"Івент менеджер" - робота до душі: міф чи реальність?

Івент менеджер – одна з найбільш захоплюючих професій сьогодні. Багато претендентів уявляють професію «івент менеджер» в дуже романтичному світлі. Давайте розберемося: хто такий івент менеджер і що він робить.

Івент менеджер в компанії ARENA CS

ARENA CS – компанія, яка з 2004 року успішно займається організацією корпоративних заходів, є лідером в івент індустрії. Бути першим в такій конкурентоспроможній галузі непросто. Підтримка позитивного іміджу та репутації на потрібному рівні вимагає великих зусиль, як від керівників компанії, так і від пересічних працівників. Тому, до кожного нового співробітника ставляться дуже серйозно, але при цьому шанобливо і з повагою. Івент менеджер в компанії ARENA CS – це не просто співробітник, це особистість, яка розвивається і вдосконалюється під чуйним керівництвом досвідчених і мудрих наставників, навчається і отримує необхідні практичні навички.

ивент менеджер

Перш, ніж ми докладно познайомимо претендентів з посадою «івент менеджер», його обов’язками, правами і вимогами, і розповімо про всі можливості в роботі і навчанні, пропонуємо детально ознайомитися з поняттям «корпоративної культури» і корпоративною культурою ARENA CS. Ці знання знадобляться кожному читачеві, незалежно від того, вирішите займатися івент менеджментом або віддасте перевагу іншому виду діяльності.

Івент менеджер і корпоративна культура

Робота в івент агентстві – це не забава, не заняття на один день. Це стиль життя, який захоплює і поглинає людину повністю. Але не варто забувати, що це також робота з людьми, комунікація між співробітниками і питання субординації, тому і необхідно розібратися в питанні корпоративної культури.

Корпоративна культура – правила, норми, моделі поведінки, які діють в компанії, формуються в ході колективної діяльності. Завдяки цій системі працівники успішно взаємодіють між собою, співпрацюють і допомагають один одному, що призводить до більш успішного виконання роботи. Атмосфера в агенції, рівень якості послуг, що надаються і процвітання компанії залежить від корпоративної культури.

Хто такий івент менеджер?

Провівши невеликий аналіз, ми зрозуміли, що велика кількість людей точно не знають, хто такий івент менеджер, чим він займається і що входить в його обов’язки. Івент менеджер – це професіонал своєї справи, який займається проведенням різних заходів (ділових, розважальних, навчальних, спортивних). У нашій компанії, event manager – це людина, яка буде організовувати свята і події для компаній і підприємств, ми працюємо для бізнесу (В2В).

Нудьгувати не доведеться, адже у співробітника буде все для особистісного та професійного зростання, постійного вдосконалення своїх навичок і поліпшення комунікаційних здібностей. Головне, що потрібно претенденту на посаду івент менеджер, це бажання працювати і вчитися, а в іншому ми допоможемо!

Ивент менеджер: особистісні вимоги до кандидатів

Еvent менеджмент – сфера діяльності, в якій працюють ініціативні та креативні співробітники. Як і при влаштуванні на будь-яку іншу роботу, компанія ARENA CS має вимоги до своїх кандидатів, яким необхідно відповідати.

Вимоги умовно можна розділити на декілька категорій, кожну з яких ми окремо проаналізуємо. Виділяємо особистісні, професійні та посадові вимоги для посади «івент менеджер». Особистісні характеризують здобувача, як людину, показують його здатності, вказують на рівень організованості. Розглянемо докладніше, якими особистісними якостями повинен володіти івент менеджер:

Здатність самостійно приймати рішення і нести за них відповідальність.
Надійність, акуратність і старанність, яка повинна проявлятися навіть у деталях. Гнучкість і толерантність. Клієнт завжди правий, тому претендент повинен бути готовий до того, що доведеться підлаштовуватися під замовника, завжди відповідально підходити до виконання доручень.
Комунікабельність. Івент менеджер постійно спілкується з людьми: замовниками, іншими співробітниками, з керівництвом.
Вільне володіння українською та російською мовами, здатність чітко формулювати думки. Клієнту завжди хочеться спілкуватися з грамотним і освіченим людиною, тому, претендентам потрібно відповідати всім очікуванням.
Ініціативність і вміння виходити зі складних ситуацій.
Бажання працювати, креативно мислити і швидко знаходити рішення проблеми – вміння, які високо цінуються в нашій компанії.
Стресостійкість та висока самоорганізація. Ці навички допоможуть абстрагуватися і зосередитися на виконанні поставленого завдання.
Здатність ефективно працювати в команді. Чи чули прислів’я про те, що одна голова добре, але дві краще? Це ж і справді так.
Уважність і скрупульозність (пунктуальність теж вітається).

Прочитали всі, нічого не пропустили? Тоді рухаємося далі!

Івент менеджер: професійні вимоги до кандидатів

Event manager (Київ) має бути професіоналом, на якого можна покластися, не боючись невиконання роботи. Тому, представляємо кілька вимог, яким необхідно відповідати кандидатам:

Знання англійської мови на рівні вище середнього. Івент менеджер, який працює в компанії ARENA CS, буде стикатися не тільки з українськими, а й з іноземними замовниками, тому необхідна як розмовна англійська, так і ділова.
Знання РС і програм Microsoft office (Word, Excel, Power Point).
Володіння навичками роботи в CRM.
Навички оперативного і довгострокового планування.
Знання основ документообігу.
Уміння користуватися пошуковими системами (Google, Yandex та інші).
Фінансова грамотність.
Володіння навичками ведення ділових та телефонних переговорів. Від їх успішності часто залежить поява у компанії нового замовника.

Якщо Ви чимось не володієте або щось не знаєте, то у вас завжди є час навчитися. Головне вірити в себе і намагатися, тоді всі труднощі на шляху будуть здаватися дрібницями.

Івент менеджер: посадові вимоги до кандидатів

Отже, останнє, але не менш важливе! Ось перелік посадових вимог (тут треба відзначити, що ці знання івент менеджер отримує вже в компанії ARENA CS, але треба враховувати, що в перші 3 місяці роботи вам потрібно буде цими знаннями оволодіти):

Знання ринку MICE, досвід проведення та організації заходів. Досвід заохочується, але його відсутність не буде перешкодою для отримання посади.
Професійна експертиза – знання основних локацій, знання майданчиків Києва і країни, на яких можна проводити заходи.
Уміння орієнтуватися в матеріально-технічній базі компанії.
Знання постачальників послуг і наданих ними послуг.
Знати особливості роботи з певними Клієнтами.
Вивчити характеристики і параметри обладнання і техніки для заходів.
Пам’ятати характеристики поліграфії.
Пам’ятати внутрішні процедури Компанії.
Знання основ оформлення первинної бухгалтерської документації.

Більшість цих знань здобуваються після прийому на роботу, але це означає лише те, що у претендентів буде трохи більше часу, щоб проявити себе, як івент менеджер – співробітник, що ідеально підходить компанії ARENA CS.

Івент менеджер: обов’язки і повноваження

Івент менеджер – це велика відповідальність! Але хіба робота, яка дозволяє робити людей щасливими і постійно бути причиною посмішок на їх обличчі, того не варта? Думаю, що так, і якщо ви думаєте також, то тоді нижче інформація саме для вас!

Функціональні обов’язки івент менеджера виглядають наступним чином:

Підтримка іміджу і репутації компанії. Івент менеджер – представник агентства, який кожним своїм словом і дією має показувати професіоналізм і знання своєї справи.
Здійснення роботи відповідно до прийнятих в компанії стандартів обслуговування.
Виконання поставлених завдань в строк і тільки на вищому рівні. Слід завжди пам’ятати, що незадоволений клієнт – колишній клієнт, тому не можна допускати помилок в роботі з замовниками.
Своєчасне надання кошторисів і пропозицій, а також оперативне надання будь-якої інформації за запитом клієнта.
Постійно перебувати на зв’язку: відповідати на перший e-mail клієнта протягом 3 годин, на наступні e-mail – не пізніше 24 годин. Подібне ставлення і оперативність покажуть замовнику пріоритетність його заходу і його бажання.
Перебувати на зв’язку з Клієнтом 24/7. Це допоможе вчасно реагувати на всі прохання та побажання замовника.
Вітати клієнтів, партнерів і підрядників зі святами (Новий Рік, ювілей і тд) в письмовому вигляді, відправляючи лист на офіційну електронну пошту. Таким чином, не тільки проявляється увага, але і з’являється великий шанс, що це свято буде організовано саме компанією ARENA CS.

