CEO компании ARENA CS Яна Матвийчук в феврале выступила на форуме EIF-2020 — мероприятии для профессионалов ивент индустрии. В первой части спича «Ивент абонемент — как быть с клиентом 365 дней в году» Яна затронула вопрос: чего ждут клиенты от ивент агентства, особенно если речь идет о долговременном сотрудничестве?

В своем выступлении Яна Матвийчук коснулась высокого уровня взаимоотношений ивент компании и клиентов. В современных условиях это один из ключевых факторов для построения долгих партнерских отношений. Речь была построена на практическом опыте: 75% работы ивент агентства ARENA CS связано с выполнением долгосрочных контрактов.

Как клиенты выбирают ивент агентства для длительного сотрудничества?

Первый вопрос: какие качества оценивает заказчик при выборе ивент агентства? Спикер предложила следующие:

  • компетентность — возможность решать сложные, нестандартные задачи;
  • опыт — наличие в портфолио ивентов, решающих аналогичные задачи;
  • эффективность — возможность организовать много однотипных мероприятий с высоким качеством и оптимальным бюджетом.

Заинтересованный в долгосрочном сотрудничестве заказчик ожидает, что ивент подрядчик сможет эффективно работать над всеми типами проектов: от тех, что требуют нестандартных действий и связаны с высокими рисками, до стандартных, с типовыми организационными решениями.

В своем выступлении CEO компании ARENA CS выделила 5 критериев, которые учитывает клиент при выборе агентства:

  1. Экономия времени собственных сотрудников: от бухгалтера и юриста до операционных и проектных менеджеров.
  2. Оптимизация усилий на введение агентства в тонкости собственной деловой культуры и бизнес-процессов.
  3. Возможность переложить на агентство функцию контроля выполнения кодекса правил, маркетинговых операций и т.п.
  4. Прозрачный контроль расходов: подача агентством отчетов в формате, удобном для документооборота компании.
  5. Отсутствие необходимости организовать тендерную процедуру для каждого отдельного ивента.

Но кроме перечисленных преимуществ, клиент всегда хочет получать качественный результат. Обычно долгосрочные контракты составляют на 2-3 года. И весь этот период агентству нужно работать по формуле:

У (удовольствие) = В (восприятие) – О (ожидания).

По словам спикера, клиент будет доволен, если результат восприятия ивента будет выше его ожиданий

Спринтеры и марафонцы в ивент сфере: в чем разница?

Яна Матвийчук предложила две бизнес-модели для работы ивент компании: марафон (долгосрочный контракт) и спринты (серия разовых мероприятий). В чем их особенности:

  • годовой контракт обеспечивает равномерный ритм работы компании и естественную синхронизацию клиента с агентством (а это понимание бизнеса и структуры работы);
  • 10-20 разовых проектов в год требуют высокой самодисциплины и компетенции менеджеров. Они обязаны быстро включаться в каждую задачу и работать на полную мощность «без разбега».

Выбор стратегии зависит от собственных ресурсов, а также амбициозности, способности быстро и эффективно решать задачи.

«Залог успеха ивент агентств — умение подстроиться под нужды клиента, быть гибким, быстрым и неординарным», — подчеркнула основательница ARENA CS.

По ее словам, темпы работы сейчас ускорились, а понятие стабильности стало размытым. И долговременные отношения с клиентом возможны только в случае, когда агентство развивается с такой же скоростью (а в идеале, даже немного быстрее), как и клиент. Времени на настройку и синхронизацию становится все меньше. Остаться индивидуальным спринтером в таких условиях все еще возможно, но марафонские дистанции не преодолеть.

Яна привела пример из практики своего агентства: когда клиент посредине контракта решил отказаться от использования пластика и бумаги — а также внедрить аналогичный подход в своих ивентах. Перестраиваться пришлось «на ходу»: несмотря на то, что под ближайшие мероприятия было закуплено 10 тыс. пластиковых ручек, а для полиграфии приобретено новое оборудование.

В завершение первой части своего спича Яна Матвийчук отметила: «Надо помнить, что квалификационные требования к ивент агентствам уже завтра будут включать в себя не только «количество лет на рынке» и «рекомендательные письма», но также и проверку методов проектного менеджмента, управленческой отчетности. Это даст клиенту уверенность, что подрядчик сможет одновременно обрабатывать большой поток проектов».

Чтобы стать марафонцем в ивенте, нужно развиваться комплексно: как бизнес, а не как локальная услуга. Если ивент компания практикует такой подход, период включения в каждый новый проект и настройки на потребности клиента будет более быстрым и эффективным.