Домашній хліб краще буханки з хлібозаводу. Страви для сімейних посиденьок на 3-5 чоловік можуть вийти набагато смачніше меню багатьох кафе. Це факт. Але спробуйте у будинку, на власній кухні, напекти хліба і приготувати їжі на 50-100 гостей. Не вийде так добре і смачно. Втома і відсутність досвіду дадуть про себе знати. Ви допустите багато помилок, а в процесі зіпсуєте відносини з людьми, яким доведеться це їсти.

Ту ж аналогію можна провести з організацією івенту. З одного боку – все зрозуміло: скласти план і сценарій, знайти локацію, запросити гостей, орендувати обладнання … Можна зайнятися цим самостійно. З іншого боку – імідж компанії на кону, ймовірність впасти в бруд обличчям перед серйозною аудиторією, ризик не встигнути, вийти за межі бюджету …

Зараз івент – інструмент в боротьбі за аудиторію, клієнтів, статус, ринок. Очікування від заходів високі, і вимоги до якості теж. Ні про яку «самодіяльность» не може бути й мови. Потрібна команда, яка готова взяти на себе вирішення всіх завдань, відповідати за результативність, забезпечувати результат з першої спроби.

У чому вигода співпраці в івент агентством?

Головна перевага для замовника заходу – співпраця з досвідченим професійним партнером, який працює в режимі 24/7 і виконує всі актуальні роботи. Це сотні і навіть тисячі процесів, багато з яких вимагають одночасних організаційних рішень. Це підготовка заходу, реалізація, монтаж і демонтаж, інші ключові операції. І за кожну з них партнер несе повну відповідальність.

Клієнт звільнений від цієї рутини. Йому пропонується тільки обирати і стверджувати варіанти рішень, насолоджуватися добре організованим івентом, не хвилюватися і займатися власними вузько спрямованими завданнями.

Чем может быть полезно ивент агентство

У чому «магія»?

Ясна річ: у команди івент менеджерів є досвід і налагоджені комунікації. Що ще? Співробітники івент агентства:

  • добре спрацьовані, і кожен має коло своїх обов’язків;
  • знають галузеві стандарти, норми і закони;
  • чітко, поетапно представляють шляхи вирішення кожного завдання.

«Спробуємо, а раптом вийде» – неправильне мислення при організації івенту. Професіонали не працюють «інтуїтивно» і «на авось». Вони використовують інструменти, які реально діють і дають швидкі необхідні замовнику результати.

Для розуміння проведемо аналогію. Запалення легенів – важка серйозна хвороба. Можна лікувати її самостійно травами і припарками, а через пару місяців їхати оформляти інвалідність (ну або в реанімацію). А можна два тижні пролежати в лікарні, лікуючись препаратами доказової медицини, і стати повністю здоровим. Що краще?

За лаштунками івенту: як проходить організація заходу

Чем может быть полезно ивент агентство

Отже, теоретична «легкість» і «ясність» процесу організації заходу – це лише домисли. За фактом якісна підготовка івенту – це одночасне вирішення сотень завдань. Для розуміння – ось що може надати команда івент-компанії:

  1. Персональний менеджер. Із замовником взаємодіє один фахівець, який доводить до команди вимоги клієнта, у курсі поточних процесів, особисто відповідає за своєчасність і якість.
  2. Вибір локації. Експертні рекомендації по підбору майданчика для заходу, відповідно до його мети. Облік можливостей бюджету, пошук найбільш якісного місця.
  3. Технічне забезпечення. Поставка через підрядників комплексу обладнання відповідно до технічного завдання івенту і умовами локації. Інженерний супровід.
  4. Продумана логістика. Своєчасна розсилка квитків для учасників, зустріч в аеропортах і на вокзалах, розселення, консультації для гостей, послуги особистого гіда. Логістика на майданчику для івенту – це доставка і розвантаження обладнання, монтаж, розстановка і перевірка бездоганної роботи.
  5. Надійні підрядники. У процесі організації тисяч івентів сформований список компаній, яким можна довірити організаційні процеси: постачання обладнання, кейтеринг, друк поліграфії і т.д. Додаткова перевага: партнерські ціни.
  6. Підписання договору і звітність. Офіційні відносини мають передбачають високий рівень відповідальності. Після заходу команда формує звіти: про кількість гостей, середній час перебування на івенті, реакції, публікації в ЗМІ і т.п.

І це далеко не все. Команда івент-агентства підбирає концептуальну програму, створює сценарій, розробляє візуальні рішення для заходу, формує бріфи для персоналу, запрошує артистів і топових спікерів, створює умови для їх прибуття, розміщення і виступи.

Якщо підводити підсумок, то взаємодія з івент-компанією – це:

  1. Гарантія якості.
  2. Економія грошей, нервів, часу.
  3. Ставка на досвід і знання.
  4. Мінімізація ризиків.
  5. Досягнення цілей.