Як дізнатися, що захід пройшов добре? З’ясувати, що цілі були досягнуті? Або як визначити помилки, причини невдоволення учасників? Очевидно, що особистого досвіду і професійних відчуттів івент менеджера тут недостатньо. Тому фахівці використовують найбільш підходящі інструменти – опитування. З їхньою допомогою можна виявити сильні і слабкі сторони проведеного заходу, дізнатися про побажання учасників і зробити для себе висновки на майбутнє.
Проводячи опитування перед і після заходу, команда організаторів може зібрати найбільш важливі думки зацікавлених учасників. Причому, важливі не тільки позитивні, але і негативні відгуки. Останні не радують, але дають цінну інформацію для оптимізації маркетингової стратегії і зростання якості майбутніх івентів. Інформацію з опитувань можна зіставити з KPI заходу, отримавши конкретні дані про ефективність.
Івент опитування: що і як запитувати?
Сучасні івент опитування в більшості випадків – це анкети в електронному вигляді, які організатори розсилають учасникам до заходу, під час або після нього. Залежно від цілей івенту, анкетувати можна не тільки учасників, але й спонсорів, волонтерів, VIP-гостей, учасників команди організаторів. Опитування після заходу – традиція. Але корисні дані можна отримати і до початку івенту, а також під час події. Відповіді на них дають уявлення про те, що відчувають учасники, дозволяють вчасно внести поліпшення або зміни.
Типи питань в анкетах
Існує кілька варіантів питань, за допомогою яких організатори івенту можуть отримувати необхідну інформацію:
- питання Опитування Net Promoter® Score або показник клієнтської лояльності (NPS). Припускають кілька варіантів відповідей, з можливістю оцінки елемента за цифровою шкалою. На основі отриманих даних визначають показник NPS;
- питання «так-ні» – бінарні, відповідати на які потрібно на основі умовної логіки;
- відкриті питання – відповіді на них вимагають від респондентів часу, і масовий аналіз відповідей досить складний. Але це найцінніша інформація і найбільш якісний зворотній зв’язок.
20 прикладів питань, які задають учасникам івентів
Питання для учасників
- Оцініть, наскільки ви задоволені заходом?
Тип питання: NPS.
Просте запитання, яке слугує «відправною точкою» перед наступними питаннями анкети. Відповіді дають загальне уявлення про рівень організації івенту.
- Що вам найбільше сподобалося?
Тип: відкритий.
Аналіз відповідей допоможе розставити пріоритети при організації наступних заходів.
- Що вам не сподобалося?
Тип: відкритий.
Це не просто. Навряд чи хтось із задоволенням знайомиться з негативною інформацією про свою роботу. Однак таке питання демонструє аудиторії: важлива будь-яка думка. А ще він показує, що організатори готові врахувати всі недоліки при підготовці наступного івенту.
- Ви будете брати участь у наших майбутніх заходах?
Тип: NPS.
Питання демонструє рівень ентузіазму, з яким учасники ставляться до івенту. Порівнявши показник позитивних відповідей з фактичною кількістю учасників можна отримати об’єктивні дані. Плани змінюються, але якщо більшість учасників висловили бажання прийти знову – це позитивна тенденція.
- Яка ймовірність того, що ви розповісте колегам / друзям про цей захід?
Тип: NPS
Кожна рекомендація – можливість збільшити кількість учасників наступного івенту. Ось чому важливо відстежувати цей показник. У деяких випадках можна не включати питання в анкету, а дати можливість учасникам ділитися реферальними посиланнями і спецпропозиціями, відстежуючи статистику відгуків по ним.
- Чому ви вирішили відвідати захід і який досвід бажаєте отримати?
Тип: відкритий.
Очевидно, що це питання потрібно задавати перед івентом, щоб внести необхідні корективи і дати учасникам те, чого вони хочуть.
- Що вам найбільше сподобалося в цей день?
Тип: відкритий.
Питання підходить для багатоденних івентів. Іноді відповіді допомагають внести коригування до плану наступних днів.
