У попередній статті ми привели першу частину спічу CEO івент агентства Arena CS Яни Матвійчук на заході «Премія HR-бренд». Сьогодні публікуємо продовження виступу. Воно присвячене особливостям менеджменту в івент компанії.

«У 2012 році, через 8 років після створення компанії, ми вирішили перетворити агентство в фабрику з організації заходів», – розповіла Яна Матвійчук. – «Що таке фабрика? Умовно це конвеєр, з якого сходить багато товарів однаково високої якості. Нам хотілося, щоб клієнти отримували однаково якісний сервіс, незалежно від того, який івент менеджер займався їх заходом ».

Как приручить дракона-2

За словами CEO Arena CS, систематизація принесла свої результати: у 2012 році компанія організувала 840 заходів (а в перші роки починала всього з 8-ми). Збільшувався штат співробітників, підвищувалася відповідальність, але зростання кількості проектів та доходів не спостерігалося.

«У 2015 році ми дійшли до стану, коли вже не знали, що з усім цим робити», – зазначила у виступі Яна Матвійчук. – «У нас була ієрархічна структура. Більше клієнтів – більше івент менеджерів. Десять нових співробітників – ще один топ-менеджер. Якби так пішло далі, компанія втратила б і ту невелику маржу, яку мала. Ми вирішили: треба міняти структуру компанії, щоб заробляти більше при наявній кількості замовлень».

Було вирішено впровадити самоменеджмент. Першочергова причина була економічна. Але хотілося добитися ще двох факторів: щоб персонал працював за стандартами компанії та забезпечував однаковий рівень сервісу.

Сучасна структура компанії виглядає наступним чином: є проектні групи, і є команди наставників. Вони між собою взаємодіють. У кожної з них – своя мета. Один співробітник може одночасно перебувати в трьох командах, плюс паралельно працювати в 10-ти проектних. Відповідальність та права кожного співробітника розділені наполовину.

Как приручить дракона-2

«Впровадивши цю структуру в 2015 році, ми забезпечили двократне зростання. І зараз позитивна динаміка триває: разом із зростанням кількості івентів збільшується прибуток », – зазначила Яна Матвійчук.

Бити чи годувати? Як підтримувати таку команду в бойовій готовності? CEO івент компанії поділилася, що в команді не бетонують рішення: вони можуть бути змінені в залежності від умов. Ніхто не няньчиться зі співробітниками: фахівці розуміють, що від них чекають «дорослого» результату. Було вирішено відмовитися від системи штрафів і будь-яких інших проявів бюрократії. Про всі проблеми всередині говорять відкрито. Всі процеси оцифровані. Кожен співробітник знає коло своїх обов’язків і рівень відповідальності.

Чого хочеться домогтися? Серед цілей керівництва Arena CS: вийти на рівень, коли івент менеджери будуть самостійно шукати клієнтів. Активніше готувати наставників, тому що система самоменеджменту будується на передачі їхніх знань новим співробітникам. І ще хочеться прискорити процес «дозрівання» кожного співробітника. У кінці виступу Яна Матвійчук порадила розглянути лінійну структуру менеджменту як найбільш підходящу для сервісних компаній.