З червня в Україні офіційно дозволені заходи — але за умови дотримання карантинних обмежень. Перелік вимог Міністерство охорони здоров’я опублікувало заздалегідь. Серед основних: масочний режим, соціальна дистанція, температурний скринінг на вході. Наскільки реально дотримуватися цих правил під час організації і проведення івенту? Спеціалісти компанії ARENA CS на власній практиці переконалися — це можливо.

За минулі 2 тижні команда ARENA CS підготувала та провела декілька проектів: це були офлайн заходи, онлайн та гібридні івенти.  Можемо сміливо підсумувати: пристосуватися до поточних умов і обмежень можна. Головне — увага до деталей и готовність до швидких та рішучих кроків.

Власний досвід: як провести офлайн івент в межах карантинних норм

Офіційні вимоги до безпечних масових культурних подій офлайн-формату наступні:

  • відкритий майданчик площею не менше ніж 5 м. кв. на 1 відвідувача;
  • температурний скринінг працівників та відвідувачів при вході. Особи з показником температури понад 37,2 до участі в заході не допускаються;
  • соціальна дистанція або розсадка гостей з дотриманням відстані в 1,5 м;
  • працівники на локації та відвідувачі користуються захисними масками та рукавичками;
  • забезпечення можливості миття рук та вільний доступ до санітайзерів;
  • механіка реєстрації не передбачає фізичний контакт (онлайн чи безконтактна) та не створює передумов для скупчення черг (достатня кількість персоналу для здійснення контролю та простору для проходу людей);
  • заборонені фан зони чи активності, що передбачають значне скупчення людей.

Під час організації заходу команді ARENA CS вдалося дотриматись всіх вимог і підготувати дійсно безпечний івент. Він не ставив під загрозу здоров’я людей і — що теж важливо — не ніс ризиків для репутації замовника.

Щоб було зрозуміло наочно: приводимо два приклади організації. На першій світлині — один з розважальних iвентiв у Одесі в період вихідних, присвячених Дню Конституції. На другій — захід, підготований ARENA CS у аналогічний період.

Як НЕ можна:

безопасные ивенты

Як можна:

безопасные ивенты

Простір для нових ідей: гібридні та онлайн події у період карантину

Команда  ARENA CS ділиться ідеями щодо підготовки заходів, які стали найбільш актуальними під час карантинних обмежень. Це онлайн івенти та дозволені зараз гібридні: офлайн, з прямою трансляцією.

Мета заходу: залучити працівників або клієнтів до спільнодії та обміну енергією

Чому б не відсвяткувати визначну для компанії дату чи просто чергову п’ятницю за допомогою фонової тематичної радіостанції? Вона працює протягом робочого дня у форматі «стіл замовлень», з рубриками новини, гороскопом, прогнозом погоди, пранками, порадами експертів. Робота радіостанції віддалена, але повністю орієнтована на конкретну компанію. Передати музичний привіт від маркетологів бухгалтерії чи від адміністрації юристам  — це завжди гарна ідея.

Мета заходу: озвучити інформацію,  презентувати ідеї, поділитися знаннями

Наукові чи бізнес заходи можуть мати інший, ніж формат «ноутбук+диван». До звичного всім ZOOM можна додати трохи спонтанних активностей та офлайн атрибутів:

  • вітамінне меню з доставкою їжі по домівках учасників;
  • майстер-клас з приготування коктейлів чи страв протягом обіду;
  • пензлі та полотно з фарбами (і вечірній лаунж перетвориться на арт-терапію із закріпленням презентованого протягом дня матеріалу).

Також для залучення аудиторії варто проводити інтерактиви під час доповідей. Це онлайн квізи, тести, розіграші призів за найактивнішу участь. Все це потрібно задля утримання уваги, зворотної комунікації та підвищення ефективності.