Стремительно развивающаяся эпидемия коронавируса дала повод отменить ивент Mobile World Congress. MWC — крупнейшее технологическое ежегодное мероприятие. Об участии в нем в 2020 году заявили 100 тысяч человек и более 28 тысяч компаний. Большинство из них — представители КНР. Первым сигналом к отмене ивента стал запрет полетов из Китая, инициированный для сдерживания коронавируса.
Несмотря на усиленные меры безопасности, список которых был представлен заранее, прибывшие на ивент крупные участники озвучили свои отказы. Они опасались высокого уровня риска: такое количество участников несомненно несло потенциальную угрозу заражений.
В конечном итоге инициатору и организатору мероприятия — компании GSMA — пришлось отменить ивент, сославшись на отсутствие возможностей для нормального проведения. Остается вопрос, останется ли после этого конференция MWC одним из главных технологических событий мира.
Стоит проанализировать меры по защите участников, которые внедрила GSMA еще на этапе подготовки, а также спрогнозировать будущее предстоящих крупных ивентов на фоне распространения коронавируса.
Что произошло с Mobile World Congress?
Одним из главных факторов, заставивших организатора отменить ивент, стал отказ от участия крупных технологических гигантов. Среди них: Amazon, Facebook, Sony, LG и многие другие.
Не помог даже анонс ограничений и мер безопасности. Их предварительно опубликовал организатор, желая убедить участников в полном контроле ситуации. Предполагалось, что эта информация снизит страх перед возможным риском.
Перечень мер защиты включал запрет на посещение ивента для жителей провинции Хубэй (эпицентра коронавируса). Кроме того, участники, побывавшие до этого в Китае, должны были доказать, что прибыли оттуда раньше, чем 14 дней назад. Также организаторы взяли на себя обязательство удвоить количество медперсонала по сравнению с прошлогодним мероприятием. Еще одно анонсированное нововведение — температурный скрининг. Это далеко не все. В своих мерах безопасности организаторы зашли так далеко, что предложили политику «встреч без рукопожатий».
Уже ясно, что все это было зря.
Чем опыт MWC может быть полезен для других ивентов?
Последствия отмены крупного мероприятия еще предстоит определить. Сейчас выясняется вопрос компенсации затрат участников, успевших закупить выставочные стенды и понести другие финансовые потери. Также гостей несостоявшегося ивента интересует вопрос возврата средств за купленные билеты.
В целом, страховой контракт ивента включает компенсацию расходов и издержек из-за отмены «в ситуации, не контролируемой организатором». Размер возмещения — до 12,953 тыс. долларов США. Однако в контракте есть специальные условия, прописанные мелким шрифтом. Они дают право не компенсировать расходы, когда ивент отменен из-за инфекционного заболевания. Особенно, если оно привело к:
- введению карантина и ограничений в передвижении;
- рекомендации отказаться от поездок, озвученной национальными или международными органами здравоохранения.
По сути, это дает право ничего не выплачивать всем участникам: и тем, что отказались от ивента до его отмены, и тем, кого поставили перед фактом. Можно себе представить масштабы репутационных потерь организаторов.
Какие уроки могут извлечь другие организаторы ивентов?
Независимо от размера мероприятия, важно внедрить четкую политику отмены ивента, и прописать прозрачные условия в договорах с участниками. Коронавирус еще не достиг своего пика. Поэтому отмены и переносы событий ожидаются по всему миру. Организаторам и участникам нужно иметь четкое представление о том, что покрывает и не покрывает страховой полис.
Если не хочется нести колоссальные репутационные и финансовые потери, спасет творческий подход. Так, эксперты ивент сферы советуют все организаторам мероприятий, запланированным на ближайшие 4 месяца, организовать потоковое вещание. Это спасет событие, так как спикеры, зрители и участники смогут находиться в безопасности.
Тема актуальна и для Украины: организаторам лучше подготовить альтернативные решения. Особенно это касается глобальных мероприятий с высокой анонсированной посещаемостью. Инвестировав в организацию прямого вещания, можно провести ивент, даже если ситуация с коронавирусом останется опасной. Еще в таких условиях лучше составлять антикризисный план и заранее готовиться к рискам: чтобы потом не решать проблемы в «режиме паники».
Есть вопросы о содержании статьи? Обратись к автору
Тарас Матвийчук
Техничеcкий директор
