Ви бачите, скільки зараз проходить конференцій. В один день кілька цікавих заходів. Відвідувач губиться у виборі, куди йому піти?

Праворуч підеш – розумним станеш. Ліворуч підеш – красу знайдеш. А що робити, якщо хочеш бути розумним і красивим?

Звичайно, це жарт. Однак приховане в ньому мудре послання легко читається між рядків.

Перенасиченість ринку знижує увагу до самих конференцій. У інфополі все більше відкритих листів з невдоволенням: то організатори підвели, то спікер ллє одну і ту ж воду, то печиво було черствим, то папір в туалеті закінчилася …

Часом складається враження, що слухачі ходять на конференції спеціально, щоб шукати їх слабкі місця і потім кричати про це на весь голос. Ось тільки, по правді, слабкі місця вони знаходять, коли не бачать сильних.

Тому сьогодні більшість конференцій створюються за єдиною подобою. Модна хайпова тема, стандартний комплект спікерів, віддалена спонсорська алея, фотозони і щось їстівне на обід.

Зважаючи на все це відвідувач став більш примхливим і вимогливим. Він уже навчився обирати. Він уже може порівняти. І замість того, щоб йому по кілька разів продавати одне й те саме, але в різній упаковці, краще прислухатися до його внутрішньо-зовнішнього голосу і ЗРОЗУМІТИ.

У цій статті я підготувала для вас п’ять простих способів, які допоможуть привернути увагу учасників до вашого форуму. Ці рекомендації – результат особистого досвіду, заснованого на увазі до потреб відвідувачів івентів.

СПОСІБ №1. «Цільова – у центрі»

как выделить конференцию

Іншими словами – помістіть вашу цільову аудиторію у центр заходу.

Щоб організувати реально круту конференцію, яку запам’ятають, і яку ще довго будуть ставити у приклад, в першу чергу, потрібно провести роботу зі створення «аватару» учасника.

Люди приходять, щоб чути те, що вони хочуть, а не те, що їм кажуть. Вони платять гроші, вони витрачають свій час. Вони обирають, де саме піти. Їм все одно, які ви класні, тому що вони самі хочуть стати класними.

Як же створити «аватар» учасника? Досить провести з ним негласне бліц-інтерв’ю і отримати чіткі відповіді на конкретні питання:

  • Чим він займається?
  • Які у нього цілі і завдання?
  • З якими складнощами і проблемами він бореться?
  • Чому він ходить на конференції?
  • Які конференції для нього найбільш важливі?
  • Що йому подобається і не подобається в інших подібних конференціях?
  • Що він не зможе отримати на конференціях інших організаторів?

Це мінімальна колекція питань, відповіді на які слід отримати. Їх головна цінність – розробка чіткої концепції конференції, влучне позиціонування, сильна програма і продумані комунікації.

Причому такий підхід однаково ефективний як для відкритих івентів, так і закритих корпоративних заходів.

СПОСІБ №2. «Говоріть мовою аудиторії»

Ви визначилися з «аватаром» і чітко розумієте, хто буде в вашому залі. Ви вже здогадуєтеся, що різні конференції залучають різних відвідувачів. Що далі потрібно зрозуміти для загального успіху?

У кожної групі цільової аудиторії є свої «маркери». У них різні вимоги, різні критерії прийняття рішень і різні очікування.

Можна провести експеримент, щоб зробити для себе цікавий висновок: організуйте дві конференції за одним сценарієм для двох різних аудиторій. Тоді ви швидко переконаєтеся в наступному: те, що викликає оплески у одних, іншим здасться сірою і нудною буденністю.

Це факт. Пропоную вам відмовитися від такого експерименту, а просто довіритися моєму досвіду.

Щоб заслужити інтерес і симпатії аудиторії, потрібно з нею говорити однією мвою. Її мовою. Тому що конференцію ви робите для них і про них.

Погодьтеся, якщо в залі зібралися модні сучасні IT-фахівці, їх не потрібно «радувати» прикладами з радянського минулого, які вже обросли міцною павутиною. А якщо в залі інженери комунальних служб, навряд чи вони зможуть перейнятися Instagram-технологіями.

Корисно вивчити професійний сленг своєї аудиторії. Вивчити – це значить розібратися, а не просто розкидатися знайомими для них словами.

СПОСІБ №3. «Познайомте учасників зі спонсорами»

как выделить конференцию

Конференція без спонсорів – це щось з роду unbelievable.

Учасники проходять реєстрацію і виявляються в основній зоні заходу. Навколо групи людей, радісні розмови та спеціальні місця, де красуються стенди спонсорів. Банери, столи з раздатковими матеріалами і усміхнені дівчата-менеджери в одязі, що обтягує.