- Покажіть, наскільки ви задоволені такими аспектами:
- локація;
- дати проведення;
- технічне оснащення;
- програма івенту.
Тип: NPS.
У якості підпунктів для оцінки можна вказати будь-які актуальні фактори. Це допоможе контролювати тонкощі організації та навіть отримати основу для планування наступних заходів.
Питання для волонтерів
- Оцініть рівень організації.
Тип: NPS.
Показник відповідей продемонструє: чи потрібне оновлення в команді і підходах до організації.
- Ви б порекомендували цей івент в якості перспективної можливості для волонтерської роботи?
Тип: «так-ні».
Волонтери – основа організації івенту. Важливо знати, чи достатньо їм очікуваного досвіду і умов для роботи. Це допоможе створювати умови для заповнення волонтерської команди в майбутньому. Адже добровольців завжди не вистачає.
- Ви зацікавлені у співпраці в майбутньому?
Тип: «так-ні».
Якщо показник позитивних відповідей високий, організаторам можна пишатися. Важливо скласти список всіх, хто погодився працювати далі.
Питання для спонсорів і партнерів
- Поділіться своїми думками про захід.
Тип: відкритий.
Питання покаже, наскільки організатори зважають на думку партнерів.
- Івент виправдав ваші очікування? Чому?
Тип: «так-ні», відкритий.
Очевидна мета спонсора – збільшити впізнаваність бренду. Але не потрібно спиратися на такі категорійні поняття. Краще дати партнерам розповісти про свої враження особисто.
- Ми побачимося на наступному заході?
Тип: «так-ні».
Це питання – своєрідна «перевірка пульсу»: чи дійсно івент дає партнерам і спонсорам необхідний результат.
Питання для спікерів і VIP учасників
- Як би ви оцінили локацію і технічне оснащення з точки зору реалізації ваших цілей.
Тип: NPS.
Спікерам важливі умови: від них залежить ефективність їх виступів. Їхня думка про вибір майданчика, технічного оснащення – найбільш важлива.
- Є щось, що ви хотіли б спростити або зробити більш зручним?
Тип: відкритий.
Питання важливе по відношенню до VIP: створюючи основу для задоволення їхніх потреб, можна забезпечити присутність топових учасників на наступних івентах.
- У вас є колега, який із задоволенням виступить на наступному заході?
Тип: «так-ні».
Спікери в більшості випадків – представники професійних співтовариств. Вони оточені експертами і можуть порекомендувати когось для майбутніх івентів.
Питання для представників замовника
Якщо івент організував відділ маркетингу компанії, анкетування можна провести серед організаторів і топ-менеджменту.
- Як ви думаєте, цілі івенту досягнуті?
Тип: «так-ні».
Такі питання часто ігнорують, а даремно. Опитуючи залучених до процесу організації співробітників компанії замовника, можна отримати загальне уявлення.
- Захід вплине на досягнення ваших бізнес-цілей?
Тип: «так-ні».
Відповіді допоможуть переконатися, чи правильно позначена стратегія організації івенту і чи пов’язана вона з бізнес-стратегією замовника.
- Чи задоволені ви результатами івенту?
Тип: «так-ні».
Відповіді дадуть розуміння, наскільки захід може підвищувати репутацію і бізнес-показники компанії замовника.
Чому опитування корисні?
Анкетування дозволяє з’ясувати, чи був захід успішним. Воно демонструє сильні і слабкі сторони івенту. Дає основу для того, щоб провести роботу над помилками.
Зворотній зв’язок – позитивний і негативний – завжди цінний. Кожен учасник івенту: від волонтера до гостя або спікера – може дати цінну інформацію організаторам і поділитися особистим досвідом. Люди готові багато розповісти, якщо їх тільки запитати. Це – можливість зробити наступний івент ще більш успішним.
Маєш питання щодо змісту статті? Звертайся до авторки
Юлія Гулевич
Директор з маркетингу та продажів
