Літній івент: як не сісти в калюжу

Організація літнього заходу може потребувати більшої кількості часу і ресурсів. Open Air вимагає серйозного відношення до підготовки, інакше організаторам доведеться кусати лікті (як це зараз робить івент-команда Midsummer Night’s Dream). Даємо кілька рекомендацій щодо того, як уникнути помилок і врахувати всі тонкощі.

Прохолода

Літо (не в цьому році, а в принципі) – спекотна пора. Якщо ви встановили намет для банкету, подбайте про кондиціонування для гостей. Інакше свято перетвориться для них ц страждання. До речі, багато підрядників пропонують такі намети в комплексі з кондиціонерами.

Турбота про персонал

Комфорт гостей важливий, але про організаторів теж треба дбати. Якщо у вас тривала підготовка на спеці – передбачте, щоб у команди був доступ до достатньої кількості питної води з розрахунку 2,5 л на людину. Це стосується і ваших безпосередніх підлеглих, і персоналу підрядників.

летний ивент

Енергія

З перших днів організації вуличного івенту орендуйте генератор. Автономна енергія знадобиться всім: від монтажників до івент-менеджерів. Генератор буде корисний і після заходу. Зокрема, знадобиться енергія для інструментів, використовуваних при демонтажі конструкцій.

Тепло

Літо 2019-го показало: в Україні літніми ночами може знадобитися навіть осіння куртка. Тому подбайте про наявність кількох обігрівачів, які можна буде поставити в намети організаторів і техніків. Це особливо актуально, якщо у вас тривала багатоденна підготовка.

Дорога

Локація розташована на досить великій відстані від асфальтового шляху? Доведеться прокласти дорогу. Хоча б тимчасову – з товстих бетонних плит. Цим ви забезпечите зручний під’їзд для спецтранспорту, що забезпечує захід. Так, це витратна частина бюджету, але зате раптова негода, розмиті дороги і транспорт, що застрягає, не будуть для вас проблемами. Уявіть, у скільки обійдеться вам зрив івенту. Бетонна дорога здається неестетичною? Покрийте її штучним газоном – він досить дешевий.

летний ивент

Умови для підводників

Якщо сценічна конструкція розташована на воді, для монтажу доведеться запрошувати аквалангістів. Їхня допомога потрібна, навіть якщо глибина водойми невелика. Будь-яка підрядна організація, що надає такі послуги, висуває стандартні вимоги. Це тепла кімната або намет з обігрівачем для відновлення і переодягання. І ще одна вимога – це чіткий план робіт: аквалангісти не мають права працювати довше, ніж їм дозволяє регламент. Ніяких «понаднормових» у них не передбачено.

Страхування

Знайома ситуація для досвідчених івент-менеджерів: клієнт викреслює з кошторису намети, навіси та інші захисні конструкції. Найпопулярніший аргумент: «Я дивився прогноз, дощу не буде». Нехай викреслює, але пункт з витратами на страхування обладнання обов’язково залиште. Інакше доведеться зі своєї кишені платити підрядчикам за залите і зіпсоване обладнання.

Освітлення

Момент, про який часто забувають, і доводиться щось придумувати «на ходу» – освітлення підготовчого майданчику івенту в нічний час. Можна покладатися на підрядників. Але вони, як правило, передбачають «чергове освітлення» тільки для своїх співробітників. На всі зони цього освітлення не вистачить. Тому залучайте фахівця і заздалегідь складайте план освітлення монтажного майданчика. Закладіть у кошторисі витрати на недороге обладнання – і зможете вчасно закінчити роботу. Та й безпека персоналу завжди дорожча.

летний ивент