Проектный менеджмент в ARENA CS: управление ивентами во время войны

Предусмотреть все возможные риски до их наступления. Если что-то пошло не так, задействовать планы А, Б и другие, чтобы достичь запланированного результата. Это реалии работы ивент менеджера. Каждое мероприятие – это вызов. Организатор учитывает каждую переменную и продумывает алгоритм действий на любой случай. Очень похоже на принципы кризисного менеджмента, правда? Это отлично работало в мирное время. Но когда наступают, как говорят юристы, «обстоятельства непреодолимой силы», любой выстроенный баланс нарушается. Или нет? Рассмотрим, как организовать работу ивент компании в условиях полномасштабной войны, реализовать проекты, сохранить команду и не потерять голову.

Кризисный менеджмент и организация событий: что общего?

Сначала пандемия. Затем полномасштабное наступление россиян. Первое событие серьезно «подкосило» отрасль организации событий (около 45% агентств закрылись навсегда или радикально переформатировали сферу деятельности). Война же, казалось бы, должна была «добить» сильнейших. Ведь у них практически не было времени, чтобы приспособиться к работе в постпандемическом обществе, а здесь — новые, более радикальные, вызовы. Так бы и случилось, если б не естественная склонность профессиональных организаторов событий к адаптации.

Ивент-менеджер, как известно, занимается планированием и координацией различных событий, таких как конференции, выставки, празднования, корпоративные мероприятия и другие. Главная цель — обеспечить успешное проведение мероприятия согласно с требованиями и целью клиента. В условиях войны эти традиционные параметры теряют актуальность. И вот именно в такие моменты каждый организатор включает в себе «кризисного менеджера».

Кто это? Как минимум — специалист, берущий на себя управление проектами, которые находятся в тяжелом состоянии из-за технических неисправностей, финансовых неурядиц, проблем со здоровьем работников и других негативных обстоятельств. Его задача – предусмотреть риски и разработать план реагирования на каждую из угроз.

В общем, и организация событий и кризисный менеджмент относятся к понятию управления проектами. Что делает хороший менеджер? Планирует, организует, координирует и контролирует ресурсы (человеческие, материальные, финансовые) для достижения определенной цели.

Но одно дело – руководить командой. Другое — организовать какое-то событие, где команд обычно несколько, и они разные по структуре и уровню компетенций. Здесь все зависит от логики управления, полномочий и ответственности каждого специалиста. Мы в ARENA СS раз убедились, что горизонтально построенные команды имеют больше шансов на «выживание» даже при серьезных внешних вызовах. Но обо всем по очереди.

Если «веселые времена» уже наступили: как наладить управление проектами во время войны?

Пандемия и война стали для украинского бизнеса внешними факторами, которые почти никто не мог предвидеть. Это тот самый форс-мажор, о котором обязательно упоминали во всех договорах, но никогда не думали, что придется в этих условиях работать. Как же наладить управление проектами, если почти все плохое, что могло произойти, уже произошло?

В первую очередь:

1. Выявить главные проблемы.
2. Проанализировать ресурсы, которые есть для решения этих проблем.
3. Создать план работы в новых условиях.
4. Разработать механизм принятия решений, учитывая, что ключевые лица могут находиться в разных местах и определенное время могут не выходить на связь.
5. Не забывать мотивировать команду!
6. Пошагово реализовать план, пока внешние условия не стабилизируются.
7. После этого подвести итоги управления проектами в кризис.

Как мы в АРЕНА CS реализовали это на практике?

Действительно, в феврале 2022 проекты остановились, большая часть команды переехала в безопасные места, и ситуация была, мягко говоря, неопределенной. Главной задачей стало сохранение команды, поддержка морального состояния и подготовка к возобновлению работы. Для этого мы:

1. Запустили волонтерские и другие социальные проекты, к которым присоединились ивент менеджеры компании.
2. Регулярно общались, делились новостями, поддерживали друг друга.
3. Использовали резервный фонд для выплаты заработной платы в период простоя.
4. Уже в марте публично объявили о том, что компания работает и берется за социальные проекты: от мотивации работников клиентов до волонтерства.
5. Начали анализировать, какие из наших компетенций, материально-технических ресурсов, навыков могут помогать клиентам в трудные времена рассредоточения, тревожности и отчаяния.

