Event agency ARENA CS працює 14 років. Основний напрямок – організація заходів Київ. За цей час було успішно реалізовано 7 тис. проектів різної складності. 90% наших клієнтів високо оцінили наші послуги. “Івенти з ARENA CS – це емоції, які неможливо передати словами!” – так кажуть саме про нас та про нашу роботу.

Сьогодні ми входимо в кращі івент агентства Києва та України. Географія наших послуг охоплює Європу, країни ближнього зарубіжжя, Казахстан.

Наші клієнти: відомі громадські та політичні діячі, недержавні компанії, всесвітньо відомі бренди.

Сьогоднішній успіх багато в чому заслуга наших співробітників. Кожен event менеджер і ведучий на корпоратив Київ, знають і розуміють, наскільки це важливо, щоб все пройшло максимально круто, щоб всі учасники і гості залишилися щасливі, і вони б змогли з гордістю розповідати про цю подію. Далі ми докладно розповімо, як виглядає наша робота на практиці.

Етап 1. Event agency: зняття запитів

Звернувшись в event agency ARENA CS клієнту надається персональний організатор заходів. Резюме співробітників, які будуть задіяні у виконанні проекту, будуть надані замовнику на першу вимогу.

Персональний організатор заходів буде вести тільки один проект, він на зв’язку в режимі 24/7. Зв’язатися з ним можна будь-яким зручним для клієнта способом.

Початком його роботи є отримання технічного завдання, ведення переговорів по телефону або при особистій зустрічі з метою зняття запитів. Етап вкрай важливий, адже недоробки, допущені сьогодні обов’язково проявляться в день проведення заходу.

Основні питання, на які event менеджер повинен отримати відповіді:

  • Навіщо проводиться захід корпоратив? Яка основна задача?
  • Які цілі необхідно реалізувати? З’ясовуються і загальні і особисті цілі.
  • Як провести корпоратив?
  • Для кого? Хто цільова аудиторія, які у неї інтереси і цінності?
  • Коли буде проводитися?
  • Яка локація?

Крім питань, що стосуються самого заходу, організатор заходів обов’язково задасть безліч питань наступного характеру:

  • Як давно існує компанія?
  • Чим займається?
  • Хто власник, який його характер, уподобання?
  • Хто партнери замовника?
  • Які заходи проводилися в минулому?
  • Яка кількість учасників?
  • Кого більше: чоловіків чи жінок?

Етап зняття запитів вкрай важливий, адже відповіді на питання будуть основою і для написання сценарію, і підбору локації, і організації харчування, і підбору конкурсів і розваг. Серед відповідей, найбільш важливими для успішного проведення заходу, є відповіді, які дозволяють визначити мету заходу. Адже ефективний та успішний корпоратив Київ це той, в результаті якого були досягнуті завдання та реалізовані всі поставлені цілі.

При переговорах івент менеджер уточнює всі деталі, що стосуються заходу: особливості, побажання, меню, необхідності в послугах перекладачів, виготовлення поліграфічної продукції, подарунки сюрпризи на конкурси, декорування зали і т.д. і тому подібне.

Етап 2. Event agency ARENA CS: підготовчі роботи.

event agency ARENA CS

Event agency протягом 2 днів після прийняття замовлення надає клієнту:

  • на вибір 2-3 варіанти місця проведення,
  • попередній кошторис витрат, потім узгоджує остаточний варіант для проведення заходу та затверджує попередній бюджет.
  • розробку концепції і два-три варіанти сценарію.
  • здійснюється бронь конференц-зали, номерів в готелі з отриманням офіційного підтвердження,
  • вноситься передоплата послуг

Event агентство, в особі особистого івент менеджера, тримає постійний контакт з замовником, надає йому інформацію про хід виконання проекту.

Етап 3. Event agency: документальний супровід заходу.

