Заходи допомагають завойовувати аудиторію, розкручувати бренд, просувати продукти на ринок, підвищувати мотивацію співробітників. І добитися таких результатів можна з помірним бюджетом. Не поспішайте «грабувати банк», щоб оплатити всі організаційні витрати. Ми підготували 15 перевірених ідей для бюджетного, але яскравого івенту.

Обирайте оригінальну ідею

Тематичний захід звужує витрати на декор і харчування. Він дозволяє уникнути перевантаженості декораціями і захоплює гостей. І ось чому:

  1. Тематичною прикрасою івенту стає кожен елемент з правильним посилом – від рекламного банера до страв і розваг. При цьому івент буде виглядати візуально дорогим, але при цьому ще й небанальним.
  2. Тема дозволяє задовольнити всі п’ять почуттів гостей заходу – організатору простіше ставити орієнтири.
  3. Елемент несподіванки безкоштовний, але при цьому гарантує «вау-ефект». Обрана тема змінює локацію заходу, дозволяє задіяти гостей. Вони добровільно занурюються в тематику, підіграють організаторам.

Оптимізуйте витрати на харчування

15 идей бюджетного ивента

Меню – основа позитивного враження гостей про захід. Що можна зробити, щоб без ризиків знизити витрати на харчування:

  1. Запропонуйте гостям самим створити собі страви, обираючи відповідні інгредієнти. Тако-бар (різноманітність начинок для додавання в коржі), морозиво з асортиментом добавок, – варіантів багато, і всі вони недорогі. А гості заодно проявлять творчість і весело проведуть час.
  2. Заплануйте захід з закусками і десертом, а не з обідом або вечерею. Ще можна запропонувати гостям принести свої страви, а в якості доповнення поставити на столики цікавий салат, вишукані десерти або напої.
  3. Якщо це фуршет – поставте на столи менш дорогі закуски (сир, крекери), а дорогі передайте офіціантам з підносами. У підсумку захід отримає відтінок елегантності, але при цьому гості з’їдять мало делікатесів.
  4. З кейтеринг-службою потрібно домовитися про оплату за загальне споживання напоїв, а не за людину.
  5. Якщо ви організуєте багато заходів, або у вас регулярний івент – укладіть постійний контракт з відповідальним підрядником, і вас будуть обслуговувати за вигідними партнерським цінами. Це стосується не тільки харчування, але і оренди локацій, техніки, транспортних послуг і т.п.

Декор в рамках бюджету

15 идей бюджетного ивента

Кожен івент менеджер мріє оперувати бюджетами, які виділяють на організацію церемонії «Оскар» і без проблем втілювати будь-яку ідею. Але «вау-ефекту» можна досягти і при обмеженому кошторисі:

  1. Робіть акцент на монохроматичній гамі в оформленні. Один насичений колір створює сміливий візуальний ефект.
  2. Намагайтеся виділити достатньо коштів на професійне висвітлення – від нього залежить настрій заходу.
  3. Якщо коштів мало, попросіть підрядників-флористів передати квіткові композиції, що залишилися після нещодавно проведених івентів. Прикрасьте свято гарними ємностями, в які помістіть фрукти, залийте водою, а зверху розташуйте плаваючі свічки.

Розваги: ​​недорого, але цікаво

Одна з найбільш об’ємних статей бюджету івенту – витрати на розваги. Особливо, якщо піддаватися модній тенденції і запрошувати на захід знаменитостей. Але можна проявити винахідливість і запропонувати гостям інші рішення:

  1. Користуйтеся безкоштовними або бюджетними варіантами розваг. Запросіть талановитих людей, які готові поділитися творчістю добровільно або за невелику плату. Якщо це корпоратив – організуйте вечірку в стилі акторського «капусника».
  2. Незабутні емоції гарантують розваги з використанням … їжі. Наприклад, при організації сніжної вечірки запропонуйте гостям приготувати власне «сніжне морозиво» з сухого льоду. Процес виглядає дуже ефектно.
  3. Зробіть фотозони, а ще краще – орендуйте фотобудку і прикрасьте її відповідно до тематики заходу. Невеликий фоновий постер, декілька аксесуарів з магазину «Все по 10 грн» – цього достатньо для створення цікавих фото. З них потім можна зробити колаж.
  4. Запропонуйте учасникам заходу самостійно створити свято. Наприклад, нехай кілька гостей стануть фотографами і відеографами свята, і діляться відзнятим матеріалом у спеціальній закритій групі в соцмережі.