Организаторы мероприятий используют в работе инструменты: общеизвестные или знакомые им по накопленному опыту. Один из обязательных инструментов должен обеспечивать функции сбора и отслеживания основных данных о посетителях. Бесплатные онлайн-анкеты (формы) от Google принято считать полезным сервисом для организаторов ивентов со строго лимитированным бюджетом.

Однако сбор регистрационных и других данных с помощью Google Forms или другого бесплатного общедоступного инструмента может привнести хаос в процесс. И чем крупнее мероприятие — тем больше риск хаоса. Организационный процесс в таких ситуациях сложный, ведь бесплатные сервисы онлайн-анкет не обеспечивают должный функционал.

Если организаторы еще не перешли на другие инструменты и продолжают использовать в практике бесплатные Google Forms, стоит это сделать. Дело в том, что за видимостью экономии скрываются проблемы с распределением времени, управлением информацией, продажами билетов. Стоит рассказать, почему.

5 причин, почему бесплатные формы регистрации не приносят экономии

1. Google Forms и другие подобные инструменты не предназначены для регистрации на мероприятия

Их создавали для решения более простых задач: например, сбора мнений покупателей или клиентов, чтобы оценить уровень их удовлетворенности продуктом, услугой. Сервис обладает ограниченной функциональностью. В частности, процесс настройки форм полностью ручной: отсутствует какая-либо автоматизация, что при работе с большими объемами данных превращает процесс в кошмар. К примеру, чтобы получить банковские данные от посетителей, придется связываться с каждым из них отдельно: почтой или по телефону.

Еще одна проблема — усиление международного и украинского законодательства по защите персональных данных. Собирая данные через бесплатные сервисы, организаторы рискуют: они никак не могут повлиять на процессы защиты информации и риски утечки. Но если она случится, юридические проблемы будут именно у организаторов, а не у сервиса.

2. Онлайн-формы не позволяют работать с платежами

Google Forms априори не способны обрабатывать платежи, поэтому организаторам приходится делать это вручную или искать дополнительные решения. Можно себе представить колоссальные затраты времени и усилий на организацию этих процессов.

Чем больше мероприятие — тем больше времени требуется, и тем выше риск ошибок, путаницы. Ручная проверка и сопоставление данных, ручное отмечание тех, кто внесли платежи — все это несет огромные риски, не говоря уже об организационных недочетах.

3. Онлайн-форма не связана с целевой страницей мероприятия

Для продвижения ивента нужна официальная веб-страница мероприятия. Google Forms предоставляют форму для перенаправления посетителей, однако ее невозможно привязать к сайту. Это значительно усложняет процесс. Плюс, вид у бесплатных форм слишком любительский. Это негативно сказывается на авторитете организующей стороны и снижает эффективность маркетинговой стратегии. Часть потенциальных посетителей потеряют веру в мероприятие.

4. Ни одна форма регистрации не имеет маркетинговых инструментов

Google Forms и другие подобные инструменты — это просто анкеты. Через них невозможно организовать e-mail рассылку для базы собранных контактов. Приходится пользоваться сторонними службами электронной почты. Формы не интегрируются с социальными сетями, из-за чего контактами на этих платформах приходится управлять отдельно. Вроде бы мелочи, но объем работы из-за них значительно увеличивается. Чтобы полноценно управлять формами и решать маркетинговые задачи, необходимо использовать дополнительные сервисы. Еще один фактор потери эффективности.

5. Нет возможности отмечать гостей онлайн

В день проведения мероприятия приходится распечатывать список участников, давать его волонтерам или специалистам на локации, и вручную отмечать каждого гостя: пишущей ручкой, с перелистыванием страниц. Это ужасно неэффективный метод проверки зарегистрированных гостей. Он однозначно приведет к созданию большой очереди, росту недовольства и потере настроения гостей еще до того, как они попадут на локацию. А что будет, если распечатанный и отмеченный список потеряется?

Пользуясь бесплатными инструментами для регистрации посетителей и сбора данных, организаторы несут риски. Поэтому профессиональные ивент команды предпочитают специализированные платные решения, созданные специально для решения нишевых задач. Они защищенные, многофункциональные и полностью соответствуют потребностям этой отрасли.