Это помогло сохранить большую часть команды и быстро восстановить работу, как только мы получили первые запросы от постоянных клиентов.

Организация мероприятий в условиях «новой нормальности»

Конечно, во время войны даже в относительно мирных регионах невозможно готовить мероприятия «традиционно». Даже сами подходы и понятия «мероприятие», «событие», «ивент» во время войны изменились. Комендантский час, перекрытые дороги, ограничения на передвижение, тревоги, требования к безопасности локаций, альтернативные источники электроэнергии и связи довольно быстро нарисовали новые «красные линии» устроителям событий.

Каждый проект — это мини-вызов, а каждая подготовка похожа на организованное «управление хаосом». Вызовов много: от поиска специальных локаций, защищенных от воздушных атак, до решения логистических проблем и попытки учесть моральные аспекты. В качестве примера можно привести концепцию корпоративных поздравлений к праздникам, лишенную советских нарративов, русского языка, гуляний и танцев. Теперь основной фокус — на поддержке ВСУ и социальных инициатив, обучении тактической медицине, заботе о близком круге общения, сохранении ментального здоровья.

Конечно, в таких условиях традиционные подходы к управлению будут неэффективными. Схема, где один управляющий контролирует деятельность подчиненных, для сферы организации событий (да к тому же в условиях форс-мажора), обречена на провал. АРЕНА CS спасает другой подход к организации действий: горизонтальное построение управления в командах. Культура свободы и ответственности.

Горизонтальный менеджмент управления проектами и организации команд

Горизонтальный менеджмент – это подход к управлению, который предполагает сотрудничество специалистов компании на уровне равноправных партнеров с целью достижения общих целей. В этом подходе акцент смещается с вертикального руководства на групповое взаимодействие и коммуникацию между различными подразделениями и конкретными специалистами.

Каждый ивент менеджмент, который проходил обучение и стажировку в АРЕНА CS, а затем стал частью команды, знает, о чем идет речь. Это возможность самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции, не ожидая «одобрямса» руководителя или того, что кто-то «более главный и умный» решит проблему самостоятельно.

Стратегия горизонтального управления подразумевает создание благоприятных условий для эффективного взаимодействия между участниками команды. Основные черты такого управления:

• развитие лидерских навыков, обеспечивающих самоорганизованность на всех уровнях;
• коммуникация и обмен информацией, позволяющие быстро решать проблемы и добиваться общих целей;
• общая стратегия для всей организации, которая дает возможность всем работать в одном направлении;
• ориентация на клиента, его потребности и требования, чтобы мотивированно работать над улучшением услуг;
• обеспечение обратной связи для дальнейшего улучшения качества и профессионального роста;
• доступ к информации и знаниям для всех специалистов организации, чтобы стимулировать сотрудничество и взаимодействие.

Оценка эффективности проектного менеджмента

Принципы горизонтального менеджмента в АРЕНА CS работают с 2015 года, и положительные результаты очевидны. До этого ивент агентство имело 700-800 заказов в год. После построения новой схемы управления количество заказов значительно возросло (с 1513 года в 2015 году до 1983 года в «предковидном» 2019-м). Когда «ковидные» ограничения сняли, компания быстро набрала обороты и организовала в 2021 году 1880 ивентов.

Организованная команда, потенциал рынка – все это помогло быстро возобновить работу. В военные годы, конечно, не стоит ожидать таких результатов. Однако в условиях, когда большое количество ивент-компаний закрылось временно или навсегда, АРЕНА CS за 2022 год успешно реализовала 649 проектов. И это учитывая, что первые заказы после начала полномасштабного наступления мы получили только в начале лета. Не все проекты при этом были ивентами: было много и логистических, и волонтерских задач. Однако подход к их выполнению мы не меняли, и он продемонстрировал свою эффективность.

Следовательно, правильная подготовка специалистов (ивент менеджер = кризисный менеджер) и принципы горизонтального разделения власти оказывают положительное влияние на развитие компании даже в тяжелых внешних условиях. Если у каждого специалиста есть определенные полномочия, и он может принимать ответственные решения, это увеличивает ощущение соприкосновения и способствует более эффективной работе команды. Растет уровень доверия и взаимопонимания между участниками, что позволяет избежать конфликтов и совместно реализовать наиболее амбициозные проекты даже под бешеным давлением обстоятельств, на которые мы имеем ограниченное воздействие.