Організатори заходів використовують у роботі інструменти: загальновідомі або знайомі їм по накопиченому досвіду. Один з обов’язкових інструментів повинен забезпечувати функції збору та відстеження основних даних про відвідувачів. Безкоштовні онлайн-анкети (форми) від Google прийнято вважати корисним сервісом для організаторів івентів зі строго лімітованим бюджетом.

Однак збір реєстраційних та інших даних за допомогою Google Forms або іншого безкоштовного загальнодоступного інструменту може привнести хаос у процес. І чим більше захід – тим більше ризик хаосу. Організаційний процес у таких ситуаціях складний, адже безкоштовні сервіси онлайн-анкет не забезпечують належний функціонал.

Якщо організатори ще не перейшли на інші інструменти та продовжують використовувати в практиці безкоштовні Google Forms, варто це зробити. Справа в тому, що за видимістю економії ховаються проблеми з розподілом часу, управлінням інформацією, продажами квитків. Варто розповісти, чому.

5 причин, чому безкоштовні форми реєстрації не приносять економії

  • Google Forms і інші подібні інструменти не призначені для реєстрації на заходи

Їх створювали для вирішення більш простих завдань: наприклад, збору думок покупців або клієнтів, щоб оцінити рівень їх задоволеності продуктом, послугою. Сервіс володіє обмеженою функціональністю. Зокрема, процес налаштування форм повністю ручний: відсутня будь-яка автоматизація, що при роботі з великими обсягами даних перетворює процес в кошмар. Наприклад, щоб отримати банківські дані від відвідувачів, доведеться зв’язуватися з кожним з них окремо: поштою або по телефону.

Ще одна проблема – посилення міжнародного та українського законодавства щодо захисту персональних даних. Збираючи дані через безкоштовні сервіси, організатори ризикують: вони ніяк не можуть вплинути на процеси захисту інформації та ризики витоку. Але якщо він трапиться, юридичні проблеми будуть саме у організаторів, а не у сервісу.

  • Онлайн-форми не дозволяють працювати з платежами

Google Forms апріорі не здатні обробляти платежі, тому організаторам доводиться робити це вручну або шукати додаткові рішення. Можна собі уявити колосальні витрати часу і зусиль на організацію цих процесів.

Чим більше захід – тим більше часу потрібно, і тим вище ризик помилок, плутанини. Ручна перевірка і зіставлення даних, ручне відзначення тих, хто вніс платежі – все це несе величезні ризики, не кажучи вже про організаційні недоліки.

  • Онлайн-форма не пов’язана з цільовою сторінкою заходу

Для просування івенту потрібна офіційна веб-сторінка заходу. Google Forms надають форму для перенаправлення відвідувачів, проте її неможливо прив’язати до сайту. Це значно ускладнює процес. Плюс, вид у безкоштовних форм занадто аматорський. Це негативно позначається на авторитеті організуючої сторони і знижує ефективність маркетингової стратегії. Частина потенційних відвідувачів втратять віру в захід.

  • Жодна форма реєстрації не має маркетингових інструментів

Google Forms і інші подібні інструменти – це просто анкети. Через них неможливо організувати e-mail розсилку для бази зібраних контактів. Доводиться користуватися сторонніми службами електронної пошти. Форми не інтегруються з соціальними мережами, через що контактами на цих платформах доводиться управляти окремо. Начебто дрібниці, але обсяг роботи через них значно збільшується. Щоб повноцінно управляти формами і вирішувати маркетингові завдання, необхідно використовувати додаткові сервіси. Ще один фактор втрати ефективності.

  • Відсутня можливість відзначати гостей онлайн

У день проведення заходу доводиться роздруковувати список учасників, давати його волонтерам або фахівцям на локації, і вручну відзначати кожного гостя: ручкою, з перегортанням сторінок. Це жахливо неефективний метод перевірки зареєстрованих гостей. Він однозначно призведе до створення великої черги, зростання невдоволення і втрати настрою гостей ще до того, як вони потраплять на локацію. А що буде, якщо роздрукований і відмічений список загубиться?

Користуючись безкоштовними інструментами для реєстрації відвідувачів та збору даних, організатори несуть ризики. Тому професійні івент-команди надають перевагу спеціалізованим платним рішенням, створеним спеціально для вирішення нішевих завдань. Вони захищені, багатофункціональні і повністю відповідають потребам цієї галузі.