Ми вже писали про те, що найменші помилки, які допускають івент менеджери при підготовці заходу, можуть обернутися великими проблемами для організаторів і відвідувачів. Питання безпеки на івентах – одне з найбільш актуальних. Природно (і на щастя) більшість заходів проходять без серйозних подій. І це не збіг обставин, а результат ретельно відпрацьованої стратегії щодо запобігання надзвичайним ситуаціям. У хорошого організатора завжди все продумано: навіть на випадок пожежі або несподіваного природного явища.

Звичайно, є ситуації, непідвладні будь івент стратегії. Але професіонали намагаються враховувати все: навіть те, що апріорі не може відбутися. У цілому розробка стратегії безпеки заходу може здатися зайвою перестраховкою. Але якщо команда організаторів готова до всього, у складні моменти не виникне хаосу, і проблема буде вирішена швидше.

Що роблять івент менеджери, працюючи над стратегією безпеки в процесі організації заходу? Незалежно від типу івенту, вони проводять повноцінну всебічну підготовку.

Безопасное мероприятие

Попередні заходи

  • Для початку команда організаторів івенту збирає контактні дані всіх учасників: від телефонних номерів до електронних адрес. Цей список може стати в нагоді в екстрених ситуаціях.
  • Вся команда організаторів має при собі список номерів екстрених служб, актуальних в даній локації (країні, місті). Мова йде не тільки про рятувальників і «швидку», а й про служби, які забезпечують електроживлення, постачання інших ресурсів і послуг.
  • Якщо івент організований у зоні високого ризику (наприклад, країні з нестабільними природно-кліматичними умовами), івент менеджери збирають копії документів учасників з ідентифікуючими даними (найчастіше – паспортів). Це обов’язкова умова, яка в разі події спрощує порятунок, пошук людей.
  • На заходах з кейтерингом (а таких більшість) професіонали заздалегідь збирають дані про особливості гостей: харчових алергіях, обмеженнях, хронічних захворюваннях. Також вони заздалегідь знають, чи будуть серед гостей люди з додатковими потребами, щоб організувати для них необхідну допомогу.У процесі збору такої інформації резонно може виникнути проблема конфіденційності особистих даних. Організатори гарантують її, збираючи анкети гостей в запечатані конверти і знищуючи їх відразу по завершенню івенту. Це один із прикладів: варіанти можуть бути різними.
  • Якщо івент виїзний – команда організаторів пересувається до локації в різних транспортних засобах. У таких випадках можливі ДТП або поломки не завадять провести захід.
  • Ну і природно, у процесі івенту в зоні доступності завжди знаходяться аптечки (або чергують бригади невідкладної допомоги), а також обладнання для аварійного електроживлення. Якщо передбачена будь-яка дрібниця – ніщо не виб’є організатора з колії.

Безопасное мероприятие

Безпека масштабних івентів

Для заходів, що проходять тривалий час і збирають багато учасників, організатори готують план дій при надзвичайних ситуаціях. Його вчать, повторюють і знають всі учасники команди. Кожному організатору відомо місце розташування найближчих клінік, у кожного є номери невідкладної допомоги, рятувальників і поліції.

Професіонали інструктують не тільки команду, але і гостей. Короткий список рекомендацій, як діяти при виникненні загроз, часто ігнорують. Природно: починати модний івент з нудної лекції не хочеться. У таких випадках шукають альтернативи: наприклад, мобільний додаток, присвячений івенту, з докладним описом плану локації і шляхів евакуації.

Враховують і інші «дрібниці». Наприклад, кількість алкоголю не повинна бути надмірною, щоб не допустити надлишкового вживання і пов’язаних з цим проблем (фізичних і поведінкових).

На всіх виїзних масштабних заходах присутні рятувальники і медична бригада. Це правило, яке ніхто не ігнорує. Безпека – питання, яке івент менеджери вирішують нарівні з підготовкою локації, запрошенням гостей і організацією кейтерингу. Якщо команда організаторів приділяє цьому багато уваги – значить, вам повезло з івент підрядником.