Організація свят Київ передбачає документальний супровід і далі про те, як воно здійснюється в event agency ARENA CS:

  • Замовник і Виконавець погоджують і підписують попередній кошторис.
  • Виконавець передає Замовнику рахунки на передоплату (якщо це було узгоджено в контракті).
  • event агентство Київ вносить передоплату готелям і підрядникам.

Після закінчення заходу event агентство Київ становить: Акт виконаних робіт, фінальний бюджет та інші супровідні документи. Надає документи Замовнику.

Замовник і event агентство на основі фінального бюджету здійснюють взаєморозрахунки.

Етап 4. event agency: робота івент менеджера за день до заходу.

Співробітник event agency за день до початку заходу прибуває на локацію і:

  • Займається підготовкою зали, прикрасою, розміщенням меблів.
  • Транспортує необхідну звуко-, відео- і світлотехніку.
  • Перевіряє стан кімнат, де будуть розміщені учасники заходу.
  • Встановлює таблички для орієнтації;
  • Контролює чистоту залу і виконання всіх замовлених послуг на корпоратив Київ.

Етап 5. Організація заходів Київ: день проведення.

event agency ARENA CS

Організація заходів Київ вимагає від івент менеджера невпинної контролю за:

  • прибуттям гостей, реєстрації та розселенням.
  • організацією початку події.
  • провітрюванням / кондиціонуванням зали.
  • роботою апаратури та обладнання
  • роздачею матеріалів гостям.
  • харчуванням гостей.
  • якістю і своєчасністю надання послуг.
  • виїздом учасників.
  • компенсацією проїзду.
  • витратами з бюджету.

Якщо ведучий на корпоратив запросив про допомогу або повідомив про проблеми, що виникла, менеджер моментально реагує, приймає рішення і виправляє ситуацію.

Етап 6. Організація корпоративів Київ: надання звітності

  1. Організація корпоративів Київ завершується наданням Замовнику звітності. Проводиться цей етап протягом трьох днів після проведення заходу.
  2. Евент менеджер отримує коментарі та зауваження Клієнта про якість і те, як своєчасно були надані послуги.
  3. Виконує складання виконавчої кошторису. Далі погоджує її з Замовником.
  4. Вносяться зміни до бюджету, які можуть статися за фактом завершення заходу, але тільки в разі згоди Замовника і його підтвердження.
  5. Якщо ведучий на корпоратив має основне завдання провести захід за сценарієм розважити гостей і досягти поставлених цілей, то основне завдання евент менеджера контроль за витратами і узгодження з Замовником всіх додаткових витрат, які можуть мати місце в процесі підготовчих робіт або ж безпосередньо в день проведення заходу.

Event агентство Arena CS протягом 3 днів по завершенню заходу:

  • Готує і передає Замовнику Акт виконаних робіт та необхідні офіційні документи.
  • Менеджерами проводиться аналіз проведеної роботи для покращення сервісу в майбутньому.
  • В разі надходження вимоги Клієнта, надається фотозвіт про захід.

Організація свят Київ: умови співпраці

Організація свят Київ від евент агентства ARENA CS, що представляє кращі івент агентства Києва, спрямована задовольнити всі запити і потреби клієнта, забезпечити його максимально корисним і цікавим заходом. У роботі ми використовуємо унікальну методологію, яку розробили самостійно. Івент агентства Києва пропонують свій продукт. Адже поки що загальні стандарти якості в івент індустрії не введені. Проте, клієнт орієнтується на світовий рівень і очікує від виконавця надання послуг найвищої якості.

event agency ARENA CS розробила стандарти якості, які спрямовані на:

  • Відповідність європейським стандартам.
  • Формування позитивної репутації компанії.
  • Відповідність вимогам законодавства України та правил безпеки.

Виконання політики якості – прямий обов’язок всіх співробітників компанії, кожен ведучий на корпоратив, кожен організатор заходів відповідають за рівень наданих послуг. Кожен з них має все для виконання своїх посадових обов’язків, має права для виявлення невідповідностей та може вносити пропозиції щодо поліпшення сервісу.

