Як організувати конференцію в zoom – поради від івент агенції

Сучасний світ диктує нові умови у всіх сферах життя. Особливо в перекроюванні звичних речей відзначився коронавірус. В умовах пандемії традиційні зустрічі впевнено витісняються віртуальними. Для спілкування і обговорення використовуються різні платформи, наприклад, відеоконференція зум або платформи зі схожими можливостями. У цій статті розглядаємо програми, за допомогою яких можна провести онлайн-конференцію, і рекомендуємо кращу з них для більшості інтернет-зустрічей.

Які існують платформи для онлайн-конференцій.

 Існує близько 10 найбільш популярних програм для масових зустрічей в мережі:

• Cisco Webex Meetings. ПО з широким безкоштовним функціоналом, аж до створення субтитрів прямо в процесі розмови.
• FaceTime. Додаток для користувачів iPhone і для нечисленних зустрічей. Не підходить для корпоративних конференцій.
• Google meet. Мабуть, єдиний безкоштовний сервіс, що дозволяє зібрати конференцію до 100 чоловік.
• GoToMeeting. Проста і надійна програма з функцією демонстрації екрану і підключенням до 250 користувачів одномоментно.
• Messenger Rooms. Ця програма від Facebook позиціонується як розважальний, хоча і дозволяє збирати зустрічі на 50 осіб.
• Microsoft Teams. Рішення для корпоративних клієнтів Microsoft з дуже широким функціоналом.
• Slack. Мессенджер з можливістю інтеграції в інші додатки-відеочати.
• Webinar Meetings. ПО від російських розробників з великим набором функцій для спільної роботи в онлайн-режимі.
• WhatsApp. Може вважатися платформою для конференцій завдяки можливості підключення 8 користувачів. Але для бізнес-сегменту функціоналу недостатньо.
• Zoom. Лідируючий сервіс за кількістю користувачів.

Саме зум-конференція вважається найбільш безпечною і надає максимум можливостей для організаторів. Хоча і вимагає певних знань і досвіду для успішного проведення зустрічі, а частина опцій програми платна і доступна тільки після активації ліцензії.

Що таке Zoom і чому ця програма найпопулярніша для проведення конференцій онлайн

Zoom – це мультиплатформове програмне забезпечення для відео конференцій. Він входить до топ-3 програм у світі для онлайн спілкування і дозволяє вести як приватні переговори, так і корпоративні зустрічі.

Основою популярності є мультиплатформеність – організувати конференцію в зум можна по-різному.

Zoom представлений:

• десктопних додатком;
• мобільним застосунком для iOS та Android;
• плагіном для популярних браузерів;
• надбудовою для поштових серверів;
• веб-сайтом.

Це дозволяє створити конференцію зум на будь-якому пристрої. Відповідно, і приєднуватися до зустрічі можуть користувачі з різних девайсів. При цьому доступні відео, голосовий і текстовий чати. Додаток однаково успішно використовується і в бізнесі, і для проведення шкільних уроків в онлайн-режимі.

Переваги організації конференції в Zoom

Окрім присутності на всіх популярних платформах, відзначимо ще одну важливу перевагу – стабільність. Незважаючи на навантаження в сотні тисяч відео конференцій щодня, потужностей серверів вистачає для передачі зображення, звуку та інтерактивних елементів без збоїв. Це дозволяє проводити події т азустрічі онлайн на будь-якому рівні, не турбуючись про збої в роботі, раптовому відключенні або втрати якості сигналу. За запевненням директора компанії, вони готові до збільшення навантажень. Так що найближчим часом стабільність залишиться на високому рівні.

Крім того, в зум онлайн конференції ви можете:

• Повністю контролювати хід події. Керівник конференції може управляти мікрофоном і відео, запитувати активацію цих пристроїв у користувачів або примусово відключати.
• Надавати доступ до інтерактивних елементів. Наприклад, можна залишати нотатки, встановлювати стікери і навіть використовувати подобу електронної класної дошки.
• Дозволяти проводити маніпуляції з екраном. Демонстрацію свого дисплея можна поставити на паузу або відображати тільки його частину. Або навіть вибрати один додаток (наприклад, браузер), що має відображатися в конференції.
• Записувати трансляцію. Запис всієї зустрічі контролюється адміністратором, ставиться на паузу або зберігається для подальшого застосування.
• Користуватися функцією розмитого фону. Це означає, що можна приховати все, що оточує учасника заходу. Це зручно для бізнесменів, що проводять зустрічі з номера готелю, фрілансерів і користувачів, що працюють в неформальній обстановці.

У програми дуже гнучкі налаштування і багато видів ліцензій для проведення конференцій різного типу. Чимало й інтерактивних способів взаємодії з аудиторією.

Недоліки Zoom

Мабуть, єдиний недолік криється саме в розмаїтті можливостей та варіантів використання. Якщо організувати конференцію в zoom не складно, бо варто створити тільки ідентифікатор зустрічі, то правильно все налаштувати вийде не у кожного і не з першого разу.

Мінус Zoom – складний і заплутаний інтерфейс, що спричиняється численними опціями та функціями. З його допомогою можна організувати спільну роботу над документами, залучити учасників до обговорення з мультимедійними елементами або спільно працювати на загальних екранах. Доповнюється це платними функціями платформи, управління якими також потрібно навчитися.

Зібрати звичайну зустріч може кожен. Але захистити її від підключення незнайомців і налаштувати всі елементи – тільки адміністратор з досвідом організації конференцій в Zoom.

Як створити конференцію Зум

Щоб онлайн-зустріч пройшла вдало і залишила позитивні враження у користувачів, потрібно одночасно відстежувати безліч нюансів і знати, як реагувати на нештатні і спонтанні ситуації в різних сегментах онлайн події:

• учасники;
• спікери;
• запис;
• трансляція;
• звук;
• відеоряд;
• презентація;
• сприйняття контенту з ПК і мобільних пристроїв;
• швидкість інтернету і резервна мережа.

Крім того, в онлайн конференціях часто доводиться використовувати інші ліцензійні програмні продукти та інтерактивні елементи. Зробити це самостійно і без належного досвіду складно. Особливо, якщо аудиторія «холодна» і велика. Ризики зростають багаторазово, якщо аудиторія незнайома і захід відкритий для всіх бажаючих. Адже потрібно правильно вибрати платформу для ефективного відображення конференції: телефон, ПК, через додаток або безпосередньо з сайту. Для цього доведеться враховувати просунутість аудиторії в технічному плані. У деяких випадках, краще вибрати трансляцію на сайті, щоб охопити більшу аудиторію, наприклад, для форумів або подій з великою кількістю секцій. Корпоративні конференції краще проводити з прив’язкою до десктопу, аби користувачі могли брати активну участь і відмінно все бачити. На практиці, краще провести опитування аудиторії і розібратися як оптимізувати всі параметри і організувати конференцію в зум для зручності і максимального залучення аудиторії.

Рекомендуємо з питаннями проведення онлайн заходів звертатися до послуг нашої компанії. У нас в активі понад 500 проведених відеоконференцій на різні тематики і кілька десятків корпоративних ліцензій для проведення онлайн івентів будь-якого типу. Подивитися наші кейси і залишити заявку на проведення конференції можна за посиланням. Гарантується ефективне проведення онлайн-зустрічі як для бізнесу, так і для вечірки!