминающимся. Это касается всего: от дизайна пригласительных до декораций. Соответственно, нужно время для создания макетов дизайна с учетом корпоративного стиля, темы мероприятия и других факторов.

Что будет, если делать «на вчера»? В срочном порядке реально только скопировать чужое готовое решение, немного подстроив его под формат. Ни о каком идеальном дизайне со 100% уникальными и удачными идеями не может быть и речи.

Вынашивание идеи для достижения результата

Мало кто сейчас заказывает организацию ивента «для галочки». Клиента интересует достижение конкретной цели: повысить авторитет, продвинуть бренд или продукт, вовлечь новую аудиторию и т.д. Для решения каждой задачи нужно время. И это точно не 1-2 дня.

Идею нужно «выносить и родить», учитывая риски, варианты реализации, возможности, бюджет. Практика показывает, что первые два десятка идей по организации мероприятия — банальные шаблоны. Мозг выдает их, проводя ассоциации с готовыми решениями. Поэтому удачный план не возникает сразу — его нужно долго и детально обдумывать.

Что будет, если делать «на вчера»? Для организации будет использована готовая, опробованная идея. Вполне возможно, что ивент пройдет без проблем, но событием он точно не станет.

Реализация

У каждого мероприятия есть конкретный производственный цикл. Печать полиграфии, изготовление декораций, подготовка локации, монтаж оборудования и другие процессы требуют затрат времени. Можно сделать быстро, но получится ли качественно?  Напрашивается аналогия с выпечкой хлеба. Что выбрать: наспех испеченный сухой корж или мягкий хрустящий батон, на который ушло больше суток?

Что будет, если делать «на вчера»? Ничего: или многое будет упущено, или часть подрядчиков не справится с задачей.

Организация ивента: правильный подход

Как готовят качественные ивенты? Примерная схема подготовки следующая:

1. С заказчиком работает персональный менеджер. Он отвечает за переговоры между клиентом и командой организаторов.
2. Организация проводится в режиме активного диалога: уточнению подлежит каждый нюанс: от количества гостей до видов полиграфии, необходимости привлечения переводчиков и т.п.
3. Организатор предлагает выбор вариантов для клиента по каждому пункту технического задания.
4. Клиент имеет право корректировать и предлагать варианты на всех этапах организации.
5. В любое время суток клиент в курсе текущего этапа организации.

На первом этапе подготовки, после обсуждения основных нюансов, заказчик и организатор согласуют предварительную смету. На следующем нужно внести предоплату подрядчикам, участвующим в организации, а также заплатить за аренду локации. Финальный бюджет и отчетные документы команда исполнителей составляет после проведения мероприятия. По факту проводятся и взаиморасчеты.

Работа по такому принципу требует времени, но зато упустить важные детали организации при таком подходе почти невозможно. Это важно: гости ивента могут не заметить результатов активных творческих усилий. Но они надолго запомнят барахлящие микрофоны, неудобные, наспех забронированные гостиничные номера или орфографические ошибки в презентации. Чтобы не допустить этих промашек, лучше планировать мероприятие задолго до нужной даты.