Світова пандемія дуже відбилася на організації давно запланованих заходів. Багато перенесли на наступний рік, багато відмінилися, але з пропозицією альтернативних і нових форматів проведення.

Але чи є повне скасування заходу кращим рішенням?

Організатори заходів за 2020 рік зазнали дуже багато стресу, адже незрозуміло переносити, скасовувати, переводити в новий форма. Що робити і як боротися з новими реаліями івент сфери?

Залученість відвідувачів повинна бути на першому місці

Кожна скасування або перенесення заходу, може загрожувати втратою не тільки доходу, але зацікавленості людей, а шанси дістати увагу людей назад в майбутньому, можуть не втілиться в реальність.

Збереження зацікавленості учасників – ключ до того, щоб витримати шторм. Дуже важливо не втратити інтерес до вашого заходу або бренду.

Кращий спосіб утримати увагу людей за межами прямої трансляції – якщо все зроблено правильно – це віртуальний досвід. Якщо цього просто немає в картах, важливо переконатися, що вони не втратять інтерес і продовжать рух до того часу, коли почнеться ваше наступне подія. Це може означати створення онлайн-форуму або спільноти, щоб спонукати до обговорень і контактам з учасниками, або надання інших ласих шматочків контенту, з якими вони можуть взаємодіяти тим часом.

Ивент индустрия будет помнить

Віртуальні заходи в цьому випадком ламають всі бар’єри. Тепер не важливо в якій точці світу віщає спікер, або грає група, учасникам не обов’язково купувати квитки і їхати в інше місто, досить ноутбука, телефону і можна чудово з дому насолоджуватися моментом.

Загалом, оголошувати про скасування без чіткого плану продовження взаємодії і взаємодії з аудиторією до тих пір, поки ви не зможете знову зустрітися – будь то особисто або онлайн – не рекомендується.

Страхування потрібно навіть заходам

Страхування, безсумнівно, є одним з основних чинників, які слід враховувати при оцінці фінансових наслідків скасування події. Якщо ваша страховка повністю покриває збори за скасування через коронавируса, скасування може мати сенс (хоча продовження залучення учасників як і раніше важливо, особливо для невеликих або менш популярних заходів).

Якщо застосовується більш ймовірний сценарій, і скасування не буде покриватися страховкою, ймовірно, краще звернутися до одного з двох інших варіантів. Партнери і спонсори можуть проявити гнучкість, якщо ви вирішите перенести дату заходу, або вам може бути краще перейти на віртуальний, щоб зменшити свої втрати.

Коли все закінчиться невідомо

Навіть якщо ви проводите велике і давнє захід, його скасування, припускаючи, що в наступному році воно відбудеться, може бути нерозумним тільки через мінливої ​​економічної середовища. Хоча все виглядає багатообіцяюче для розробки вакцини проти коронавируса, її ефективність ще не підтверджена, а терміни її розгортання ще не визначені. Майже неминуче, що вірус залишиться проблемою і в наступному році, особливо в тих місцях в США, де він все ще процвітає.

Ивент индустрия будет помнить

На додаток до аспекту безпеки поновлюваних подій, необхідно також враховувати економічні наслідки пандемії. Якщо в цьому році організатори занадто сильно постраждають, вони не обов’язково зможуть відновити роботу в наступному році, а учасники, багато з яких втратили роботу з початку року, можуть виявитися не в змозі виправдати квиток і дорожні витрати, пов’язані з відвідуванням заходу.