У попередній статті ми привели першу частину спічу CEO івент агентства Arena CS Яни Матвійчук на заході «Премія HR-бренд». Сьогодні публікуємо продовження виступу. Воно присвячене особливостям менеджменту в івент компанії.
«У 2012 році, через 8 років після створення компанії, ми вирішили перетворити агентство в фабрику з організації заходів», – розповіла Яна Матвійчук. – «Що таке фабрика? Умовно це конвеєр, з якого сходить багато товарів однаково високої якості. Нам хотілося, щоб клієнти отримували однаково якісний сервіс, незалежно від того, який івент менеджер займався їх заходом ».
За словами CEO Arena CS, систематизація принесла свої результати: у 2012 році компанія організувала 840 заходів (а в перші роки починала всього з 8-ми). Збільшувався штат співробітників, підвищувалася відповідальність, але зростання кількості проектів та доходів не спостерігалося.
«У 2015 році ми дійшли до стану, коли вже не знали, що з усім цим робити», – зазначила у виступі Яна Матвійчук. – «У нас була ієрархічна структура. Більше клієнтів – більше івент менеджерів. Десять нових співробітників – ще один топ-менеджер. Якби так пішло далі, компанія втратила б і ту невелику маржу, яку мала. Ми вирішили: треба міняти структуру компанії, щоб заробляти більше при наявній кількості замовлень».
Було вирішено впровадити самоменеджмент. Першочергова причина була економічна. Але хотілося добитися ще двох факторів: щоб персонал працював за стандартами компанії та забезпечував однаковий рівень сервісу.
Сучасна структура компанії виглядає наступним чином: є проектні групи, і є команди наставників. Вони між собою взаємодіють. У кожної з них – своя мета. Один співробітник може одночасно перебувати в трьох командах, плюс паралельно працювати в 10-ти проектних. Відповідальність та права кожного співробітника розділені наполовину.
«Впровадивши цю структуру в 2015 році, ми забезпечили двократне зростання. І зараз позитивна динаміка триває: разом із зростанням кількості івентів збільшується прибуток », – зазначила Яна Матвійчук.
Бити чи годувати? Як підтримувати таку команду в бойовій готовності? CEO івент компанії поділилася, що в команді не бетонують рішення: вони можуть бути змінені в залежності від умов. Ніхто не няньчиться зі співробітниками: фахівці розуміють, що від них чекають «дорослого» результату. Було вирішено відмовитися від системи штрафів і будь-яких інших проявів бюрократії. Про всі проблеми всередині говорять відкрито. Всі процеси оцифровані. Кожен співробітник знає коло своїх обов’язків і рівень відповідальності.
Чого хочеться домогтися? Серед цілей керівництва Arena CS: вийти на рівень, коли івент менеджери будуть самостійно шукати клієнтів. Активніше готувати наставників, тому що система самоменеджменту будується на передачі їхніх знань новим співробітникам. І ще хочеться прискорити процес «дозрівання» кожного співробітника. У кінці виступу Яна Матвійчук порадила розглянути лінійну структуру менеджменту як найбільш підходящу для сервісних компаній.