Ви вже не раз з цим стикалися: замовляючи послуги у професіоналів, у першу чергу отримуєте бриф з настійним проханням детально його заповнити. Організація івентів – не виняток. Отже, навіщо потрібен бриф на захід, як його заповнювати і які є типи цього документа?

Бриф – це комунікація

Івент-агентство працює зі 100% ефективністю за умови повного взаєморозуміння із замовником. Взаєморозуміння, у першу чергу, – це коли команда повністю розуміє потреби клієнта. Тоді робота буде просуватися швидко, а готовий проект буде відповідати очікуванням. Бриф – необхідна умова для досягнення такого результату.

Заповнений замовником бриф на івент – головний документ, на який орієнтуються при організації. Заповнювати бриф клієнт може самостійно або спільно з персональним менеджером від івент-компанії. Після заповнення бриф аналізує команда організаторів, використовуючи його як основу для розробки концепції та розрахунку бюджету. По суті, документ – офіційний канал комунікації між клієнтом і організатором.

Звідси висновок – професійний івент-менеджер не буде працювати без брифа. А якщо замовник навідріз відмовляється його заповнювати, це вказує на відсутність у нього зацікавленості в проведенні заходу. Деякі клієнти відверто зізнаються: «Зробіть все самі, я в цьому не розбираюся». Але підступ в тому, що спроби «навмання» задовольнити побажання замовника – це зайві витрати часу і нервів без досягнення задовільного результату.

бриф на мероприятие

Бриф і етика спілкування організатора з замовником

Клієнт зі свого боку заповнює бриф, а завдання організатора – гарантувати втілення всіх очікувань. Негласне правило для івент-менеджера – створити продукт, який буде подобатися самому організатору заходів, який захочеться включити у власне портфоліо. Зазвичай, це гарантує, що результат оцінить і замовник. Якість без виправдань – цього чекають від професіоналів.

Види брифів для івентів

Все залежить від типу самого заходу. Якщо орієнтуватися на цей показник, можна поділити бріфи на:

  • медійні – підходять для організації заходів рекламної спрямованості;
  • експертні – їх використовують в загальній концепції професійного брендування;
  • творчі – допомагають створювати успішні рекламні продукти.

Найчастіше клієнт отримує універсальний бриф в форматі опитувальника, відповіді на який допомагають отримати початкові дані для організації івенту. Універсальний бриф, який необхідний для успішної роботи організаторів, включає такі дані:

бриф на мероприятие

  1. Короткий опис майбутнього заходу.
  2. Мета івенту. Показник, від якого буде залежати ефективність.
  3. Дата. Конкретний показник або орієнтовний період.
  4. Очікувана аудиторія і гранична кількість гостей.
  5. Дані про цільову аудиторію: вік, національність, країни і регіони проживання, соціальне становище і т.д.
  6. Формат заходу. Те, як його бачить замовник. Наприклад, ділова конференція і неформальний прийом.
  7. Конкретизовані дані. Якщо замовник має чіткі установки, дані і досвід організації майбутнього івенту, у брифі потрібно вказати тематику, дані про реалізовані минулі івенти (тематика, гості, спікери, хедлайнери, що вийшло, а що не вдалося втілити в життя і т.д.).
  8. Вимоги, які стосуються тривалості івенту.
  9. Організаційні моменти: необхідність проживання учасників (і вимоги до умов), трансфери, харчування, візуальний стиль заходу, необхідність послуг перекладача, побажання до локації, нагородження або подарунки для учасників.
  10. Побажання по бюджету (вказівка ​​фіксованої суми, за межі якої не можна вийти). Зручні способи оплати.

Аналіз умовного брифа

Як приклад можна розглянути організацію міжнародної конференції. Ініціатором івенту виступає компанія, що лідирує в галузі розробки проектів систем енергозбереження для промислових підприємств. Тема актуальна для всього світу, тому на конференцію запрошені топові спікери з України, Європи і США, які відомі експертними знаннями в цій області. Яку інформацію можна почерпнути з заповненого брифа:

  1. Мета замовника – привернути зацікавлену аудиторію, продемонструвати досягнення, знайти серед гостей потенційних співробітників (інженерів) для поповнення своєї команди.
  2. Очікувана аудиторія – від 300 до 500 осіб.
  3. Організаційні плани: лекції (кілька одночасних потоків), презентації.
  4. Продаж квитків – запланований, і повинен заповнити основні витрати на організацію.
  5. Реклама – запланована, щоб зібрати вказане максимальну кількість гостей.
  6. Рівень івенту – високий, з унікальними та такими, що запам’ятовуються візуальними рішеннями.
  7. Залучення спонсорів – вітається, так як в галузі є виробники обладнання та рішень, здатні зацікавити аудиторію. Спонсорські кошти повинні покрити решту витрат на організацію.

Висновок – чим докладніше буде заповнений бриф, тим більше у організаторів можливостей для створення концепції івенту і ідеального втілення. Тому не потрібно ставитися до документу, як до чергової «відписки». Від нього дійсно залежить якість заходу.