Домашній хліб краще буханця з хлібзаводу. Це факт. Але спробуйте вдома, на власній кухні, випекти хліба і приготувати вечерю на 50-100 гостей. Так, легко і смачно не вийде. Втома, відсутність простору та досвіду дадуть про себе знати. Ви гарантовано припуститеся помилок, ще й зіпсуєте відносини з оточуючими людьми в процесі.

Таку ж аналогію можна провести з організацією івенту. З одного боку – все зрозуміло: скласти план і сценарій, знайти локацію, запросити гостей, орендувати обладнання… Можна зайнятися цим самостійно. З іншого боку – висока ймовірність вляпатися в халепу через проблеми з технікою, непередбачені дрібниці, перелімітити бюджет, покластися на неперевірених постачальників, коли на кону імідж компанії…

Зараз івент – інструмент в боротьбі за аудиторію, клієнтів, репутацію, ринок. Очікування від заходів високі, вимоги до якості – теж. Про жодну «самодіяльність» не може бути й мови. Потрібна команда,  готова взяти на себе відповідальність за вирішення всіх етапів підготовки та забезпечення бажаного результату з першої спроби.

У чому вигода співпраці в івент агенцією?

Головна перевага для замовника заходу – перекладення сотень і навіть тисяч організаційних питань і рішень на професійного у івент сфері партнера. У вас звільняється купа часу та енергії, яких вимагає планування заходу і комунікація з кількома десятками субпідрядників. Один партнер – агенція –  бере на себе повну відповідальність за координацію та результат роботи усіх задіяних служб.

Клієнт звільнений від цієї рутини. Йому пропонується тільки обирати опції та затверджувати варіанти рішень, комунікувати зі своїми клієнтами та насолоджуватися добре організованим івентом.

У чому «магія»?

Ясна річ, у команди івент менеджерів є досвід і налагоджені стандарти ведення проєктів. Що іще?

Співробітники івент агенції:

• добре “спрацьовані”, кожен має власну зону відповідальності – це запобігає непорозумінням і хаосу у процесі підготовки;
• знають галузеві стандарти, норми і закони – можуть передбачити та упередити багато ризиків;
• знають сильні і слабкі сторони, цінову політику, специфіку численних підрядників – економлять купу часу на пошук, а також ставлять правильні питання постачальникам.

«Спробуємо, а раптом вийде» – неправильне і навіть шкідливе мислення при плануванні події. Професіонали не працюють «інтуїтивно» і «якось воно буде». Вони використовують дієві та перевірені інструменти, тестують інновації і обов’язково вкажуть на можливі слабкі сторони тої чи іншої ідеї.

За лаштунками івенту: етапи планування проєкту

Отже, теоретична «легкість» і «ясність» процесу організації заходу – це лише казочки. За фактом якісна підготовка івенту – це кропітка робота, схожа з написанням коду – адже помилка на етапі планування може обернутися проблемою на етапі реалізації в будь-яку секунду.

Для розуміння – ось що може надати команда івент-компанії:

1. Персональний менеджер. Із замовником взаємодіє один фахівець, який приймає завдання, корегування від Клієнта та трансформує їх у завдання і інструкції для команди. Він в курсі поточних процесів, особисто відповідає за своєчасність і якість, а також інформує Клієнта про прогрес проєкту.
2. Вибір локації. Експертні рекомендації з підбору майданчика для заходу, відповідно його мети. Врахування рамок бюджету, пошук найбільш якісного місця.
3. Технічне забезпечення. Підбір оптимальних постачальників і обладнання згідно реальних вимог програми та специфіки локації. Інженерний супровід.
4. Продумана комунікація та логістика гостей і партнерів. Запрошення, навігація, реєстрація гостей. Доставка, розвантаження обладнання, монтаж техніки та декорацій, перевірка бездоганної роботи обладнання, репетиції.
5. Надійні підрядники. У процесі організації тисяч івентів сформований перелік компаній, яким можна довірити відповідальні завдання: обладнання, кейтеринг, поліграфія, розважальна програма, онлайн трансляція, тощо. Додаткова перевага: партнерські ціни.
6. Документи та якісна звітність. За результатами заходу команда агенції формує звіти, узгоджує виконавчий кошторис та готує повний пакет документів для закриття проєкту. Бухгалтерія наших клієнтів завжди щаслива платити 1 рахунок замість десятків та мати якісні фінансові документи для податкової звітності.

І це ще далеко не все. Команда івент-агенції розробляє тематику події, концептуалье наповнення, створює сцен план та сценарів, розробляє візуальні рішення, формує інструкції для персоналу, запрошує хедлайнерів, створює умови для їх прибуття, розміщення і виступів.

Якщо підводити підсумок, то взаємодія з івент-компанією – це:

1. Гарантія якості.
2. Економія грошей, нервів, часу.
3. Ставка на досвід і знання.
4. Мінімізація ризиків.
5. Досягнення цілей.