Корпоративные мероприятия 2020: тенденции, инновации

Есть ли необходимость проводить online мероприятия в период карантинных ограничений? Захотят ли сотрудники компаний смотреть корпоратив и участвовать в активностях удаленно? СЕО ивент агентства ARENA CS Яна Матвийчук — о вызовах, с которыми столкнулась отрасль организации мероприятий в 2020 году, о сложностях перехода на онлайн-форматы и тенденциях развития.

Какой сейчас спрос на услуги ивенторов? Насколько меньше проводится мероприятий?

Рынок изменился радикально.

Наше агентство ARENA CS занимается организацией событий для корпоративных клиентов — то есть, В2В услугами. С началом карантина, еще в марте, спрос на «классические» в нашем понимании ивенты в этом сегменте практически упал до нуля. Корпорациям, бизнесу, общественным организациям совсем не хочется (это и логично, и верно) брать ответственность за безопасность и здоровье людей: участников, спикеров, артистов и персонал на массовых и локальных событиях. Не говоря уже о риске нарушения законодательства.

Мероприятия, по сути, запрещены. Но задачи, которые они должны решать, никуда не делись. Бизнесу и общественным организациям все так же нужно обучать, вовлекать, продвигать товары или идеи, популяризовать проекты, мотивировать команды и сплачивать людей вокруг общих целей и ценностей.

Все мероприятия массово, но с попеременным успехом и эффективностью, попытались перевести в «онлайн». Только наше агентство в промежутке с конца апреля по октябрь организовало 200+ онлайн ивентов разного масштаба: от международных форумов до внутренних корпоративных тренингов.

Год назад в декабре украинские компании вовсю готовились к корпоративам. Что происходит сейчас?

Новогодние корпоративы не стали исключением. С середины лета наша команда принимала участие в 15 тендерах на корпоративы больших компаний, и все заказчики просили рассчитывать смету на офлайн и онлайн форматы. Честно говоря, мы уже летом понимали, что офлайна не будет точно, и делали акцент именно на онлайн ивентах. В итоге, практически все эти тендеры закончились отменой планов проводить масштабные «гуляния» даже онлайн.

Дело в том, что за месяцы карантина и ухода в онлайн вырисовались две четких тенденции:

1. «Онлайн слепота». Люди включаются в Зум или другие платформы «по накатанной», но крайне слабо воспринимают контент с экрана, и еще более слабо вовлекаются в активности, не задают вопросы и т. д. Часто случается, что аккаунт подключен к событию, но камера и микрофон выключены — и вообще неизвестно, есть ли человек перед своим девайсом или куда-то ушел. В онлайн нет обмена энергией, присущего для живых событий. Онлайн можно учить, можно вести переговоры, но к сожалению, пока нельзя вдохновлять и обмениваться энергиями. Уверена, что чуть позднее мы либо научимся так делать, либо сменится поколение, которое не знало другой реальности и тотальный онлайн станет новой нормальностью.
2. ТОП менеджмент корпораций уже однозначно посчитал экономию от отмены всех рутинных ивент затрат, но еще не посчитал «эффект отмены». Как бы то ни было, однозначно оценить позитивное или негативное влияние отмены корпоративов на фоне всей груды изменений в бизнес-процессах и системах, моделях взаимодействия в командах за 2020 год еще нереально. И компании не жаждут тратить большие бюджеты на не очень эффективный онлайн, или не могут пока оценить и вообразить «как это будет».

Возможно, стоит привлечь в качестве аргументов успешные примеры из мирового опыта? Или найти возможность провести традиционный оффлайн праздник?

В мировой практике еще не наработан массив реальных кейсов и проверенных эффективных форматов. Поэтому опасения корпораций мне понятны.

Оффлайн же формат корпоративов законодательно запрещен: по крайней мере, для компаний с персоналом 20+ человек. И малейших предпосылок к тому, что ситуация изменится, я не вижу. Не могу сказать, что все 100% бизнесов и организаторов это понимают — судя по некоторым публикациям в социальных сетях. Но массовых традиционных вечеринок в 2020 году точно не будет. Ну, или это будут подпольные вечеринки, которые через несколько дней продолжатся в очередях на тестирование в лабораториях.

