Организация конференций

Мы предоставляем полный спектр услуг по разработке
и реализации деловых мероприятий: конференций, форумов, конгрессов,
семинаров, выставок, презентаций
26

конференций в один день в 14 городах Украины - наш рекорд

437 240

чашек кофе было выпито на наших конференциях в 2016 году

703

дня конференций прошло в марте 2015 года

Организация конференций
Будьте уверены – вы попали в надежные руки! Ваше Мероприятие важно для нас так же, как оно важно для Вас. Мы знаем, что сделав ошибку, мы можем потерять Вас, нашего клиента, а также нашу репутацию, которую заработали несколькими годами безупречного труда. Развитию взаимопонимания поспособствует конструктивная и доброжелательная атмосфера в повседневных взаимоотношениях между нашими сотрудниками и сотрудниками заказчика, работающими над одним проектом.

Обратившись к нам, вы получите:

  • персонального помощника-координатора по управлению проектом в режиме 24/7. Все наши сотрудники имеют большой практический опыт работы в этом направлении. Они – внимательны к деталям и всегда готовы помочь;
  • экспертизу на этапе планирования мероприятия для определения оптимальных средств достижения поставленных целей;
  • помощь в составлении бюджета;
  • как минимум, 3 места для проведения мероприятия и вы сами выберете понравившееся;
  • организацию проезда и проживания участников, страхование и визовую поддержку;
  • разработанную концепцию и сценарный-план конференции;
  • наше собственное презентационное, аудио-визуальное оборудование, а также оборудование для синхронного перевода в аренду;
  • декор и оформление места проведения, флористику;
  • фото- и видеосъемку, организацию онлайн трансляций;
  • организацию трансферов, экскурсий, личной охраны;
  • обеспечение питанием в рамках формата мероприятия;
  • регистрацию участников, в том числе, с помощью современных электронных систем;
  • разработку дизайна логотипа, промоматериалов, средств визуальной коммуникации;
  • производство полиграфической продукции, формирование пакетов участников;
  • привлечение прессы, PR и SMM поддержку;
  • подбор профессиональных ведущих мероприятия, модераторов, хостес;
  • приглашение участников с использованием различных каналов коммуникации, распространение билетов;
  • опрос, анкетирование участников после окончания мероприятия;
  • предоставление пакета отчетов в течение 3 рабочих дней с даты окончания конференции;
  • команду профессиональных менеджеров обеспечения мероприятия и инженеров со знанием английского языка непосредственно на месте проведения;
  • удобную схему оплаты услуг конференц-сервиса.
Наши клиенты

clients

Нас рекомендуют
Німецьке товариство технічної співпраці (ГТЦ) ГмБХ»

Без Вашей помощи было бы невозможно реализовать амбициозное стремление создать платформу общения, форум, на котором бы украинские, немецкие и международные эксперты от государственных и негосударственных организаций могли обсуждать свой опыт, учиться на конкретных примерах и разрабатывать новые стратегии сотрудничества в области профилактики ВИЧ/ СПИД....

Rinat Akhmetov’s Foundation Development of Ukraine

Я рекомендую Арену КС как очень профессионального и наиболее надежного поставщика услуг.

Всеукраинская сеть людей, живущих с ВИЧ

Хотим выразить особую благодарность ответственным менеджерам, которые работают над нашими заказами, а также менеджерам, которые непосредственно присутствовали на мероприятиях. Менеджеры профессионально и оперативно решают изменения любой сложности, возникающие во время мероприятий....

European Union

Без каких-либо сомнений рекомендую Арену КС и благодарю всю команду за их неоценимую помощь, широкое сотрудничество и высокий профессионализм.

Наш опыт
I-V Образовательные Курсы Европейской Ассоциации по Изучению Диабета
Клиент: European Association for the Study of Diabetes (EASD)
Количество участников: 450 - 500
Даты проведения: 2009 — 2013
Место проведения: Украина: Киев, Одесса, Львов
Рабочие языки:
  • Общая подготовка, организация приезда, трансферов и проживания всех участников из более чем 10 стран мира.
  • Обеспечение работы трех конференц-залов переводом и техническим оборудованием.
  • Охрана оборудования.
  • Обслуживание участников: приглашение по телефону, электронная переписка, регистрация на конференции.
  • Сбор и доставка информационных пакетов участникам.
  • Дизайн и производство промоматериалов, подарков для спикеров.
  • Организация экскурсий по Львову для участников.
  • Кейтеринг. Комплексное питание и Гала-ужин.
  • 24/7 сопровождение мероприятия ответственными менеджерами.
  • Обеспечение развлекательных мероприятий (ресторан «Староград»).
  • Сбор отзывов о мероприятии путем опроса участников, предоставление отчетности, а также фотоотчет.
Andrew J.M. Boulton

Президент Европейской Ассоциации по Изучению Диабета (EASD)

Мы, не колеблясь, рекомендуем Arena CS и используем эту возможность, чтобы поблагодарить всю команду за их неоценимую работу в течение последних лет, когда курсы последипломного образования EASD организовывались в Украине. Достаточно сказать, что Arena CS продолжает быть единственным поставщиком услуг, который мы учитываем при планировании нашей встречи в этом месте; их послужной список включает в себя обслуживание на самом высоком уровне 450+ медицинских делегатов.