Повноваження

Івент менеджер має також безліч повноважень, які вказують на його значимість і важливу роль, яку він відіграє в компанії:

Ведення комунікації і переговорів з клієнтами. Спілкування має бути проведено на професійному рівні, який дозволить замовнику попередньо оцінити здібності та навички івент менеджера.
Ведення проекту від першої зустрічі і до отримання оплати, яка проводиться після завершення заходу.
Процедура розгляду заяв про клієнтів. Визначення необхідних послуг / товарів за запитом, створення плану роботи за запитом, встановлення термінів виконання
Підбір відповідних локацій. Локація підбирається в залежності від можливостей і побажань замовника.
Підбір максимально вигідних і відповідних пропозиції, які зможуть повністю задовольнити потреби замовника і позитивно його здивувати.
Отримання від клієнта підтвердження на проведення заходу. Це прописано в Інструкції, яку необхідно буде вивчити кожному притендентові при прийомі на роботу. Без такого підтвердження не можна починати виконання будь-яких дій, адже захід може бути перенесено або навіть скасовано.
Виставлення рахунків на оплату за проведений захід.
Підготовка звітних документів для клієнта і своєчасне їх надання. Такі документи повинні включати інформацію та дані про всі дії івент менеджера, про всі виконані завдання.
Фотозвіти, якщо вони були обговорені з клієнтом. Івент менеджер зобов’язаний отримати знімки від фотографа з заходу, і переправити клієнту у встановлені терміни.
Робота зі складними і конфліктними ситуаціями при роботі з клієнтами. Вирішувати ситуацію самостійно негайно. При будь-якому результаті негайно доводити до відома про ситуацію начальника відділу по роботі з клієнтами. При виникненні необхідності вчасно звертатися за допомогою до більш досвідчених співробітників.
Запит до клієнта про відгук про роботу компанії і менеджерів після кожного завершеного проекту. Таким чином, можно отримати інформацію, яка допоможе розвиватися, вдосконалюватися і підтримувати високий рівень послуг, що надаються.
Відстеження і забезпечення повторного звернення клієнта за послугами компанії. Нагадування про себе / про компанію за допомогою листів на бланку з пропозицією регулярних знижок для них в готелях і т.д.

Як стати організатором заходів?

Часом у претендентів виникає питання, як стати івент-менеджером, якщо немає досвіду, немає профільних знань і немає освіти. Спробуйте дізнатися, чи потрібна вища освіта або наявність двох років досвіду для влаштування на роботу в інших компаніях.

Для цього достатньо просто завести в пошукову систему запит такого змісту: «event менеджер, вакансії», «робота івент менеджер (Київ)». Подивилися, здивувалися і злякалися? У нас все по іншому! Ми беремо на роботу людей без досвіду, адже досвід приходить з часом і з постійною практикою, відточуванням своїх навичок до досконалості. Чому так? Просто ми віримо, що зможемо знайти «своїх» людей, які будуть також любити цю діяльність, організацію свят.

«Не боїшся, якщо навчиш, і вони підуть? – Я боюся, що я не навчу і вони залишаться ».

Це ж і справді так і є, краще вчити людей і сподіватися на те, що вони залишаться, ніж через побоювання, що вони можуть піти, працювати з тими, хто нічого не вміє!

Еvent менеджер: де вчитися?

Згідно з нашими даними, в ВУЗах цієї професії не навчають. Винятком з цього правила є лише інститут культури, в якому недавно відкрився новий факультет. Однак, чи достатньо цих знань, чи потрібні такі дипломи? Однозначної відповіді немає, але ми впевнені, що червоний диплом – це далеко не показник, не висока планка, до досягнення якої потрібно прагнути кожному.

