Event agency ARENA CS работает 14 лет. Основное направление — организация мероприятий Киев. За это время было успешно реализовано 7 тыс. проектов различной сложности. 90% наших клиентов высоко оценили наши услуги. “Ивенты с ARENA CS – это эмоции, которые невозможно передать словами!”- так говорят про нас.

Сегодня мы входим в лучшие ивент агентства Киева и Украины. География наших услуг охватывает Европу, страны ближнего зарубежья, Казахстан.

Наши клиенты: известные общественные и политические деятели, негосударственные компании, всемирно известные бренды.

Сегодняшний успех во многом заслуга наших сотрудников. Каждый event менеджер и ведущий на корпоратив Киев, знают и понимают, насколько это важно, чтобы всё прошло максимально круто, чтобы все участники и гости остались счастливы, и они бы могли с гордостью рассказывать про это событие. Далее мы подробно расскажем, как выглядит наша работа на практике.

Этап 1. Event agency: снятие запросов

Обратившись в event agency ARENA CS клиенту получается персональный организатор мероприятий. В резюме сотрудников, которые будут задействованы в выполнении проекта, будут предоставлены заказчику по первому требованию.

Персональный организатор мероприятий будет вести только один проект, он на связи в режиме 24/7. Связаться с ним можно любым удобным для клиента способом.

Началом его работы является получение технического задания, ведение переговоров по телефону или при личной встречи с целью снятия запросов. Этап крайне важный, ведь недоработки, допущенные сегодня обязательно проявятся в день проведения мероприятия.

Основные вопросы, на которые event менеджер должен получить ответы:

  • Зачем проводится мероприятие корпоратив? Какая основная задача?
  • Какие цели необходимо реализовать? Выясняются и общие и личные цели.
  • Как провести корпоратив?
  • Для кого? Кто целевая аудитория, какие у нее интересы и ценности?
  • Когда будет проводиться?
  • Какая локация?

Кроме вопросов, касаемых самого мероприятия, организатор мероприятий обязательно задаст множество вопросов следующего характера:

  • Как давно существует компания?
  • Чем занимается?
  • Кто владелец, какой его характер, пристрастия?
  • Кто партнеры заказчика?
  • Какие мероприятия проводились в прошлом?
  • Какое количество участников?
  • Кого больше: мужчин или женщин?

Этап снятия запросов крайне важный, ведь ответы на вопросы будут основой и для написания сценария, и подбора локации, и организации питания, и подбора конкурсов и развлечений. Среди ответов, наиболее важными для успешного проведения мероприятия является ответы, которые позволяют определить цели мероприятия. Ведь эффективный и успешный корпоратив Киев есть тот в результате которого были достигнуты задачи и реализованы все поставленные цели.

При переговорах ивент менеджер уточняет все детали, касающиеся мероприятия: особенности, пожелания, меню, необходимости в услугах переводчиков, изготовление полиграфической продукции, подарки сюрпризы на конкурсы, декорирование залы и т.д. и тому подобное.

Этап 2. Event agency ARENA CS: подготовительные работы

event agency ARENA CS

Event agency в течение 2 дней после принятия заказа предоставляет клиенту:

  • на выбор 2-3 варианта места проведения,
  • предварительную смету расходов, затем согласовывает окончательный вариант для проведения мероприятия и утверждает предварительный бюджет.
  • разработку концепции и два-три варианта сценария.
  • осуществляется бронь конференц-залы, номеров в отеле с получением официального подтверждения,
  • вносится предоплата услуг

Event агентство, в лице личного ивент менеджера, держит постоянный контакт с заказчиком, предоставляет ему информацию о ходе выполнения проекта.

Этап 3. Event agency: документальное сопровождение мероприятия

Организация праздников Киев предусматривает документальное сопровождение и далее о том, как оно осуществляется в event agency ARENA CS:

  • Заказчик и Исполнитель согласовывают и подписывают предварительную смету.
  • Исполнитель передает Заказчику счета на предоплату (если это было согласовано в контракте)
  • event агентство Киев вносит предоплату гостиницам и подрядчикам.

