Сегодня поделимся рекомендациями от Pamela Norwood: креативного директора маркетингового агентства и владелицы ивент компании в Нью-Йорке. В ее резюме — организация мероприятий для всемирно известных брендов: Rolling Stone, New York Magazine, GQ, the Condé, Travel & Leisure и многих других. Эксперт поделилась своими мыслями о том, как создать «ту самую магию», ради которой посетители покупают билеты на мероприятие и в день Х наполняют локацию.

Каждый ивент менеджер согласится: детали крайне важны в процессе подготовки мероприятия. Внимание к «мелочам» — гарантия того, что ивент пройдет без неприятных сюрпризов, по плану, а посетители оценят легкую непринужденную обстановку. И только организаторы знают, что за этой непринужденностью — дни и недели тщательной командной работы.

Разработка программы ивента, организация кейтеринга, поиск и оформление локации, установка оборудования, музыкальное сопровождение — все это важно. Но не стоит забывать о том, ради чего люди придут на это мероприятие. Это самое главное — эмоции гостей, их ощущение причастности к важному событию, их впечатления и радость. Как создать эту «магию»? Вот несколько простых рекомендаций.

Не повторяйтесь. Новый ивент — новые идеи

Нельзя расслабляться: не позволяйте себе и коллегам работать по заезженным шаблонам. Лучше каждый раз «с нуля» разрабатывать стратегию взаимодействия с аудиторией. Представьте, что вы художник, а каждый проект — это ваше чистое полотно, на котором вы напишете будущий шедевр.

Как вовлечь гостей

Если в голове возникла мысль «Круто получилось в прошлый раз. Сделаю так же и сейчас, должно сработать» — не поддавайтесь, не давайте слабину. Организатору нельзя почивать на лаврах, он должен всегда находиться в поиске чего-то нового.
Это не банальная мотивация. Смысл более глубокий: если организатор позволяет себе повторяться, очень скоро он превратит свою работу в конвейер. В результате утратит к ней интерес, а это отразится на качестве. Ощущение новизны — то, ради чего многие приходят в ивент сферу. Его нужно сохранять.

Энтузиазм, чувство юмора и взаимоуважение

Каждый член команды организаторов — ценность. Все специалисты, работающие над подготовкой мероприятия, формируют имидж ивент компании. Они — ее лицо. Результат организации и успех ивента напрямую зависят от их вовлеченности и мотивации.

Воодушевленные, уверенные в своей работе члены команды создадут отличную атмосферу ивента, смогут передать позитивный настрой участникам и посетителям. А все начинается с взаимного уважения. Все — от парня, зваривающего кофе, до руководителя проекта должны уважительно относиться друг к другу. Важные качества для организатора мероприятий: энтузиазм, оптимистичность, чувство юмора. Культивируя положительные эмоции и взаимопомощь, легко работать совместно и организовать успешные ивенты. Согласитесь, оно того стоит.

Умение вызывать восторг

Пожалуй, это самый сложный момент. Добиться, что аудитория была в восторге можно только одним способом: удивить ее. Для начала стоит оценить все тонкости организации и составить перечень моментов, без которых нельзя провести ивент. После можно оценить каждый пункт списка с позиции «Что, если…». Таким простым способом можно по-другому посмотреть на стандартные решения и разнообразить даже самые рутинные моменты: будь то оформление входа, кейтеринг или что-нибудь другое. Любое из действий можно преподнести так, чтобы посетители пришли в восторг.

Pamela Norwood привела пример из своей практики:

«Готовя ивент Global Bazaar для Travel&Leasure, мы поставили себе задачу сконцентрироваться на тематике путешествий. Поэтому все элементы: от оформления локации до программы и брошюры, ассоциировались у посетителей с поездками по странам мира. А еще мы оставили место для элемента неожиданности. Ведь в каждом путешествии что-то новое и необычное может поджидать буквально в любой момент, и никто не знает, что это. Кроме того, тематике ивента соответствовал и внешний вид команды. В частности, на официантах была униформа в индийской стилистике».

Как вовлечь гостей

Еще один пример — фестиваль Marfa Film Festival (Техас), который посетила Pamela Norwood. Ивент проходил в комиссионном магазине. Перед тем, как дать гостю напиток, ему предлагали выбрать емкость из ассортимента магазина. На выбор были предложены необычные чашки, баночки из-под джема, пивные кружки. Цена емкости была доступной: от полдоллара до доллара. Купленную емкость достаточно было передать бармену, чтобы он начал готовить индивидуальный напиток.

Атмосферу дополнял музыкальный коллектив, играющий композиции в стиле кантри. Девушки и женщины, представляющие сторону организаторов, носили старомодные прически (высокие пучки). Организаторам удалось создать умиротворенную атмосферу. Гости, потягивающие напитки из необычной тары, ощущали собственную индивидуальность. Решение было очень простым, но гениальным: ивент из обычного превратится в особенный.

Возможность совершать открытия

Наверное, каждому довелось хоть раз, но побывать на подобном мероприятии: когда приходишь на локацию, берешь напиток, попиваешь и ждешь: что же интересного произойдет? Но событий нет. Унылый ивент — что может быть неприятнее? Нельзя доводить гостей до скуки и разочарования. Им необходимо двигаться и совершать открытия. Быть в центре интересных событий — тренд современной культуры.

Работать так, будто на ивент приедет королева

Pamela Norwood рекомендует создать образ «гостя мечты». Это нужно, чтобы команда ориентировалась не на «среднестатистического посетителя», а на нечто большее. Даже если ивент далек от королевского приема, а большинство гостей не отличают фуа-гра от биг-мака, нужно создать такую атмосферу, чтобы посетители сами пожелали соответствовать высокому уровню.