ивент менеджер

Знаєте, часто говорять, що якщо хочеш зробити щось добре, то потрібно зробити це самому! Тому ми відкрили школу Great Event School, в якій зможуть навчити саме тому, що необхідно знати і того, що потрібно вміти. Чи не буде зайвих і нікому не потрібних предметів, які просто займають вільний час учнів, не приносячи жодних знань.

Переваги, які залучають нових учнів в Great Event School:

Професіоналізм спікерів школи. Всі викладачі досвідчені співробітники і діючі практики, за плечима яких велика кількість успішних заходів.
Можливість отримати унікальні знання, які представлені не тільки теорією, а й практикою.
Можливість отримання роботу в компанії ARENA CS. При виявленні потенціалу, прагнення до саморозвитку та при прояві належної старанності і студентові після завершення навчання може бути запропонована посада в агенції.

Івент менеджмент: для кого підійде навчання в great event school?

В школу беруть всіх, ставляться однаково до кожної людини і підносять знання на найвищому рівні. Однак питання полягає не в цьому. Найімовірніше не кожен з учнів може стати організатором свят і заходів?

Ми впевнені, що потенціал є практично у кожного, але часом цього недостатньо для того, щоб досягти успіху. Без посидючості, вміння справлятися зі стресом, виправляти власні помилки нічого не вийде.

Категорії людей, які приходять вчитися в Great Event School:

Люди, які тільки починають свій шлях в івент індустрії;
Які шукають роботу без досвіду;
Люди, які не задоволені попереднім вибором і хочуть змінити постійне заняття на event менеджмент.

Наші фахівці завжди раді кожному новому учневі, тому якщо ви відчуваєте бажання вчитися, то вам обов’язково потрібно саме до нас!

Чи варто витрачати час на курси івент менеджера?

Для багатьох претендентів курси івент менеджера (Київ) подаються у вигляді рятувального круга, але ось тільки чи дійсно це так? Чому роботодавці часто не звертають уваги на курси і не беруть таких людей на роботу?

Причиною найчастіше є неправильний підбір курсів, адже зараз всім потрібні знання і практичні навички, а не сертифікати та дипломи, які абсолютно точно не є доказом професіоналізму претиндента.

Що ж робити? Все просто! Потрібно проходити курси івент менеджменту (Київ) тільки в тих школах, в яких дійсно дають потрібні знання, а не просто забирають час і гроші. Пам’ятайте, що курси організатора заходів – це не просто марна трата часу для отримання роботи в майбутньому, це перший крок до здійснення мрії.

Івент менеджер: сучасний стан етапів навчання працівників

Навчання персоналу – безперервний процес, в якому рівноцінно задіяно багато співробітників компанії. Нашими працівниками були розроблені певні етапи, за допомогою яких можна організувати як самостійне навчання новачків, так і під чуйним керівництвом кращих фахівців компанії ARENA CS. Етапи:

Самостійне навчання за допомогою спеціалізованої літератури.
Зовнішнє навчання співробітників.
Система наставництва.
Ранжування / градація посад.
Креативне «середовище».
Тематичне навчання по вівторках.
ШКОЛА GES TEAM

Кожен з цих етапів розглянемо нижче. Це допоможе претендентам гідно оцінити умови, запропоновані співробітникам агенції. Керівництво компанії піклується про своїх працівників і цінує їх, підтримуючи не тільки в робочих моментах, але і створюючи особливу атмосферу для спілкування співробітників поза офісом. Івент менеджер в ARENA CS – частина великої родини і дружного колективу, який не буде «кидати у вир з головою» новачка без досвіду і належної підготовки.

Івент менеджмент: навчання на самостійної основі

Курси івент менеджменту і отримання роботи – тільки початок шляху, який проходить івент-менеджер. У компанії ARENA CS підтримують прагнення співробітників до саморозвитку і максимально допомагають кожному.

