Как подготовить онлайн ивент на высшем уровне. С чего начать?

Постановка целей

Это неотъемлемая часть процесса планирования. Нужно определить, зачем это мероприятие, почему его нужно провести именно сейчас и что оно должно дать компании, а также кого хочется пригласить на него и по каким критериям можно считать, что ивент прошел успешно.

Важно ставить смарт-цели: конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и своевременные. Поставив цели, можно разрабатывать стратегию. Проще говоря — анализировать, каким именно образом реализовать поставленные задачи.

Выбор формата

организация онлайн ивента

Существует множество способов провести виртуальное мероприятие. Вот только некоторые идеи:

  1. Вебинар. Современный «малый формат» — например, zoom ивент в виде прямого общения тренера и небольшой группы учеников, с возможностью непосредственного прямого общения.
  2. Веб конференция онлайн. Глобальный ивент, объединяющий локальных или международных спикеров. Может проводиться полностью удаленно (прямые включения спикеров) или в комбинированном формате (спикеры собираются офлайн в одной локации, и вещание ведется из нее).
  3. Онлайн корпоратив. Совершенно новый формат, в котором есть много пространства для экспериментов. Может проходить в виде квеста, командной игры, мастер-класса, дегустации и т.д.

Подготовка контента

Это контент, который будет использоваться для продвижения ивента, непосредственно для события и работы с удаптоорией после завершения мероприятия. Он играет решающую роль: от него зависят впечатления и опыт аудитории. Содержание должно быть продуманным до мелочей и работать на достижение поставленных целей.

Технические тонкости

организация онлайн ивента

Краткий чек-лист, который поможет выбрать идеальную платформу для онлайн мероприятия:

  • Нужна ли система продажи билетов и предварительной регистрации?
  • Достаточно экрана трансляции или нужно создавать сайт мероприятия?
  • Какой набор инструментов нужен организатору и спикеру (модерация комментариев, переключение экранов, одновременная трансляция в соцсети и пр.)?
  • Какие элементы взаимодействия с аудиторией необходимы?
  • Какие инструменты аналитики нужны для оценки эффективности ивента?

Выбор платформ для виртуальных мероприятий достаточный. Среди них, например:

  1. Zoom. Инструмент для переговоров, видеоконференций до 1000 участников, мозговых штурмов. Среди возможностей: демонстрация экрана, чат, отключение звука для выбранных пользователей, запись видео и т.д. Работает на компьютерах и мобильных устройствах.
  2. Jitsi. Сервис для онлайн видеоконференций с одновременной трансляцией на внешних площадках (включая YouTube). Среди опций: запись экрана, чат. Работает в браузерах и через мобильное приложение.
  3. Google Hangouts — инструмент для совместного взаимодействия в небольших рабочих группах. Можно провести через него локальный тренинг или рабочее совещание. Среди опций: обмен сообщениями, групповые чаты.

Организационные «тонкости»

Самая рутинная, но крайне важная часть подготовки. Включает выбор правильной даты и времени проведения онлайн мероприятия (с учетом разницы во времени, календарных праздников, графика спикеров и пр.), а также рассылку приглашений, продвижение ивента и десятки других операций.

Также это период заключения контрактов с поставщиками оборудования, с платформой для трансляции и другими подрядчиками. В это же время нужно организовать обучение персонала и спикеров (потому что при всей простоте трансляционных инструментов разобраться с ними без подсказки не получится).

Продвижение аудитории

Продвигая онлайн мероприятие, нужно помнить целевой аудитории. Выбор каналов коммуникации зависит от этого: реклама, социальные сети, e-mail рассылки или сообщения через профильные СМИ. Потенциальному участнику нужно озвучить коммерческий аргумент — то, ради чего он должен купить билет или подключиться к бесплатной трансляции.

Выбор инструментов вовлечения

организация онлайн ивента

Несколько вариантов интерактива для удержания зрителей:

  • возможность задавать вопросы с поле для комментариев или в чате;
  • участие в опросах и викторинах;
  • поощрение живых обсуждений в социальных сетях;
  • прием зрительских предложений и идей;
  • упоминание в эфире авторов интересного контента, связанного с ивентом;
  • онлайн игры.

А что в кадре?

Если вы думаете, что зрителям будет интересно несколько часов подряд смотреть на говорящие головы в экране — вы ошибаетесь. Трансляцию — как и локацию оффлайн ивента — нужно декорировать. Соответствие тематике, цельность, интересные акценты, удобный пользовательский интерфейс — ключевые пожелания.

Проведение виртуального мероприятия

Что нужно учесть, когда до трансляции остаются считанные часы:

  1. Доступность. Платформа доступна для регистрации и входа с любого устройства, независимо от географии.
  2. Репетиции. Крайне важно сделать «прогон», чтобы увидеть проблемные места и улучшить качество (как в самом сценарии, так и в технических моментах).
  3. Готовность к техническим проблемам. Должен быть «план Б» на случай непредвиденных ситуаций. Например, запись трансляции для тех, кто потеряли возможность смотреть ее онлайн.

Анализ эффективности

Как понять, успешно ли прошел онлайн ивент? Удалось ли достичь целей? Используя инструменты аналитики (обычно их предоставляет платформа видеохостера), стоит проанализировать:

  • охват трансляции;
  • количество отказов (и причины);
  • вовлеченность;
  • что именно вызвало пиковый интерес аудитории;
  • комментарии и вопросы на платформе.

Отдельно нужно изучить реакцию участников и зрителей: публикации в СМИ, отзывы и упоминания в социальных сетях. Если мероприятие было направлено на конкретные коммерческие цели, нужно изучить их (рост продаж, количества поисковых запросов, трафика на сайте и т.п.).

Вместо выводов

Поначалу организация виртуального мероприятия может показаться простой задачей. Но мы показали, что процесс подготовки успешного онлайн ивента требует времени, исследований, ресурсов и профессиональных знаний. Очевидно, что справиться своими силами с этим невозможно. Нужна профессиональная команда организаторов. Делегировать ей подготовку — верное решение, которое даст качественный результат и поможет добиться поставленных бизнес-целей.