19-го квітня вся Україна спостерігатиме за відносно рідкісним для нашої країни дійством – дебатами між двома кандидатами на президентське крісло. Додатковий інтерес полягає в тому, що захід буде проходити не де-небудь, а на центральній спортивній арені країни – НСК «Олімпійський». В учасників і їх команд залишилося зовсім небагато часу, щоб підготувати не тільки власну мову, каверзні питання опонентові і дотепні відповіді на зустрічні питання, але також і саму подію.

Компанія ARENA CS працює на ринку івент-послуг нашої країни більше 14 років, професійно готуючи заходи самого різного рівня. Ми не з чуток знаємо, що таке організація дебатів, форумів, конференцій та брифінгів, і тому хочемо розповісти про деякі нюанси в рамках підготовки до одного з ключових заходів президентських перегонів.

Етап перший

Грамотна організація дебатів включає в себе не тільки вибір локації, але й опрацювання всіх деталей заходу. Якщо готувати НСК «Олімпійський» – стадіон, що вміщає 70 000 чоловік – важливо організувати потоки людей, що відповідають вимогам безпеки та комфорту.

Зробити це за 60 хвилин до початку дебатів нереально – така процедура, на думку досвідчених співробітників ARENA CS, вимагає декількох годин, щоб кожен відвідувач міг вільно пройти контроль безпеки і зайняти своє місце без створення тисняви ​​на вході. Крім цього, за таких обставин всі глядачі повинні мати можливість покинути локацію по закінченню «видовища».

Етап другий

Отже, всі комфортно сіли, але чи буде публіці, розміщеної по радіусу стадіону, видно спікерів? У ARENA CS точно знають, що людину, яка говорить на стадіоні, практично не буде видно і чути. Так що на другому етапі слід вирішити питання технічного забезпечення дебатів.

Для цього потрібно:

  • Встановити дублюючі екрани, домігшись того, щоб людина з будь-якого ряду стадіону могла бачити те, що відбувається на дебатах.
  • Організувати якісний звук, адже дебати – це перш за все, про інформацію з вуст кандидатів.
  • Встановити сцену, так як дійові особи не повинні топтатися по газону і їх зніматимуть десятки (якщо не сотні) камер для прямої трансляції.

Організація дебатів також вимагає часу на монтаж конструкцій, перевірку звуку та зачистку локації службою безпеки. Фахівці ARENA CS знають, що на це необхідно не менше 72 годин до старту заходу.

Етап третій

дебаты

Публіка бажає хліба і видовищ! Видовище, тобто дебати, ми вже забезпечили, але як бути з хлібом? Даний захід буде тривати не одну годину – тільки на збір глядачів знадобиться близько 3 годин і кожному учаснику повинно бути, що сказати народу України перед «днем тиші». Ми в ARENA CS вважаємо, що в поточній ситуації навколо організації дебатів ніяк не обійтися без попкорна ?!

Так що третій етап організації дебатів – знайти постачальника 70 000 порцій «попкорну»! Логістика точок продажу харчування теж вимагає ретельного опрацювання!

Етап четвертий

Щоб кожна присутня на заході людина не постраждала і залишилася задоволеною, ми в ARENA CS завжди залучаємо до роботи безліч підрядників. Для дебатів буде потрібна служба безпеки, координатори, прибиральники, монтажники, волонтери, техперсонал для розподілу потоків, а також численна технічна команда, відповідальна за світло, звук, відео картинку, і інші фахівці. Але найважливішим залишається контент – режисура того, що відбувається. В умовах тотальних маніпуляцій і невизначеності навколо події, режисер повинен володіти залізною волею і величезним досвідом.

Організація дебатів з прямою трансляцією на всі канали країни потребуватиме безлічі досвідчених репортерів та журналістів, які повинні бути зібрані, проінструктовані і скоординовані. До трансляції дебатів будуть прикуті мільйони очей по всій країні і технічні перебої, невідповідність дій техніків і режисерів, у тому числі, можуть вплинути на образ одного з кандидатів.

Етап п’ятий

Завершальний, п’ятий етап організації дебатів полягає в підрахунку витрат і часу на всі підготовчі роботи. Перед проведенням такої масштабної події важливо розуміти, що вона не може бути бюджетною. Дебати готуються не менше ніж за 7-10 днів. Звичайно, в послужному списку фахівців ARENA CS бували випадки, коли на організацію виділялося менше часу, але, коли на кону доля країни, краще уникати поспіху і провести ґрунтовну підготовку.

Також при організації дебатів не обійтися без досвідчених професіоналів своєї справи, які невидимо для публіки, роблять все, щоб роль організатора залишалася непомітною. Щоб всі процедури і тимчасові рамки, відведені на описувані нами дебати, спрацювали і результат був саме таким, якого ви чекаєте.

Юлия Гулевич, директор з маркетингу та продажів ARENA CS.