После окончания мероприятия event агентство Киев составляет: Акт выполненных работ, финальный бюджет и другие сопроводительные документы. Предоставляет документы Заказчику.

Заказчик и event агентство на основе финального бюджета осуществляют взаиморасчеты.

Этап 4. event agency: работа ивент менеджера за день до мероприятия

Сотрудник event agency за день до начала мероприятия прибывает на локацию и:

  • Занимается подготовкой залы, украшением, размещением мебели.
  • Транспортирует необходимую звуко-, видео- и светотехнику.
  • Проверяет состояние комнат, где будут размещены участники мероприятия.
  • Устанавливает таблички для ориентации;
  • Контролирует чистоту зала и выполнение всех заказанных услуг на корпоратив Киев.

Этап 5. Организация мероприятий Киев: день проведения

event agency ARENA CS

Организация мероприятий Киев требует от ивент менеджера неустанного контроля за:

  • прибытием гостей, регистрации и расселением.
  • организацией начала события.
  • проветриванием/кондиционированием залы.
  • работой аппаратуры и оборудования
  • раздачей материалов гостям.
  • питанием гостей.
  • качеством и своевременностью оказываемых услуг.
  • выездом участников.
  • компенсацией проезда.
  • расходами по бюджету.

Если ведущий на корпоратив запросил о помощи или сообщил о возникшей проблемы, менеджер моментально реагирует, принимает решение и исправляет ситуацию.

Этап 6. Организация корпоративов Киев: предоставления отчетности

  1. Организация корпоративов Киев завершается предоставлением Заказчику отчетности. Проводится этот этап на протяжении трех дней после проведения мероприятия.
  2. Эвент менеджер получает комментарии Клиента по качеству и своевременности оказанных услуг.
  3. Выполняет составление исполнительной сметы. Далее согласовывает ее с Заказчиком.
  4. Вносятся изменения в бюджет, которые могут произойти по факту окончания мероприятия, но только в случае согласия Заказчика и его подтверждения.
  5. Если ведущий на корпоратив имеет основную задачу провести мероприятие по сценарию развлечь гостей и достигнуть поставленных целей, то основная задача эвент менеджера контроль за расходами и согласование с Заказчиком всех дополнительных затрат, которые могут иметь место в процессе подготовительных работ или же непосредственно в день проведения мероприятия.

Event агентство Arena CS в течение 3 дней по завершению мероприятия:

  • Подготавливает и передает и передача Заказчику Акт выполненных работ и необходимые официальные документы
  • Менеджерами проводят анализ для улучшения сервиса в будущем
  • В случае поступления требования Клиента, предоставляется отчет о мероприятии.

Организация праздников Киев: условия сотрудничества

Организация праздников Киев от эвент агентства ARENA CS, представляющей лучшие ивент агентства Киева, направлена удовлетворить все запросы и потребности клиента, обеспечить его максимально полезным и интересным мероприятием. В работе мы используем уникальную методологию, которую разработали самостоятельно. Ивент агентства Киева предлагают свой продукт. Ведь пока еще общие стандарты качества в ивент индустрии не введены. Тем не менее, клиент ориентируется на мировой уровень и ожидает от исполнителя предоставление услуг самого высокого качества.

event agency ARENA CS разработала стандарты качества, которые направлены:

  • Соответствие европейским стандартам.
  • Формированию положительной репутации компании. Соответствие актуальным законодательствам Украины и правилами безопасности.
  • Соответствие требованиям законодательства Украины и правил безопасности.

Выполнение политики качества — прямая обязанность всех сотрудников компании, каждый ведущий на корпоратив, каждый организатор мероприятий отвечают за уровень оказываемых услуг. Каждый из них имеет все для выполнения своих должностных обязанностей, имеет права для выявления несоответствий и может вносить предложения по улучшения сервиса.

