Планування бюджету для заходу – це практично завжди битва за кожну гривню. Високі очікування вимагають відповідних вкладень. Але в той же час замовник хоче, щоб все було «недорого і добре». Розумне планування – основа роботи над бюджетом івенту. Подивимося, як вирішують цю задачу професіонали галузі.

Економія на обладнанні – ризик втратити повагу

Технології – основа сучасного заходу. Плануючи витрати на обладнання, потрібно дотримуватися принципу: «плати зараз або плати набагато більше, коли вже пізно». Заздалегідь адаптувати локацію під завдання івенту простіше, ніж намагатися надолужити згаяне в процесі, втрачаючи час і гроші. Якщо в процесі виступу спікера мікрофон починає давати зворотній зв’язок (відлуння) або зображення на екрані стає розмитим, аудиторія концентрує всю увагу на цьому, а не на словах доповідача. Висновок: всі пункти витрат на технології потрібно фінансувати в повному обсязі.

Докладне обговорення завдань

Переговори – найбільш важлива частина процесу підготовки. Чим вище їх ефективність, тим менше в бюджеті івенту зайвих і випадкових витрат. З постачальниками, підрядниками та партнерами потрібно обговорити кожну деталь: від меню (і можливостей зниження витрат на нього) до бронювання номерів. Якщо партнери розуміють цілі організатора – вони зможуть визначити пріоритетні пункти фінансування, відсіявши все другорядне. Чому б не спробувати обговорити з кожним підрядником можливості оптимізації витрат? Не всі спроби будуть успішними. Однак отримує той, хто запитує.

Корисний досвід, а не «вау-ефект»

На перші враження можна розоритися: спроби здивувати пересичену публіку обходяться дорого. Однак про захід судять за підсумками і досвідом. І жертвувати ними на догоду швидкоплинного «вау-ефекту» не варто. Якщо бюджет лімітований, краще сконцентруватися на чіткій організації і висококласному обслуговуванні. Потрібно повноцінно профінансувати ті ключові напрямки, які запам’ятаються учасникам. Все другорядне можна навіть проігнорувати. Наприклад, замість витрат на декор приміщення вибрати локацію з відповідним інтер’єром, що не потребує прикрас.

Эффективный бюджет ивента глазами профессионалов

Якісна їжа

Погане меню запам’ятовується краще, ніж ідеальне обслуговування. І справа не тільки в якості страв. З огляду на, що здорове і правильне харчування зараз – тренд, важливо забезпечити повноцінну присутність в меню страв для вегетаріанців, веганів, людей з харчовою алергією і т.п. Можна, звичайно, проігнорувати це і здорово заощадити, але розчарування учасників буде коштувати організаторам набагато дорожче.

Це не все. Хороший варіант оптимізації витрат – неформальні обіди. Якщо івент дозволяє організувати харчування без офіціозу, «у джинсах і невимушеній обстановці», варто це зробити. Такі обіди – не просто поглинання їжі. У них створюється комфортна атмосфера для спілкування, тімбілдинга.

Ще один спосіб економії бюджету – організація ранкової перерви після сніданку. Не маючи строгих обмежень у часі, учасники повноцінно харчуються. У результаті скорочується кількість відходів. Можна почерпнути і інші способи оптимізації, надихнувшись досвідом організованого громадського харчування у великих готелях.

Щоб створити невимушену атмосферу під час прийому їжі або кава-брейку, можна підшукати відповідну локацію. Наприклад, повезти учасників до місцевого модного бару буде дешевше, ніж намагатися створити аналогічний «дух вечірки» в ресторані готелю.

Економія бюджету і порятунок планети – одне ціле

Багато івент менеджерів знаходять можливості економити, впроваджуючи екологічні рішення. Наприклад, вони заохочують учасників користуватися багаторазовими пляшками для води замість одноразових стаканчиків і брати воду з кулерів, а не пластикових пляшок.

Заощадити бюджет можна, об’єднавши технології та доступні сучасні рішення. Наприклад, деякі професійні організатори відмовилися від використання друкованих матеріалів на івентах, замінивши їх мобільними додатками. Під кожен івент розробляють окреме програмне забезпечення з повноцінним контентом. Він доступний всім учасникам. Цю технологію вже розглядають як майбутнє івент сфери.

Серед екологічних і економічних рішень при організації заходів – використання «живого декору». Природні матеріали довговічні. Їх можна використовувати повторно і безпечно переробляти. Підставки, тримачі для табличок, вивіски та інші вироби з натуральних матеріалів можна придбати раз і застосовувати кілька років.

Эффективный бюджет ивента глазами профессионалов

Більше знань про локації – істотніше економія

Досвідчені організатори намагаються користуватися ресурсами, які розташовані поруч з обраними локаціями. Це скорочує бюджет. А іноді можна розраховувати навіть на безкоштовні бонуси. Наприклад, організовуючи івент за межами столиці, можна залучити до роботи місцеве рекламне агентство. Його фахівцям краще знайома аудиторія і методи впливу на неї. А ще вони можуть надати знижки (наприклад, на виготовлення брендованих сувенірів). Те ж саме стосується волонтерів: залучення місцевих активних людей обійдеться дешевше.

Ще є практика змішування заходів. Наприклад, об’єднати івент у рамках корпоративної соціальної відповідальності з коктейльною вечіркою. Можна зробити це нетривіально: побудувати гольф-поле з консервів і перериватися на гру між коктейлями. Звичайно, це не універсальна рекомендація, а загальний напрямок. Пріоритети при бюджетному плануванні індивідуальні: від них і потрібно відштовхуватися.

Захист від «нав’язаних послуг»

Що якщо підрядники намагаються дати більше, ніж передбачено контрактом? Наприклад, ресторан без узгодження включає більше напоїв в меню, вимагаючи у організаторів доплати за них? Щоб уникнути ризиків, деякі івент команди дотримуються принципу «одного керівника». Це людина, яка приймає всі рішення з відповідальністю за кожне з них. І якщо підрядник зробив щось, що виходить за рамки бюджету і не узгоджене з керівником, організатори не зобов’язані це фінансувати.

Оцінка ефективності вкладень

Повернення інвестицій – ключовий показник ефективності івенту. Але методи оцінки ефективності різні. Відповідно, показники теж відрізняються. Більшість івент команд користуються методами опитування учасників після івенту. Інші оцінюють досягнення поставлених цілей, показники кількості учасників, зареєстрованих на наступний івент, проводять онлайн-опитування. Знати реакцію аудиторії важливо: це допомагає оцінити, які кроки по скороченню бюджету виявилися найбільш ефективними.