В Україні оголошено карантин для захисту населення від поширення коронавіруса COVID-19. Він неминуче позначився на івент сфері. Організаторам рекомендували перенести або скасувати заходи. Дозволені івенти, що збирають на одному майданчику до 200 чоловік. У столиці вимоги жорсткіші: до 60 осіб на локації, за умови персоналізованого скринінгу температури тіла.

Багато організаторів в таких умовах справді переглянули плани. Інші, оцінивши ризики і зовнішні чинники, прийняли рішення проводити івенти. Ми зібрали кілька порад, які допоможуть організувати захід відповідно до правил карантину та рекомендацій ВООЗ.

Контроль та інформування

Аудиторії майбутнього івенту потрібно забезпечити доступ до об’єктивної інформації про вплив коронавірусу. Це дозволить їм прийняти об’єктивне рішення про участь, захистить від фейків і провокацій. Для інформування потрібно використовувати офіційні дані департаменту охорони здоров’я міста, новини профільного міністерства, а також сповіщення Всесвітньої організації охорони здоров’я.

Ивент в условиях коронавируса: советы для организаторов

Підготовка безпечного заходу

Якщо рішення прийнято, аудиторія проінформована, а приводів для перенесення і скасування івенту немає – потрібно дотриматись наступні рекомендацій:

  1. Скорегувати кількість квитків. Потрібно відповідати актуальним обмеженням, які затверджені Кабміном і міською адміністрацією.
  2. Проаналізувати порядок денний і оцінити, чи є додаткові можливості для зниження ризику зараження учасників. Наприклад, відмовитися від рукостискань, пропонувати закуски в індивідуально упакованих контейнерах і т.п.
  3. Повідомити учасникам про всі заходи, які будуть вжиті для їх безпеки. Перерахувати рекомендації по поведінці на локації: наприклад, мити руки кожні 20 хвилин, користуватися дезінфікуючими засобами після кожного тактильного контакту, відмовитися від івенту при поганому самопочутті, тощо.
  4. Забезпечити необхідні умови: достатня кількість дозаторів з дезинфікуючим засобом, умивальників і мила. Вибрати локацію з сенсорними змішувачами в туалетних кімнатах. Організувати контроль здоров’я обслуговуючого персоналу і видачу захисних масок. Виділити додатковий персонал для температурного скринінгу гостей на стійках реєстрації.

Перенесення дати – не кінець світу

Рішення про перенесення івенту – вкрай важке. Воно несе не тільки збитки, але і ризики для репутації. Ось кілька рекомендацій, щоб витончено вийти з ситуації і поставити турботу про відвідувачів на перше місце:

  • переконатися, що є організаційні можливості для перенесення (вільні дати, згода спікерів і т.п.);
  • залишити дійсними квитки та запрошення для учасників (без необхідності заміни);
  • запропонувати повне повернення коштів для тих, хто не зможе відвідати перенесений івент.

Ивент в условиях коронавируса: советы для организаторов

Онлайн – оптимальна альтернатива

Багато івентів можна провести в онлайн-форматі, і вони нададуть відвідувачам такий же ефективний досвід. Якщо вирішено провести захід без гостей, потрібно попередньо вибрати відповідний формат:

  • для великих івентів, цікавих широкій аудиторії, підійде прямий ефір;
  • для освітніх заходів або презентацій зі слайдами і контентом рекомендований формат вебінару;
  • щоб забезпечити безперебійну трансляцію, краще вибрати платний відеохостинг у авторитетного провайдера.

Складно прогнозувати ситуацію з коронавірусом в нашій країні. Тому оптимальним варіантом буде провести онлайн-захід або перенести його на більш пізній термін.