В агенції відмінно налагоджена система закупівлі книг, необхідних для навчання персоналу. Один раз в два квартали або на вимогу ТОПів компанії і побажанням багатьох співробітників, офіс-менеджер, відповідальний за бібліотеку, проводить купівлю потрібної літератури. Для любителів електронних книг є можливість всі книги отримати на свої гаджети. Ця система була придумана і впроваджена власником компанії Яною Матвійчук на етапі раннього розвитку агенції.

Еvent менеджер: навчання поза стін агентства

Робота івент менеджер вимагає від співробітника постійного підвищення кваліфікації і отримання нових навичок. Для цього працівники проходять зовнішнє навчання, яке включає:

курси event management;
семінари та тренінги, які дозволяють отримати практичні навички;
відвідування профільних лекцій для отримання нової актуальної інформації;
обмін досвідом на профільних виставках в Україні та за кордоном.

Запроваджено процес зовнішнього навчання в ARENA CS з моменту заснування компанії, генеральним директором Яною Матвійчук і успішно підтримується і координується HR департаментом спільно з ТОП складом компанії в даний час. А тепер задумайтесь, як багато компаній в місті і країні готові вкладати гроші в розвиток співробітників, не позбавляючи працівників, в рахунок поїздок, премій і вихідних? Не так вже й багато, в чому легко переконатися, скориставшись тією ж пошуковою системою з простим запитом: «івент менеджер, вакансії Київ».

Івент менеджер: навчання за допомогою системи наставництва

Цей принцип націлений на навчання нових співробітників, де більш досвідчений співробітник стежить за виконанням роботи. Почуття відповідальності «старшого» за «молодшого» і практичні поради роблять таке партнерство досить ефективним. Цілі впровадження і розвитку системи наставництва в компанії:

підвищення залученості персоналу;
підвищення лояльності до компанії;
більш свідоме сприйняття місії, цінностей компанії;
більш швидке становлення нового співробітника, як професіонала.

Організатор заходів: навчання за допомогою системи ранжування

Івент менеджер, вакансії на посаду якого відкриті в нашій компанії, вчаться також і за допомогою градації посад. Якщо пояснювати просто і доступно, то івент менеджер, який виконує всі вимоги і обумовлені умови, може без проблем отримати бажане підвищення.

Плануємо ввести 4 рівня даної посади:

INTERN – для людини, яка претендує на заміщення вакантної посади в відділі.
JUNIOR MANAGER, MIIDLE MANAGER, SENIOR MANAGER – для штатних співробітників компанії, що виконують свої обов’язки на підставі трудового договору та посадової інструкції.

Ця система знаходиться на стадії активної розробки і впровадження, аджеуспіх їй забезпеченний. Адже хто з працівників відмовиться від підвищення і просування по кар’єрних сходах?

Івент менеджер: вікіпедія знає не все!

Практично всі звикли до того, що відповідь на будь-яке питання можна знайти у Вікіпедії, але чи так це? Чи знає вона, що таке тематичне навчання по вівторках в компанії ARENA CS або як проходить креативна «Середа»? Б’юся об заклад, що ні вона, ні претенденти не знають, про що йде мова!

Ці два способи навчання спрямовані на надання конкретної інформації по вузькій темі, яка вибирається співробітниками компанії або керівництвом. Навіщо?

Всебічний розвиток і підвищення обізнаності всіх співробітників.
Формування та удосконалення навичок роботи з презентацією і публічного виступу.
Відновлення в пам’яті потрібної інформації та розширення сфери знань.

Якщо івент менеджер не зміг відвідати такий захід, то може ознайомитися з обговореннями та отриманими результатами в будь-який зручний день.

Account менеджер: школа ges team

Побачили нове слово і злякалися? Не варто, еккаунт менеджер – менеджер по роботі з клієнтами, тобто, той же івент менеджер, про який йде мова.

Проект Great Event School націлений на впізнаваність бренду роботодавця і ARENA CS в цілому, на залучення нових і вже підготовлених в школі фахівців в компанію на різні посади, на оптимізацію кадрового резерву. Відбір до груп формується на конкурсних засадах і кількість учасників не перевищує 15 осіб. Конкурс проводиться 1 раз в тиждень за 2 місяці до початку занять. Конкурс являє собою – групові співбесіди з нескладними тестовими завданнями, який проводиться проектною групою, що складається з 4-5 чоловік (лідери компанії ARENA CS).

