Чому хороший івент не можна організувати за один день?

Зробити швидко і якісно, ​​встигнути «на вчора», організувати івент за 1-2 дня. Реально? На жаль, ні. За пару днів неможливо підготувати навіть банкет на 10-20 гостей, не кажучи вже про більш масштабні проекти. Йдеться саме про якісну організацію – таку, щоб за неї не було соромно ні івент менеджеру, ні замовнику.

Запозичення ідей, відвертий плагіат, грубі помилки, незручні ситуації на заходах – суспільство довго не забуває цих прорахунків, звинувачуючи в них організаторів заходів. Незважаючи на те, що в більшості випадків головною причиною стає вимога клієнтів «зробити на вчора».

Період підготовки починається з моменту отримання заявки від клієнта і закінчується приїздом на захід першого учасника. І займати цей період може від декількох тижнів до місяців. Якісний івент вимагає часу, і ось чому.

Налагодження комунікацій

Складність організації залежить не тільки від кількості гостей, але і від виду заходу. Івент для 50 гостей може обслуговувати пара сотень чоловік персоналу, а брати участь в організації можуть кілька десятків підрядників. В таких умовах потрібен час для налагодження комунікації між усіма сторонами.

Що буде, якщо робити «на вчора»? Неузгодженість дій, невиконані доручення, серія провалів під час івенту.

Робота над візуальними рішеннями

Соціальні мережі з візуальним контентом «навчили» суспільство цінувати унікальне оформлення, простіше кажучи – «купувати очима». Сучасний івент повинен бути візуально красивим, оригінальним, цільним, таким, що запам’ятовується. Це стосується всього: від дизайну запрошень до декорацій. Відповідно, потрібен час для створення макетів дизайну з урахуванням корпоративного стилю, теми заходу і інших чинників.

Що буде, якщо робити «на вчора»? У терміновому порядку реально тільки скопіювати чуже готове рішення, трохи адаптувавши його під потрібний формат. Ні про який ідеальний дизайн зі 100% унікальними і вдалими ідеями не може бути й мови.

Виношування ідеї для досягнення результату

Мало хто зараз замовляє організацію івенту «для галочки». Клієнта цікавить досягнення конкретної мети: підвищити авторитет, просунути бренд або продукт, залучити нову аудиторію і т.д. Для вирішення кожного завдання потрібен час. І це точно не 1-2 дня.

Ідею потрібно «виносити і народити», з огляду на ризики, варіанти реалізації, можливості, бюджет. Практика показує, що перші два десятка ідей щодо організації заходу – банальні шаблони. Мозок видає їх, проводячи асоціації з готовими рішеннями. Тому вдалий план не виникає відразу – його потрібно довго і детально обмірковувати.

Що буде, якщо робити «на вчора»? Для організації заходу буде використана готова, випробувана ідея. Цілком можливо, що івент пройде без проблем, але подією він точно не стане.

Реалізація

У кожного заходу є конкретний виробничий цикл. Друк поліграфії, виготовлення декорацій, підготовка локації, монтаж обладнання та інші процеси потребують витрат часу. Можна зробити швидко, але чи вийде якісно? Напрошується аналогія з випічкою хліба. Що обрати: наспіх спечений сухий корж або м’який хрусткий батон, на який пішло більше доби?

Що буде, якщо робити «на вчора»? Нічого: або багато буде упущено, або частина підрядників не впорається із завданням.

Організація івенту: правильний підхід

Як готують якісні івенти? Орієнтовна схема підготовки наступна:

1. Із замовником працює персональний менеджер. Він відповідає за переговори між клієнтом і командою організаторів.
2. Організація проводиться в режимі активного діалогу: уточненню підлягає кожен нюанс: від кількості гостей до видів поліграфії, необхідності залучення перекладачів і т.п.
3. Організатор пропонує вибір варіантів для клієнта по кожному пункту технічного завдання.
4. Клієнт має право коригувати і пропонувати варіанти на всіх етапах організації.
5. У будь-який час доби клієнт в курсі поточного етапу організації.

На першому етапі підготовки, після обговорення основних нюансів, замовник і організатор узгодять попередній кошторис. На наступному потрібно внести передоплату підрядникам, які беруть участь в організації, а також заплатити за оренду локації. Фінальний бюджет і звітні документи команда виконавців складає після проведення заходу. За фактом проводяться і взаєморозрахунки.

Робота за таким принципом вимагає часу, але зате втратити важливі деталі організації при такому підході майже неможливо. Це важливо: гості івенту можуть не помітити результатів активних творчих зусиль. Але вони надовго запам’ятають збої мікрофонів, незручні, наспіх заброньовані готельні номери або орфографічні помилки в презентації. Щоб не допустити цих промахів, краще планувати захід задовго до потрібної дати.