Какие основные требования заказчика онлайн корпоратива сейчас?

В основном клиенты планируют комбинацию из доставки гастрономических наборов + короткие онлайн «вечеринки» с отчетами за 2020 год, поздравлениями и награждениями сотрудников, отличившихся в важных для компаний проектах.

Картинка и размах онлайн вечеринок очень сильно разнятся зависимо от заказчика: от виртуальных квестов до YouTube-трансляции предварительно записанного контента, от профессиональной студии с попеременной сменой спикеров/артистов до вещания из офиса клиента.

Однозначно, есть огромный запрос на видеосъемки абсолютно разного формата, динамики, креатива и спецификаций: от формата традиционных поздравлений а-ля «спикер в кадре с бокалом игристого говорит речь» на одну камеру до динамической съёмки с кранами, автомобилями и дронами. Тут ситуация и запрос зависит от уровня креативности, внутренней свободы и, в хорошем смысле, дерзости, скорости и желания проявить себя и свой бренд у руководителей и маркетинг / HR / PR команд в компаниях.

В подарках и гастро наборах просят баланса креатива и бюджета. В онлайн вечеринках просят участия звезд в формате коротких включений с поздравлениями. Но при этом заказчики не очень готовы воспринимать гонорары в 3-10 тыс. у. е. за такие услуги. Также есть  массовый спрос на тематические сайты онлайн ивентов или проектов для сбора аудитории. Мы даже открыли отдел, занимающийся быстрой версткой разнообразных сайтов для ивентов.

Какие новые форматы и решения для новогодних онлайн корпоративов готовы предложить ивенторы? В чем основная сложность их реализации?

Радикально новых и в то же время круто технически реализованных решений на данный момент нет. Именно потому, что еще не наработан массовый опыт, не собраны какая-либо статистика и фидбек от аудитории.

Наше ивент сообщество очень надеется, что ежегодный Event Industry Forum 2021 состоится, и мы там сможем собрать и услышать комментарии, отзывы от смелых и активных бизнесов, а также и общественных организаций.

Нам интересно мнение всех, кто пробовали и внедряли разные типы онлайн и гибридных активностей (самостоятельно или с агентствами) по поводу влияния онлайн и гибридных событий на их аудитории. Это же касается и продюсеров звезд шоу-бизнеса, организаторов фестивалей и т. д. Все игроки ивент рынка желают понять работоспособность новых форматов в массе, а не только на своих фокусных проектах, ориентированных под конкретных клиентов.

Если говорить о подходах, которые сейчас принято считать «новыми» — речь, по сути, идет о телевизионных и/или радио форматах: ток-шоу, реалити-шоу, выпуске новостей с рекламными паузами, церемонии награждения и «голубом огоньке», «столе заказов» в самых разнообразных их компиляциях и гибридах.

Я не могу назвать их инновационными, так как они известны и используются уже несколько десятилетий. Эти форматы направлены на достаточно расслабленное и частично осознанное потребление. Они имеют право на жизнь, просто показатели эффективности тут надо замерять по-другому: не так как в живых ивентах. Новыми они, безусловно, являются для многих организаторов, заказчиков, артистов, спикеров и всех, кто привыкли работать «живьем».

Особняком стоят VR ивенты. Форматы онлайн корпоративов в виртуальной реальности вполне заслуженно можно преподносить как инновационные. Единственным ощутимым препятствием их массовому прогрессу и внедрению являются еще несовершенные технические и программные решения, дороговизна оборудования, необходимого для полноценного погружения в виртуальное пространство.

Роль играет  и отсутствие опыта у аудитории. Согласитесь, что чтение громоздких «геймерских» инструкций перед входом «на ивент» — это развлечение не для всех. Эти причины взаимозависимы: крутые программы не работают на стандартном «железе», а дорогое оборудование (VR очки и сильные компьютеры), пока недоступны массовому участнику событий. Равно как и отсутствующий геймерский опыт для быстрой адаптации и навигации в виртуальном пространстве.

Поэтому большинство онлайн корпоративов и гуляний будут сфокусированы вокруг «телевизионных» и стриминговых форматов с поправкой на требования к картинке, численности и технической продвинутости аудитории. Значение будут иметь бюджет на продакшн и лайн ап у компании-заказчика.