Лилия Таран

Врач-эндокринолог, 20 лет стажа

Огромное спасибо всем организаторам за возможность посетить учебный курс EASD такого уровня! Нет слов, чтобы выразить восхищение четкой организацией курсов, прекрасными докладами лекторов, интересными практическими занятиями.

хотите все
сделать сами?

10 ФАТАЛЬНЫХ ошибок
при планировании мероприятия!

I-II НПК «ПОСТРОЕНИЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ КАЧЕСТВА КЛИНИЧЕСКИХ ЛАБОРАТОРНЫХ ИССЛЕДОВАНИЙ В УКРАИНЕ
Клиент: АЗЯЛМ, НДСЛ «Охматдит»
Количество участников: 500
Даты проведения: 2013-2016
Место проведения: Украина, Киев
Рабочие языки:
  • Логистическая организация научно-практической конференции.
  • Общая подготовка: бронирование отеля и конференц-зала.
  • Аренда презентационного оборудования, техническая поддержка.
  • Выплата командировочных участникам, административная поддержка.
  • Обслуживание участников: приглашение по телефону и электронной почте, рассылка программы конференции, регистрация.
  • Сбор и доставка информационных пакетов участникам (папка, блокнот, ручка, программа и т д).
  • Дизайн и производство бэйджей, баннеров, конференц-пакетов, брошюр, сумок и др.
  • Кейтеринг (2 обеда, 4 кофе-паузы).
  • Сбор отзывов о мероприятии путем опроса участников, предоставление отчетности, а также фотоотчет.
В.Г. Яновская

Президент Ассоциации Обеспечения Качества Лабораторной Медицины

Позвольте выразить Вам свое уважение и искреннюю благодарность за тесное сотрудничество, ответственную, творческую и слаженную работу Вашего коллектива по подготовке и проведению нашей конференции.

Конференция для клиентов НПК «ГОРНЫЕ МАШИНЫ» «Диалог между горняками и машиностроителями»
Клиент: НПК «Горные Машины»
Количество участников: 170
Даты проведения: 16-18.10.2013
Место проведения: Крым, Алушта
Рабочие языки:
  • Общая подготовка: организация трансфера из Симферополя до Алушты для всех участников, VIP-трансферы.
  • Подбор места проведения мероприятия и проживания участников.
  • Предоставление в аренду оборудования нашей компании, привлечение профессиональных фотографов.
  • Разработка и воплощение концепции деловой и развлекательной частей мероприятия на 3 дня.
  • Обслуживание участников: торжественная встреча и регистрация, приветственная церемония.
  • Дизайн и производство бейджей, баннеров, конференц-пакетов, папок участника, брендированных термосов и USB-устройств, программы, Z-карт.
  • Кейтеринг (3 обеда, 3 ужина, кофе-паузы) с меню, согласно пожеланий клиентов.
  • Торжественный Гала-ужин с участием шоу-балета и крымско-татарского коллектива, а также световое шоу.
  • Барбекю и пивная вечеринка.
  • Привлечение звездного модератора деловых дебатов – Евгения Михина, аудиозапись и расшифровка материалов.
  • Проведение экскурсий и морской прогулки на яхте.
  • Отчет о деятельности и фотоотчет.
В.И. КРУПИЦКИЙ

Директор по рынкам Восточной Европы и стран СНГ- Заместитель директора по маркетингу и продажам Corum Group

Выбрав Вас как партнёра в данном мероприятии, мы смогли оценить профессиональный подход, высокий уровень организации и огромную ответственность за выполнение каждой задачи в рамках подготовки и проведения конференции.

Наши награды
Национальный рейтинг качества товаров и услуг «Звезда Качества»
Член MPI с 2013
Член ACTE Global
Член Европейской Бизнес Ассоциации (ЕВА)
Руководитель года 2012
Лучшее деловое мероприятие
Предприятие года 2012
Хотите получить
больше информации? Звоните!
(044) 587-87-50
Расчет стоимости проекта

Отправьте заявку и с вами свяжется наш менеджер. Он рассчитает стоимость проекта в соответствии с исходными данными.

Просчитать проект

Please leave this field empty.