Организация масштабных мероприятий

Мы предоставляем полный спектр услуг по разработке
и реализации деловых мероприятий: конференций, форумов, конгрессов,
семинаров, выставок, презентаций
59

конференций в неделю - самая насыщенная неделя 2015 года

34 920

жд билетов использовано участниками конференций

731

житель Львова посетил наши конференции в 2015 году

Организация ФОРУМОВ, КОНГРЕССОВ, СЕМИНАРОВ, ВЫСТАВОК

 

  • Профессиональная команда менеджеров проекта, владеющая иностранными языками, с наличием более 3 лет опыта работы по организации мероприятий
  • Руководитель проекта – единое контактное лицо заказчика в режиме 24/7
  • Экспертиза на этапе планировния для определения оптимальных средств достижения поставленных целей мероприятия
  • Помощь в составлении бюджета, привлечение спонсоров и партнеров
  • Подбор места проведения
  • Организация проезда и проживания участников, страхование, визовая поддержка
  • Разработка концепции, сцен-плана конференции
  • Предоставление в аренду собственного презентационного, аудио-, визуального оборудования, оборудования для синхронного перевода
  • Декор и оформление локации, флористика
  • Фото- и видеосъемка, организация онлайн трансляций
  • Организация трансферов, экскурсий, личной охраны
  • Обеспечение питания в рамках формата  конференции
  • Регистрация участников, в том числе с помощью современных электронных систем
  • Разработка дизайна логотипа, промо-материалов, средств визуальной коммуникации
  • Производство полиграфической продукции, формирование  пакетов участников
  • Привлечение прессы, PR и SMM поддержка
  • Подбор ведущих, модераторов, хостес, волонтеров
  • Приглашение участников через разные каналы коммуникации, распространение билетов
  • Опрос, анкетирование участников после мероприятия, сбор отзывов
  • Предоставление пакета отчетов в течение 3 дней с даты окончания конференции
  • Команда профессиональных менеджеров обеспечения мероприятия и инженеров со знанием английского языка непосредственно на месте проведения
  • Удобная схема оплаты услуг по организации мероприятия

Организация масштабных мероприятий: успех зависит от профессионалов

 

Масштабные мероприятия, такие как: форумы, конгрессы, ассамблеи, съезды, конференции и т.п., требуют особого подхода к процессу их организации и проведения. Как правило, они могут длиться несколько дней, включая в себя мини-совещания для отдельных групп, выставки и презентации. Достаточно часто в них участвуют зарубежные гости. Правильная организация мероприятий такого вида требует от принимающей стороны наличия детального плана и профессионализма его исполнителей. В идеале же, требуется успешный опыт проведения масштабных мероприятий в Украине и за рубежом.

К сожалению, большинство украинских компаний все еще пытается организовать такие мероприятия своими силами. Назначается ответственный из числа сотрудников, выделяется фонд и – поехали! В результате, тот же сотрудник назначается виновным за все «проколы», которые случились во время проведения мероприятия, фонд приходится увеличивать в 2 раза, потому что никто реально не знает, во сколько все обойдется и, по итогу, остается неприятный осадок, что можно было бы сделать и получше.

Для того, чтобы каждое мероприятие вашей компании прошло на высшем уровне и осталось в памяти участников и гостей надолго, рекомендуется пользоваться услугами проверенных агентств по оказанию услуг конференц-сервиса. Таким образом, вы получите качественный продукт за разумные деньги. Кроме того, вы даже сможете сэкономить свои ресурсы.

 

  1. Время. Это, пожалуй, самый ценный ресурс. Все сотрудники вашей компании продолжат заниматься своими прямыми обязанностями! А конференц-менеджер будет заниматься ТОЛЬКО организацией вашего мероприятия. Он всегда доступен и готов предоставить отчет о процессе подготовки.
  2. Люди. Для успешного проведения мероприятия вам нужно множество людей, каждый из которых будет выполнять свои функции. Располагаете ли вы всеми этими специалистами или придется их нанимать? Администратор, конференц-менеджер, кассир, водитель, дизайнер, повар, официанты, уборщица, техник-инженер, переводчик и многие другие. На ваш HR отдел свалится дополнительная нагрузка в виде поиска необходимых кандидатов.
  3. Деньги. Агентства регулярно проводят различные мероприятия. У них есть база проверенных партнёров, предоставляющих значительные скидки на свои услуги. Даже с учетом комиссионных, вы потратите значительно меньше, чем при прямом обращении в гостиницу, ресторан, транспортную компанию и т д.
  4. Ответственность. Выделяя бюджет на мероприятие, вы рассчитываете на определенный уровень его проведения. Организуя мероприятие своими силами, вы несете личную ответственность. В случае подписания договора об организации и проведении мероприятия с профильным агентством, именно профессиональный организатор будет отвечать за результат, что гарантирует вам спокойствие и уверенность!

