Тільки факти: що насправді цікавить спонсорів заходів

Спонсорське фінансування – ключове джерело доходу для великої кількості заходів. Природно, спонсори самі собою не з’являються. Знайти їх – важливе завдання організатора. І, чесно кажучи, воно досить стресове. Де шукати «правильних» спонсорів? Як визначити оптимальні умови? Пошук відповідей на ці запитання займає багато часу. Зате коли контракт підписаний – можна трохи розслабитися і сконцентруватися на інших завданнях.

Насправді все трохи не так.

Так, пошук спонсорів – вирішальний фактор фінансування івенту (у багатьох випадках). Так, від них залежить, у тому числі, і прибуток команди організаторів. Але поряд з «гонкою за грошима» важливо розвивати позитивні відносини зі спонсорами. Це – хороший доробок на майбутнє. І навпаки: варто десь помилитися, і доведеться починати все з нуля: ця компанія більше не захоче співпрацювати з івент командою.

Що ж запропонувати спонсорам, щоб задовольнити їхні запити і стати надійним партнером на багато заходів вперед? Спробуємо розібратися.

Що потрібно спонсорам: спрямованість на цільову аудиторію

Сучасні методи оцінки аудиторії дозволяють точно знати свого споживача. Природно, що спонсори зацікавлені у впливі на цільові групи, у тому числі, і за допомогою організованих заходів. Брендам потрібні їхні потенційні і справжні клієнти. Постійно аналізуючи ринок, вони знають про аудиторію все: рівень доходу, інтереси, і навіть улюблений колір одягу.

З огляду на це, багато потенційних спонсорів заходів вимагають надати аналітичні дані: їм потрібні докази, що цільова аудиторія івенту відповідає їх ринковим інтересам.

Як задовольнити спонсорів

Надати потрібні дані. Приклади, де їх можна взяти:

• звіт Google Analytics про продаж квитків;
• демографія аудиторії;
• дані про перегляд сайту;
• інші аналітичні дані, що надаються сервісом (можна дати маркетологам потенційного спонсора доступ до звітів).

Але це не все. Щоб переконати потенційних партнерів, потрібно дати більше: дані анкетування відвідувачів, метрики з соціальних мереж, звіти про публічні висловлювання думок людей про майбутній івент і т.п.

Що потрібно спонсорам: проста та прозора співпраця

Спонсор інвестує кошти в івент, розраховуючи, що організатори на 100% впораються з поставленими завданнями. Але в день проведення заходу представник спонсора не може конструктивно поспілкуватися з івент менеджером. Або бачить, що не все готово. Або зауважує, що умови спонсорського контракту не виконані, але організатори навіть не намагаються знайти вихід із ситуації.

Як задовольнити спонсорів

Один івент менеджер або команда організаторів (у залежності від масштабів івенту) повинен відповідати за роботу зі спонсорами. Його завдання – виконати все, що вимагають умови контрактів, а в день івенту комунікувати з представниками партнерів на локації. У таких випадках виникаючі проблеми можна легко і організовано вирішити, задовольнивши потреби спонсорів. Чим більше івент – тим більше ресурсів потрібно виділити на організацію роботи з партнерами.

Що потрібно спонсорам: відповідне ставлення

Спонсори вкладають кошти в івент. Багато коштів. У деяких випадках бюджет заходу тримається виключно на спонсорських фінансових вливаннях. Природно, що натомість вони хочуть виконання умов та уваги. Тобто, не просто уваги, а ставлення як до VIP персон. Це цілком заслужено. Зрештою, івент відбувся завдяки їм.

Як задовольнити спонсорів

Безкоштовні VIP пропуски і квитки в будь-якій запрошеній кількості. Спеціальні умови на локації: від можливості особистої зустрічі з топовими гостями до спеціального меню. Важливо підкреслити особливий підхід до представників спонсорів: тим самим засвідчити свою вдячність.

Якщо партнери зацікавлені, можна також запропонувати їм зустрічі з потенційними великими клієнтами та представниками компаній, квитки на ексклюзивні події або знайомство з лідерами думок.

Що потрібно спонсорам: гарантії рентабельності

На відміну від меценатів, спонсори розглядають фінансові вкладення як інвестицію: їм потрібно повернути гроші у відповідному еквіваленті. Після кожного івенту представники спонсорів обов’язково проаналізують показники ефективності. І цей звіт стане ключовим фактором: будуть вони співпрацювати з організаторами ще або на цьому все закінчиться.

Як задовольнити спонсорів

Скласти власні звіти, надавши об’єктивні дані. Перерахувати KPI заходу і оцінити їх виконання. Приблизний список даних для оцінки ключових показників ефективності:

• категорії учасників та варіанти їх взаємодії;
• види заходів в рамках івенту;
• виступи і доповідачі, найбільш цікаві для спонсорів;
• звіти з соцмереж: фідбек, кількість згадок про івент та спонсорів;
• дані опитувань – особливо свідчать про ступінь залученості аудиторії.

Що потрібно спонсорам: подяка

Гарні манери ніхто не відміняв. Звіти, хороший прийом, ідеальна організація – все це важливо. Але ще не завадить щиро подякувати партнерів і залишити про себе гарну думку. Старе добре «дякуємо» найкраще впорається з цим.

Як задовольнити спонсорів

Протягом декількох днів після івенту відправити партнерам подячні листи, супроводивши їх матеріалами для використання з метою брендування і реклами (фото і відео з заходу). Згадуючи івент в соціальних мережах, відзначати спонсорів і говорити про них тільки в позитивному ключі.

Івент агентство ARENA CS відповідально ставиться до взаємодії зі спонсорами. Партнери, які бажають інвестувати кошти в заходи, позбавлені проблем: команда організаторів допомагає їм реалізувати поставлені бізнес-цілі.