10+ правил по работе с декором при подготовке ивента

Декорации — неотъемлемый элемент любого события. Неважно, что это — пара баннеров или разнообразие сложных объектов, организатору нужно профессионально подойти к процессу выбора, производства и установки декора. Мы сформировали несколько правил по работе с декоративными элементами, которые позволят избежать ошибок, сэкономить и сберечь много нервных клеток.

«Семь раз отмерь»

Лучше на ранних подготовительных этапах пригласить на локацию специалиста по декору, чтобы он самостоятельно сделал замеры и изучил особенности площадки. От этого зависит все: в том числе варианты крепления конструкций и другие тонкости. Увидев самостоятельно, специалист сможет более точно все продумать: это избавит от форс-мажора и лишних трат.

Расходы на монтажников

Согласовывая смету с подрядчиком, нужно обсудить, входит ли в стоимость присутствие на локации дежурных монтажников во время ивента. Обычно это учитывается по умолчанию, но при сокращении бюджета опция может выпасть.

Куратор проекта

В начале разработки проекта лучше назначить арт-директора: специалиста, курирующего все процессы создания визуальной концепции. Это должен быть специалист, которому можно доверить право решающего мнения. Это поможет оптимизировать расходы, избавившись от доделок и переделок.

Помощник на локации

Монтаж декораций обычно осуществляется в срочном порядке: нет ни минуты свободного времени. Лучше подстраховаться и выделить отдельного работника, который будет следить за чистотой и порядком на локации, чтобы не отвлекать из-за этого монтажников.

Визуализация

Заказчикам и организаторам нравится заранее видеть и понимать, как все будет оформлено. Отправляя ТЗ для декораторов, лучше визуализировать все идеи, чтобы представление о предстоящих задачах было одинаковым у всех сторон.

Планирование всех «стыковок»

Декораторам придется работать на одной площадке с другими подрядчиками. Чтобы не возникало конфликтных ситуаций и нестыковок (особенно по части технического обеспечения), лучше предварительно собрать всех подрядчиков и обсудить все моменты.

Курирование всех этапов

Организатору лучше лично проверять пробники печати, контролировать производство и этапы монтажа декораций.

Со всех сторон

Обычно на предварительных визуализациях демонстрируют самые выгодные ракурсы. Но в реальности участники видят площадку с разных сторон, в том числе и сверху. Поэтому лучше предварительно проверить и убедиться, что с любого ракурса площадка выглядит привлекательно.

На свете не экономят

В 99% случаев требуется качественная подсветка декораций для достижения нужного визуального эффекта. Если сэкономить на свете, есть риск, что декор «провалится» на общем фоне локации, и затраты на него будут нецелесообразными.

Тени тоже важны

Если готовится большой ивент с огромным сценическим пространством, нужно учитывать, что будут видеть зрители на задних рядах. Например, буквы лучше оттенять: с большого расстояния они будут казаться объемными. То же касается другого декора.

Четкие дедлайны

С декораторами нужно обсудить как минимум два дедлайна: максимальный срок получения (закупки) материалов и время на работу с ними. Особенно это актуально, если требуется большое количество материала с одинаковыми характеристиками (например, несколько тысяч «квадратов» одинакового линолеума).

У материалов есть свойства

Например, дерево — часто используемый материал при подготовке декора для ивентов. Если планируется использование объекта из дерева в течение нескольких дней, следует прописать в смете покупку высушенной древесины. Объект из сырого материала потеряет форму уже на второй день эксплуатации: особенно в уличных условиях.

Какой материал выбрать для напольного покрытия? В большинстве стран отдают предпочтение пластику. Но сейчас в Украине наблюдается большая разница между дневной и ночной температурой. Это может привести к деформации материала. Поэтому:

• для люксовых мероприятий полы лучше покрыть композитным материалом на основе алюминия. Он сохранит внешний вид в любых условиях;
• для других ивентов и при ограниченном бюджете нужно застелить полы фанерой, предварительно окрашенной каучуковой краской.