Успешная организация праздников Киев: как результат грамотного выбора подрядчика

Успешная организация мероприятий Киев — результат грамотного выбора подрядчиков. При выборе мы детально и тщательно проверяем информацию о компании. Именно внимание к каждой детали, тщательность в планировании и отличает лучшие ивент агентства киева от рядового ивент агентства Киева.

При выборе поставщиков мы:

  1. Проверяем является ли наш потенциальный подрядчик членом профильных, бизнес Ассоциаций и иных общественных организаций. Также выясняем есть ли у компании и ее сотрудников сертификаты и отличия. Уделяем время изучению резюме сотрудника, который будет работать непосредственно с нами. Скрупулезно изучаем и анализируем, ведь организация праздников Киев непрофессионального отношения не терпит.
  2. Проверяем опыт деятельности компании-поставщика и выбираем тех, кто пришел на рынок совсем недавно. Также изучаем есть ли опыт похожий на наш проект, был ли опыт работы на нашей локации.
  3. Обращаем внимание на отзывы, которые оставили знакомые нам люди или компании. Если таких отзывов нет, то мы выберем компанию с узкопрофильной деятельностью.
  4. Корпоратив Киев, как правило, предполагает большой бюджет, то всегда проверяем страхову. Если подрядчик готов взять на себя страховые обязательства, то это свидетельствует о серьезности компании и ее хорошем финансовом положении.
  5. Узнаем с кем они сотрудничают и проверяем как они выполняют свои обязанности, как долго работают, вовремя ли платят, какое мнение о менеджерах и т.д.
  6. Какая форму собственности компании и как мы будем получать счета: с НДС, без НДС. Запрашиваем наперед документацию.
  7. Узнаем каким способом будут выставляться счета: по безналу или наличными. Отдаем предпочтение компанию с гибкостью в этом вопросе.
  8. Требуем от сотрудников знания иностранного языка, в случае если на событии будут гости-иностранцы. Если мероприятие подразумевает участие иностранцев,
  9. Интересуемся, получим ли мы отдельного распорядителя на наш корпоратив Киев.
  10. Мы спрашиваем очень много. Наши вопросы касаются: и реальных потребностей, и виртуальных. Если всегда с нами соглашаются и готовы сделать как мы хотим, то мы зачастую идем искать другого поставщика. Ведь выполнить самые замысловатые пожелания под силу только волшебнику. Ответственный подрядчик тот, который ставит сроки, просит ответственного и т.д.
  11. Мы не рассматриваем, не подписываем типовой договор. Стараясь обезопасить себя, мы расписываем максимально детально все требования и ожидания, которые у нас есть.

Организация корпоративов Киев от event agency ARENA CS

Event agency ARENA CS представляет лучшие ивент агентства Киева и Украины, подтверждением этому являются многочисленные награды и премии.

Обращение в наше агентство избавит от всех хлопот, связанных с организацией и проведением мероприятия. Мы обеспечим решение задач и реализацию целей, уникальную развлекательную программу, выбор оптимальной локации, вкусный банкет.

Преимущества event agency ARENA CS:

— Большой опыт работы.

— Собственная методология.

— Стандарты качества.

— В штате 70 молодых, энергичных сотрудников. Вам нужен лучший event менеджер или ведущий на корпоратив Киев? Тогда вам точно к нам!

— Экспертиза в организации мероприятий.

— Уникальная корпоративная методология работы.

— Высочайшие корпоративные стандарты качества, соответствуют принятым в Европе.

— Собственным автотранспортный парк для оперативной работы.

— Материально-техническая база.

— Печатное производство.

Вы делаете заказ, предоставляет бриф. После серии вопросов с уточнением для снятия запросов, в работу вступает команда профессионалом. Вы получаете свой идеальный ивент, который вас точно удивит.

Запомни: Ты будешь гордиться ивентом, который провел с ARENA CS!