Успішна організація свят Київ: як результат грамотного вибору подрядчика

Успішна організація заходів Київ – результат грамотного вибору підрядників. При виборі ми детально і ретельно перевіряємо інформацію про компанію. Саме увага до кожної деталі, ретельність в плануванні і відрізняє кращі івент агентства києва від рядового івент агентства Києва.

При виборі постачальників ми:

  1. Перевіряємо чи є наш потенційний підрядник членом профільних, бізнес Асоціацій та інших громадських організацій. Також з’ясовуємо чи є у компанії і її співробітників сертифікати і відмінності. Приділяємо час вивчення резюме співробітника, який буде працювати безпосередньо з нами. Скрупульозно вивчаємо і аналізуємо, адже організація свят Київ непрофесійного ставлення не терпить.
  2. Перевіряємо досвід діяльності компанії-постачальника і не вибираємо тих, хто прийшов на ринок зовсім недавно. Також вивчаємо чи є досвід схожий на наш проект, чи був досвід роботи на нашій локації.
  3. Звертаємо увагу на відгуки, які залишили знайомі нам люди або компанії. Якщо таких відгуків немає, то ми виберемо компанію з вузькопрофільної діяльністю.
  4. Корпоратив Київ, як правило, передбачає великий бюджет, тому ми завжди перевіряємо страхову. Якщо підрядник готовий взяти на себе страхові зобов’язання, то це свідчить про серйозність компанії і її гарне фінансове становище.
  5. Дізнаємося з ким вони співпрацюють і перевіряємо як вони виконують свої обов’язки, як довго працюють, чи вчасно платять, яка думка про менеджерів і т.д.
  6. Яка форму власності компанії і як ми будемо отримувати рахунки: з ПДВ, без ПДВ. Запитуємо наперед документацію.
  7. Дізнаємося яким способом будуть виставлятися рахунки: по безналу або готівкою. Віддаємо перевагу компанію з гнучкістю в цьому питанні.
  8. Вимагаємо від співробітників знання іноземної мови, в разі якщо на подію будуть гості-іноземці.
  9. Цікавимося, чи отримаємо ми окремого розпорядника на наш корпоратив Київ.
  10. Ми запитуємо дуже багато. Наші питання стосуються: і реальних потреб, і віртуальних. Якщо завжди з нами погоджуються і готові зробити як ми хочемо, то ми часто йдемо шукати іншого постачальника. Адже виконати абсолютно всі побажання під силу тільки чарівникові. Відповідальний підрядник той, який ставить терміни, просить відповідального і т.д.
  11. Ми не розглядаємо, підписуємо типовий договір. Намагаючись убезпечити себе, ми розписуємо максимально детально всі вимоги і очікування, які у нас є.

Організація корпоративів Київ від event  agency ARENA CS

Agency ARENA CS Event представляє кращі івент агентства Києва та України, підтвердженням цьому є численні нагороди і премії.

Звернення в наше агентство позбавить від усіх турбот, пов’язаних з організацією та проведенням заходу. Ми забезпечимо вирішення завдань і реалізацію цілей, унікальну розважальну програму, вибір оптимальної локації, смачний банкет.

Переваги event agency ARENA CS:

– Великий досвід роботи.

– Власна методологія.

– Стандарти якості.

– У штаті 70 молодих, енергійних співробітників. Вам потрібен кращий event менеджер або провідний на корпоратив Київ? Тоді вам точно до нас!

– Експертиза в організації заходів.

– Унікальна корпоративна методологія роботи.

– Високі корпоративні стандарти якості, відповідають прийнятим в Європі.

– Власний автотранспортний парк для оперативної роботи.

– Матеріально-технічна база.

– Власне друкарське виробництво.

Ви робите замовлення, надаєте бриф. Після серії питань з уточненням для зняття запитів, в роботу вступає команда професіоналом. І все, ви отримуєте свій ідеальний івент, який вас точно здивує.

Запам’ятай: Ти будеш пишатися івентом, який провів з ARENA CS!