Навіщо претендентам ця інформація? Кожен, хто успішно впоратися із завданнями і проявить себе краще за інших, буде запрошений на роботу (випробувальний термін – 3 місяці). Впораєтеся – робота ваша!

Івент менеджер: чи є місце відпочинку?

Не варто хвилюватися, адже всі етапи навчання переборні. Більш того, вони створені виключно для співробітників компанії, для поліпшення їх навичок та підвищення працездатності. Думаємо, що ви знаєте про те, що, чим більше знань і умінь, тим більше перспектив.

Резюме івент менеджера: як правильно скласти?

«Вакансії, івент менеджер» – ось, що намагаються знайти все здобувачі, не замислюючись про те, як залучити до своєї персони увагу роботодавця, «змусити» його детально ознайомитися з резюме і прийняти на роботу. Є кілька загальних правил, які допоможуть всім претендентам на ту чи іншу посаду (івент менеджер, менеджер тендерного відділу, адміністративний менеджер, помічник івент менеджера). Київ – місто можливостей і відмінної роботи, потрібно тільки взяти, то, що дають. Поради:

Надайте важливу інформацію про себе. Не думайте, що якщо у вимогах немає якихось особистих або професійних якостей, то їх вказівку завадить влаштуватися на роботу. Це не так, адже кожен роботодавець шукає кращого кандидата!
Не брешіть в резюме. Бажання показати себе похвально, ось тільки вся інформація повинна бути правдива.
Не бійтеся хвалити себе і свої навички. Щось умієте – розкажіть про це!
Зробіть акцент на бажанні вчитися і пізнавати щось нове. Роботодавець оцінить ваше прагнення.

Пишіть, оцінюйте і пропонуйте себе, підносячи вміння і навички з кращого боку, – і вам усміхнеться удача!

Івент менеджер: робота мрії або просто спосіб заробітку?

Ми впевнені, що гроші без задоволення – це ніщо, адже як можна займатися справою, яка не до душі? Кожен співробітник, який працює в компанії ARENA CS, має можливість домогтися всього, починаючи від стабільної роботи і можливості вдосконалюватися до високої заробітної плати і поваги.

Ви все ще сумніваєтеся? Подумайте над причинами сумнівів, зважте всі переваги і недоліки (якщо вони взагалі є) і вперед!

Що отримає івент менеджер компанії?

Цікаву роботу, яка буде відкриватися по-новому кожен день.
Дружний колектив і нових друзів.
Стабільну заробітну плату і можливість кар’єрного росту.
Постійне навчання і підвищення кваліфікації.

Як позбутися страхів, пов’язаних з роботою?

У кожної людини є безліч страхів, фобій і побоювань, але чи варті вони того, щоб відмовлятися від того, що любиш? Страждаючи інсектофобією, ви відмовляєтеся виходити навесні і влітку на вулицю? Думаю що ні. Але часом впоратися з труднощами не так просто. Які страхи виникають і що робити?

Перша робота. Це завжди відповідально, адже завжди є можливість того, що не вийде, не сподобається. Не варто загострювати на цьому увагу, адже завжди можна спробувати щось нове (змінити роботу) або підійти з іншого боку, попросити допомоги у досвідченого наставника.
Зміна роботи. Закінчили ВНЗ, а роботи немає? Не подобається те, що робите кожен день? Не потрібно мучити себе і змушувати займатися справою. Івент менеджмент для тих, хто хоче жити щасливо, а не чекати вихідних, проклинаючи свою роботу!
Страх не влитися в колектив. В нашій команді такої проблеми не буде, адже новачків спочатку підтримують наставники. Постійні зустрічі, тренінги та семінари дозволять дізнатися колег з професійної точки зору.
Страх «а раптом не …?». Страхи можуть бути абсолютно різні, але хіба не варто спробувати щось змінити в житті, піти іншим шляхом і зустрітися з труднощами лицем до лиця, щоб назавжди позбутися від страху? Ми думаємо, що воно того варто, а ви?