 

Мы всегда готовы вам помочь с проведением любого мероприятия. Вы сможете избежать множества неловких ситуаций и ошибок.

 

Мы готовы оказать следующие услуги:

  • предоставить помещение под проведение мероприятий в рамках форума, конгресса, съезда;
  • организовать полное техническое обеспечение любого мероприятия;
  • выполнить все элементы дизайна в едином стиле (разработать графику, продумать украшение залов, стиль конструкций под выставочные стенды и т.п.);
  • организовать торжественную церемонию открытия и закрытия;
  • организовать приглашение гостей, их регистрацию, трансфер и размещение в гостинице;
  • подготовить необходимый контент (презентация мероприятия, раздаточные материалы, пресс-релизы и т.п.);
  • обеспечить логистические услуги;
  • разработать стиль и изготовить спецодежду для обслуживающего персонала мероприятия;
  • подготовить развлекательную часть, организовать питание (от кофе-брейков до банкетов);
  • организовать мероприятия, входящие в программу конгресса (форума, съезда): пресс-конференции, презентации, промо-акции и т.п.

Организационные тонкости проведения форумов, конгресов

Профессиональная организация конгрессов становится возможной благодаря широким партнерским связям, которыми владеет организатор. Мы сотрудничаем с лучшими отелями разных классов, ресторанами, транспортными компаниями, гидами и компаниями, предоставляющими в аренду современные технические средства. Это позволяет нам работать с ними по партнерским расценкам, что существенно сказывается на экономии общего бюджета мероприятия.
Кроме того, мы готовы предоставить оборудование для синхронного перевода на несколько языков, для проведения онлайн-конференций или прямых трансляций заседаний, проведения пиар-акций и презентаций с использованием самых современных технических средств

Мы обеспечим проведение конгрессов и форумов без каких-либо заминок, неловких ситуаций и ошибок: гости будут вовремя встречены, расселены и обеспечены необходимыми материалами. Помещения будут подготовлены: с правильной расстановкой мебели, готовым оборудованием, согласованным оформлением. Обслуживающий персонал будет на местах и четко выполнять свои функции. Успех масштабного мероприятия зависит от слаженных действий организаторов. И правильным шагом будет доверить выполнение всех задач профессионалам.

Наши клиенты

clients15

Нас рекомендуют
Вероника Фролова

Административный менеджер United Nations Development Programme

Хочу выразить вам благодарность за прекрасно организованное мероприятие. Все получилось как нельзя лучше: всё вовремя, аккуратно, чётко. Всё было прекрасно, руководство и весь офис очень довольны. Спасибо за сотрудничество!!!

Орися Луцевич

Заместитель директора PAUCI Foundation

Г-жа Матвийчук и ее команда контролировали все логистические процессы во время конференции; ее команда была всегда готова решить любые сложние проблемы, а также они смогли оперативно среагировать на предоставление дополнительных услуг в случае необходимости. Яна Матвийчук - бесспорный авторитет среди своих коллег и имеет отличные организационные и логистические навыки.

Наш опыт
I – VII Киевские форумы безопасности
Клиент: Фонд Арсения Яценюка «Open Ukraine»
Количество участников: 450 (среди них 38 иностранных VIP - гостей)
Даты проведения: 2007 – 2015 гг, ежегодно
Место проведения: Украина, Киев
Рабочие языки:
  • Общая подготовка: организация проезда на конференцию для 100 участников и 38 VIP гостей, бронирование 6 конференц-залов и ресторанов, привлечение команды хостес и переводчиков.
  • Выплата командировочных для иностранных участников.
  • Финансовая, техническая и административная поддержка.
  • Аренда оборудования для синхронного перевода.
  • Декор конференц-зала флагами, особый дизайн столов, стульев и др.
  • Сбор и доставка информационных пакетов участникам.
  • Дизайн и производство бэйджей, баннеров, конференц-пакетов, брошюр, сумок и др.
  • Кейтеринг.
  • 24/7 сопровождение мероприятия ответственными менеджерами.
  • Обеспечение мероприятия профессиональной фотосъемкой.
Иванна Климпуш-Цинцадзе

Заместитель директора по программамам Фонда "Open Ukraine"

От имени Фонда Open Ukraine позвольте выразить Вам лично и Вашим коллегам особую благодарность за ответственную, своевременную, творческую и слаженную работу по подготовке и проведению Второго Киевского форума безопасности.

