Социальное дистанцирование: реально ли в таких условиях проводить прибыльные ивенты?

Ивенты в Украине разрешены, но с серьезными ограничениями. Это дистанция между людьми, масочный режим, температурный скрининг и многое другое. Необходимость соблюдать социальную дистанцию в 1,5 м приводит к снижению доходов организаторов ивентов и росту затрат. Насколько жизнеспособным окажется формат? Как ивент командам найти способы оптимизации расходов?

Поставки средств для профилактики и санитаризации

По новым правилам, на локации для проведения ивента в общей доступности должны находиться средства для дезинфекции рук. Также предписывается обязательная дезинфекционная обработка всех поверхностей. Организаторы обязаны обеспечивать сотрудников медицинскими масками и предоставлять маски гостям, которые пришли без средств индивидуальной защиты. Скорее всего, придется привлекать дополнительный персонал для контроля этих процессов. Все это приводит к росту бюджета.

Что делать?

Теоретически некоторые затраты можно перенести (например, обязать персонал и гостей принести собственные маски). Или найти спонсоров конкретно для этой цели (например, производителей средств защиты). Санитарную обработку локации можно переложить на арендодателей: они тоже понесли финансовые потери из-за карантина и обязаны разделять затраты в новых условиях.

Ограничение количества посетителей снижает выручку

Чтобы обеспечить соблюдение норм социального дистанцирования, организаторам придется переосмыслить принцип проведения ивентов. Это сокращение количества зрительных мест в зале, маркировка пола в помещении, увеличение дистанции между столами, найм персонала для регулирования потока людей и т.п.

Все это приведет к нерациональному использованию арендованной площади и снижению дохода. Пропускная способность локаций теперь ограничивается 50%, а по факту она может быть даже ниже: 20-40%. Ведь многие люди не рискнут сейчас посещать ивенты.

Что делать?

Наиболее объективный вариант — договариваться с партнерами. Собственники объектов обязаны адаптировать стоимость аренды, так как вопрос выживания в новых условиях актуален для всех участников рынка. Насколько это реально? Представители менеджмента крупных отелей и других локаций признаются: ситуация сложная. Она потребует личных переговоров с организаторами и проработки индивидуальных условий.

Международные ивенты — пока «на паузе»

Есть существенный риск, что люди неохотно будут посещать мероприятия — особенно если это требует переезда. Из-за адаптивного карантина достаточно сильно затруднены поездки внутри Украины. Что касается международных поездок — они практически невозможны из-за закрытых границ или правил 14-дневного карантина в большинстве стран.

Что делать?

В новых условиях организаторам лучше ограничиться проведением небольших региональных или даже местных (городских) ивентов. Увы, это перспектива большинства ивент компаний в обозримом будущем.

В любой момент возможен тотальный карантин

Власти большинства стран не скрывают: текущие послабления временные. Если ситуация усугубится, будут новые внезапные отмены и остановка бизнеса. Первыми, как и в прошлый раз, пострадают ивент компании и представители сферы культуры. Поэтому организаторы должны предложить участникам новых мероприятий гибкие правила отмены и компенсаций. Аналогичные условия нужно обсудить с партнерами (арендодателями, подрядчиками).

Что делать?

Есть большой соблазн переложить финансовые потери на участников (например, прописать в правилах отказ от возврата билетов при отмене ивента). Но финансовые трудности из-за коронавируса испытывают многие. А репутацию организатору лучше не терять.

Стоит ли что-то проводить в таких условиях?

Все зависит от вида и размера мероприятия, а также условий совместной работы с партнерами. В любом случае, это «вопрос цифр»: индивидуальных расчетов количества посетителей, расходов на соблюдение новых правил, размеров спонсорских взносов и т.п.

Организаторам, как всегда, придется внедрять гибкие решения. Например, договариваться о спонсорском покрытии расходов на маски, но при этом нанести на эти средства защиты рекламу спонсоров. Если же по всем расчетам ивент оказывается убыточным — возможно, стоит рассмотреть модель переноса мероприятия в онлайн.