Логотип на бейджі, банері, брендволі … Серйозно? Ви дійсно думаєте, що учасники розглядають всі логотипи, і що це якимось чином дозволить їм зацікавитися в послугах / товари рекламодавців?

З роками ми стали помічати, що учасники менш охоче спілкуються зі спонсорами. Максимум, приємно посміхнуться і подякують за листівку з ручкою, якщо дійдуть до спонсорської зони. Яка подальша доля листівки? Запитайте самих спонсорів, вони скажуть «Хотіли більшого» (це щоб не описувати враження, коли бачиш свої листівки в найближчих сміттєвих корзинах).

Слабка ефективність спонсорства відлякує потенційних меценатів, і організаторам «для фону» доводиться обмежуватися нематеріальної підтримкою друзів-партнерів. Таке собі рішення …

Чому так? Тому що організатори ще не навчилися працювати зі спонсорами. Ще не навчилися або просто не хочуть. «Ми вам даємо можливість, використовуйте самі» – це говорять людям і компаніям, які ґрунтовно розщедрилися.

Так, мудрий організатор думає, як познайомити учасників та спонсорів. Більш того, він думає, як їх подружити, щоб це стало корисним для обох сторін. Тому важливо організувати «пробу бренду на смак».

Запам’ятайте: 10 секунд реальної взаємодії і контенту дають більший результат, ніж 10 годин безперервної демонстрації логотипу.

І ще один нюанс …

Організатор сам продумує, кому вигідно виступити спонсором. З кожним спонсором він обговорює максимально комфортну модель залучення та впливу.

Варіантів маса, напишіть мені на ol@arenacs.ua – проконсультую конкретно по вашому заходу.

СПОСІБ №4. «Навчіться працювати з гаджетами»

как выделить конференцию

Коли я говорю про це знайомим, часто ловлю нерозуміючі погляди. Так, друзі, якщо хочете проводити конференції на серйозному сучасному рівні – навчіться працювати з гаджетами.

Не балуватися, а працювати. І зараз я говорю про наступні штучки: мобільні додатки, месенджери, чат-боти та інші «супернові» комунікаційні інструменти.

Вони втягують, спрощують взаємодію, і роблять спілкування більш ефективним. Причому для всіх.

Організатор отримує можливість моментального контакту з усією аудиторією. Він може швидко доносити потрібні повідомлення, збирати зворотний зв’язок і ділитися «додатковими плюшками».

Смартфони є у всіх. Люди вже навчилися їх використовувати для комунікації. Вони хочуть, щоб і ви цьому навчилися.

СПОСІБ №5. «Забудьте про сумки»

Іншими словами, вистачить відвідувачам роздавати «сумки Діда Мороза» з різними дешевими безкорисними подарунками і листівками спонсорів.

Чомусь сумка учасника стала формальністю. Вона просто числиться як must-do в організаційному плані. «Тому що так роблять усі».

Питання, якщо ви хочете відрізнятися, чому тоді робити, як інші?

Сьогодні нікого не здивуєш фактом, що багато сумок після конференції залишаються під стільцями. Учасники просто не захотіли їх з собою забирати. Висновок? Викинуті гроші і мінус до репутації.

Окремий пункт – комплектація. Наприклад, один спонсор вирішив подарувати фірмову шоколадку в гарній упаковці. Конференція проходить влітку. Спробуйте здогадатися, що до вечора відбудеться в цій сумці …

Сумка – це точка контакту з учасниками. Тут є два варіанти: або вона сподобається або … з нею зроблять щось недобре.

Подібна тенденція вже насторожує спонсорів. Тому, якщо ви хочете вручати учасникам сумки, які для них дійсно стануть корисними – потрібно продумати кожну деталь: зовнішній вигляд, матеріал, стилізацію, вміст за сценарієм «кожен предмет відрізняється від іншого і несе користь», сумісність вмісту і, вибачте, загальна вага …

Важливий короткий висновок

Якщо відрізнятися – то в усьому. Найпростіший спосіб сподобатися аудиторії відбувається в три етапи:

  1. Вивчити, що не подобається і чого не вистачає на аналогічних конференціях.
  2. Зробити для себе висновки, що прибрати / прокачати / додати.
  3. Створити нову конференцію на основі думок і побажань аудиторії.

Зі сторони це здається дуже простим рішенням. Ось тільки ніхто не каже, що ефективність повинна бути складною. Спробуйте це зробити, відвідуйте аналогічні конференції, ДИВІТЬСЯ І СЛУХАЙТЕ, і тоді зрозумієте, як відзначитися.

І думати потрібно про кожний пункт взаємодії з учасниками. Про. Кожний. Пункт.

Ольга Ковальчук

Керівник комерційного відділу ARENA CS.