Івенти в Україні дозволені, але з серйозними обмеженнями. Це дистанція між людьми, масковий режим, температурний скринінг та багато іншого. Необхідність дотримувати соціальну дистанцію в 1,5 м призводить до зниження доходів організаторів івентів і зростання витрат. Наскільки життєздатним виявиться такий формат? Як івент командам знайти способи оптимізації витрат?

Поставки засобів для профілактики і санітарізаціі

За новими правилами, на локації для проведення івенту в загальній доступності повинні знаходитися засоби для дезінфекції рук. Також є обов’язковою дезінфекційна обробка всіх поверхонь. Організатори зобов’язані забезпечувати співробітників медичними масками і надавати маски гостям, які прийшли без засобів індивідуального захисту. Швидше за все, доведеться залучати додатковий персонал для контролю цих процесів. Все це призводить до зростання бюджету.

Що робити?

Теоретично деякі витрати можна перенести (наприклад, зобов’язати персонал і гостей принести власні маски). Або знайти спонсорів конкретно для цієї мети (наприклад, виробників засобів захисту). Санітарну обробку локації можна перекласти на орендодавців: вони теж зазнали фінансових втрат через карантин і зобов’язані розділяти витрати в нових умовах.

Обмеження кількості відвідувачів знижує виручку

Щоб забезпечити дотримання норм соціального дистанціювання, організаторам доведеться переосмислити принцип проведення івентів. Це скорочення кількості глядацьких місць в залі, маркування підлоги в приміщенні, збільшення дистанції між столами, найм персоналу для регулювання потоку людей і т.п.

Все це призведе до нераціонального використання орендованої площі та зниження доходу. Пропускна здатність локацій тепер обмежується 50%, а за фактом вона може бути навіть нижче: 20-40%. Адже багато людей не ризикнуть зараз відвідувати івенти.

Що робити?

Найбільш об’єктивний варіант – домовлятися з партнерами. Власники об’єктів зобов’язані адаптувати вартість оренди, так як питання виживання в нових умовах актуальне для всіх учасників ринку. Наскільки це реально? Представники менеджменту великих готелів і інших локацій визнають: ситуація складна. Вона потребує особистих переговорів з організаторами та опрацювання індивідуальних умов.

Социальное дистанцирование: реально ли в таких условиях проводить прибыльные ивенты?

Міжнародні івенти – поки «на паузі»

Є істотний ризик, що люди неохоче будуть відвідувати заходи – особливо якщо це вимагає переїзду. Через адаптивний карантину досить сильно ускладнені поїздки всередині України. Що стосується міжнародних поїздок – вони практично неможливі через закриті кордони чи правила 14-денного карантину в більшості країн.

Що робити?

У нових умовах організаторам краще обмежитися проведенням невеликих регіональних або навіть місцевих (міських) івентів. На жаль, це перспектива більшості івент компаній в доступному для огляду майбутньому.

У будь-який момент можливий тотальний карантин

Влада більшості країн не приховуює: поточні послаблення тимчасові. Якщо ситуація посилиться, будуть нові раптові скасування і зупинка бізнесу. Першими, як і в минулий раз, постраждають івент компанії і представники сфери культури. Тому організатори повинні запропонувати учасникам нових заходів гнучкі правила скасування та компенсацій. Аналогічні умови потрібно обговорити з партнерами (орендодавцями, підрядниками).

Що робити?

Є велика спокуса перекласти фінансові втрати на учасників (наприклад, прописати в правилах відмову від повернення квитків при скасуванні івенту). Але фінансові труднощі через коронавірус відчувають багато людей. А репутацію організатору краще не втрачати.

Чи варто щось проводити в таких умовах?

Все залежить від виду і розміру заходу, а також умов спільної роботи з партнерами. У будь-якому випадку, це «питання цифр»: індивідуальних розрахунків кількості відвідувачів, витрат на дотримання нових правил, розмірів спонсорських внесків і т.п.

Організаторам, як завжди, доведеться впроваджувати гнучкі рішення. Наприклад, домовлятися про спонсорське покриття витрат на маски, але при цьому нанести на ці засоби захисту рекламу спонсорів. Якщо ж за всіма розрахунками івент виявляється збитковим – можливо, варто розглянути модель перенесення заходу в онлайн.