Ви вже не раз з цим стикалися: замовляючи послуги у професіоналів, у першу чергу отримуєте бриф з настійним проханням детально його заповнити. Організація івентів – не виняток. Отже, навіщо потрібен бриф на захід, як його заповнювати і які є типи цього документа?
Бриф – це комунікація
Івент-агентство працює зі 100% ефективністю за умови повного взаєморозуміння із замовником. Взаєморозуміння, у першу чергу, – це коли команда повністю розуміє потреби клієнта. Тоді робота буде просуватися швидко, а готовий проект буде відповідати очікуванням. Бриф – необхідна умова для досягнення такого результату.
Заповнений замовником бриф на івент – головний документ, на який орієнтуються при організації. Заповнювати бриф клієнт може самостійно або спільно з персональним менеджером від івент-компанії. Після заповнення бриф аналізує команда організаторів, використовуючи його як основу для розробки концепції та розрахунку бюджету. По суті, документ – офіційний канал комунікації між клієнтом і організатором.
Звідси висновок – професійний івент-менеджер не буде працювати без брифа. А якщо замовник навідріз відмовляється його заповнювати, це вказує на відсутність у нього зацікавленості в проведенні заходу. Деякі клієнти відверто зізнаються: «Зробіть все самі, я в цьому не розбираюся». Але підступ в тому, що спроби «навмання» задовольнити побажання замовника – це зайві витрати часу і нервів без досягнення задовільного результату.
Бриф і етика спілкування організатора з замовником
Клієнт зі свого боку заповнює бриф, а завдання організатора – гарантувати втілення всіх очікувань. Негласне правило для івент-менеджера – створити продукт, який буде подобатися самому організатору заходів, який захочеться включити у власне портфоліо. Зазвичай, це гарантує, що результат оцінить і замовник. Якість без виправдань – цього чекають від професіоналів.
Види брифів для івентів
Все залежить від типу самого заходу. Якщо орієнтуватися на цей показник, можна поділити бріфи на:
- медійні – підходять для організації заходів рекламної спрямованості;
- експертні – їх використовують в загальній концепції професійного брендування;
- творчі – допомагають створювати успішні рекламні продукти.
Найчастіше клієнт отримує універсальний бриф в форматі опитувальника, відповіді на який допомагають отримати початкові дані для організації івенту. Універсальний бриф, який необхідний для успішної роботи організаторів, включає такі дані:
- Короткий опис майбутнього заходу.
- Мета івенту. Показник, від якого буде залежати ефективність.
- Дата. Конкретний показник або орієнтовний період.
- Очікувана аудиторія і гранична кількість гостей.
- Дані про цільову аудиторію: вік, національність, країни і регіони проживання, соціальне становище і т.д.
- Формат заходу. Те, як його бачить замовник. Наприклад, ділова конференція і неформальний прийом.
- Конкретизовані дані. Якщо замовник має чіткі установки, дані і досвід організації майбутнього івенту, у брифі потрібно вказати тематику, дані про реалізовані минулі івенти (тематика, гості, спікери, хедлайнери, що вийшло, а що не вдалося втілити в життя і т.д.).
- Вимоги, які стосуються тривалості івенту.
- Організаційні моменти: необхідність проживання учасників (і вимоги до умов), трансфери, харчування, візуальний стиль заходу, необхідність послуг перекладача, побажання до локації, нагородження або подарунки для учасників.
- Побажання по бюджету (вказівка фіксованої суми, за межі якої не можна вийти). Зручні способи оплати.
Аналіз умовного брифа
Як приклад можна розглянути організацію міжнародної конференції. Ініціатором івенту виступає компанія, що лідирує в галузі розробки проектів систем енергозбереження для промислових підприємств. Тема актуальна для всього світу, тому на конференцію запрошені топові спікери з України, Європи і США, які відомі експертними знаннями в цій області. Яку інформацію можна почерпнути з заповненого брифа:
- Мета замовника – привернути зацікавлену аудиторію, продемонструвати досягнення, знайти серед гостей потенційних співробітників (інженерів) для поповнення своєї команди.
- Очікувана аудиторія – від 300 до 500 осіб.
- Організаційні плани: лекції (кілька одночасних потоків), презентації.
- Продаж квитків – запланований, і повинен заповнити основні витрати на організацію.
- Реклама – запланована, щоб зібрати вказане максимальну кількість гостей.
- Рівень івенту – високий, з унікальними та такими, що запам’ятовуються візуальними рішеннями.
- Залучення спонсорів – вітається, так як в галузі є виробники обладнання та рішень, здатні зацікавити аудиторію. Спонсорські кошти повинні покрити решту витрат на організацію.
Висновок – чим докладніше буде заповнений бриф, тим більше у організаторів можливостей для створення концепції івенту і ідеального втілення. Тому не потрібно ставитися до документу, як до чергової «відписки». Від нього дійсно залежить якість заходу.
Маєш питання щодо змісту статті? Звертайся до авторки