хотите все
сделать сами?

Чек-лист "15 ошибок при самостоятельном
проведении конференций"

Современные тенденции развития механизмов внедрения гендерного равенства в европейских странах
Клиент: ПРООН Украина
Количество участников: 100
Даты проведения: 25-26 октября 2011
Место проведения: Украина, Киев
Рабочие языки:
  • Общая подготовка: организация проезда на конференцию для 100 участников и 38 VIP гостей, бронирование 6 конференц-залов и ресторанов, привлечение команды хостес и переводчиков.
  • Создание концептуальной идеи мероприятия, включая разработку основного логотипа, дизайн и производство промоматериалов, сумок, флеш-накопителей, блокнотов и т д.
  • Полная административная поддержка;
  • Предоставление оборудования нашей компанией в аренду, обеспечение перевода 5-ти мастер-классов.
  • Декор конференц-зала.
  • Приглашение СМИ и организация пресс-конференции, найм известных модераторов (телезвезд).
  • Кейтеринг (3 кофе-паузы, 2 обеда, официальный прием).
Украина: стратегия реформ
Клиент: Международный Фонд «Возрождение»
Количество участников: 200
Даты проведения: 18-21 июля 2014
Место проведения: Украина, Киев
Рабочие языки:
  • Общая подготовка: организация проезда на конференцию для VIP гостей, бронирование 11 конференц-залов и ресторанов, привлечение команды хостес и переводчиков.
  • Разработка дизайна всех средств визуальной коммуникации и раздаточных материалов, производство продукции и т д.
  • Работа инженеров по одновременному обслуживанию 11 залов.
  • Предоставление оборудования в аренду.
  • Обеспечение синхронного перевода одновременно в 11 залах.
  • Декор конференц-зала.
  • Фотоотчет.
Ассамблея по демократии
Клиент: National Endowment for Democracy
Количество участников: 1000
Даты проведения: Апрель 2008
Место проведения: Украина, Киев
Рабочие языки:
  • Обеспечение проезда, визовой поддержки и трансферов для 800 делегатов из 117 стран мира.
  • Бронирование для участников номеров для проживания в 3-х отелях.
  • Бронирование, подготовка и обслуживание конференц-залов в 3-х отелях и в Украинском Доме.
  • Круглосуточная встреча гостей мероприятия в аэропорту (в течение 3 дней) и круглосуточная помощь в регистрации и поселении в отели (в течение 7 дней).
  • Организация охраны в сотрудничестве с МВД Украины.
  • Обслуживание высших лиц государства во время посещения Ассамблеи.
  • Обеспечение синхронного перевода на 5 языков одновременно в 11 залах 48-мью переводчиками, 4 из которых переводят с арабского на украинский!
  • Обеспечение оборудования для синхронного перевода для всех участников.
  • Декор, флористика.
  • Производство пакетов участников.
  • Администрирование и компенсация проезда для приезжих участников.
  • Обслуживание VIP гостей.
  • Организация питания, торжественного ужина, развлекательной программы.
  • Организация экскурсий на 5 языках.
  • Организация пресс-конференций.
  • 24/7 контакт-центр по информационной и логистической поддержке.
Наши награды
Национальный рейтинг качества товаров и услуг «Звезда Качества»
Член MPI с 2013
Член ACTE Global
Член Европейской Бизнес Ассоциации (ЕВА)
Руководитель года 2012
Лучшее деловое мероприятие
Предприятие года 2012
Хотите получить
больше информации? Звоните!
+38 (044) 587-87-50
Расчет стоимости проекта

Отправьте заявку и с вами свяжется наш менеджер. Он рассчитает стоимость проекта в соответствии с исходными данными.

Просчитать проект

Please leave this field empty.