Скласти детальний бюджет заходу на етапі планування дуже складно: багато факторів впливає на його формування. Спочатку прорахуємо орієнтовний бюджет по основним статтям витрат:

  • Оренда приміщень
  • Трансферти
  • Організація харчування та кави-брейків
  • Витрати на програму конференції: спікерів; розважальну програму
  • Послуги конференц-менеджменту:
  • демонстраційне і звукопідсилююче обладнання;
  • обслуговування конференції;
  • апаратура для синхронного перекладу, витрати на перекладачів;
  • створення і друк роздаткових та інформаційних матеріалів;
  • інформаційна підтримка і реклама конференції та ін.

Бюджет конференції: непередбачені витрати

Після цього обов’язково закладіть суму на непередбачені витрати. Специфіка організації конференцій така, що складно прорахувати всі нюанси заходи. Закладайте мінімум 20%, а краще 25% від загальної суми бюджету. Доцільно спочатку підготувати попередній кошторис, а по закінченню конференції скласти підсумковий кошторис і фінансовий звіт.

Як заощадити бюджет конференції?

Кращий спосіб зменшити бюджет ділового заходу – це звернутися до професійної компанії, що займається конференц-сервісом.

По-перше, компанія конферец-сервісу завдяки своїм знижкам у підрядників, власної матеріальної бази і сучасних технологій допоможе зменшити бюджет від 10 до 30%.

По-друге, професійна компанія зможе запропонувати Вам оригінальну концепцію заходу або унікальне місце проведення, що дасть можливість значно знизити Ваші витрати на захід і зробити його оригінальним і таким, що запам’ятовується.

По-третє, організатор конференції гарантовано отримує високу якість заходу і ефективність заходу, при цьому економлячи не тільки фінанси, але і час, нерви, організаційні ресурси.

  • Кількість учасників
  • Оренда площадки
  • Секретаріат
  • Екскурсійна програма
  • Адміністрування сайту
  • Устаткування (стандартне: мультимедійний проектор, екран, ноутбук) (комплект-день)
  • Харчування
  • Трансфер
  • Коментарі